César Orrego, CMS & DTPS Business Manager de Xerox Chile.
Los procesos llenos de papeles no solo debilitan la productividad prolongando la lentitud y los altos costos, también son incapaces de responder a las nuevas velocidades de los negocios y tiempos de respuesta que clientes internos y externos exigen. En efecto, es un hecho que la optimización y automatización de los procedimientos se ha vuelto un punto de inflexión para el sector público y privado. En ese sentido, las tendencias en las oficinas apuntan a invertir en sistemas que integren una mayor eficiencia, más trabajo colaborativo y ejecución a distancia, siendo la digitalización el primer paso en este recorrido. Cómo utilizar documentos críticos en el futuro y de qué forma aumentar el rendimiento administrando su uso, son preguntas fundamentales en la carrera hacia la transformación digital.
“Una gestión moderna requiere de una Estrategia Digital, que plantee ahora cómo se utilizarán aquellos documentos y datos que son parte constitutiva del conocimiento de las organizaciones”, explica César Orrego, CMS & DTPS Business Manager de Xerox Chile, firma precursora en la implementación de estrategias de gestión documental en nuestro país.
¿Pero cómo se diseña una estrategia en este ámbito, que lleve a una exitosa conversión hacia lo digital? “Ayudamos a las empresas a determinar el objetivo, alcance, y gestión del ciclo de vida de sus documentos físicos y digitales, como también su forma de almacenamiento, con el propósito de que estos estén al servicio de los flujos de negocios y distintas áreas de la compañía”, explica.
Para comenzar con esta migración paulatina y en fases, el ejecutivo indica que es necesario tener herramientas que midan e identifiquen el uso que se le da a los documentos generados (electrónicos, impresos o copias), de qué aplicaciones proviene la información y entender a qué procesos del negocio pertenecen. Luego, bajo una metodología de “Document Analytics” -propia y marca registrada de Xerox- se propone un mejoramiento intensivo en la utilización de documentos y una optimización en el uso de papel, eliminando impresiones y copias innecesarias.
Transformación digital “verde”
Entender la necesidad del consumidor y guiarlo hacia la transformación digital, son dos elementos considerados como claves. La innovación y experiencia de Xerox es fundamental, al acompañar a empresas de todos los tamaños y sectores a reducir el uso de papel y darle eficiencia, inteligencia y rapidez a sus flujos de trabajo.
“Hacemos una consultoría, analizamos sus procesos y los documentos implicados, instalamos software que monitorean ciertas conductas de los usuarios con el fin de poder ofrecer soluciones, para después entregar una evaluación o diagnóstico de sus métodos, y de los documentos que pueden ser integrados, suplantados o eliminados”, señala el ejecutivo.
¿En qué se traduce esto en concreto? Menos equipos utilizados, reducción del consumo de energía (y por ende de costos), además de estándares sustentables que van posicionando a la marca como responsable y comprometida con su entorno.
En esa línea, el programa Greener Intelligence de Xerox, que parte del enfoque “verde” de sus Servicios Gestionados de Impresión, posee una propuesta de valor que soporta y se vincula con los objetivos sustentables de sus clientes, apelando a técnicas lúdicas y el comportamiento de impresión voluntario de los empleados, solo por citar un factor relevante del plan.
Asimismo, la empresa cuenta con soluciones específicas para brindar un servicio de alto impacto y una gestión documental alineada con las metas estratégicas. Xerox Print Awareness, que permite concientizar a los usuarios finales sobre la impresión responsable y el cuidado del medioambiente; y Xerox Digital Alternatives, que simplifica los flujos de trabajo de documentos personales y la colaboración, son dos ejemplos de lo anterior.
