Después de años de evangelización por parte de aquellos que vieron en el documento digital una opción real de eficiencia en los procesos, a juicio de Juan Carlos Ugarte, Director de Technology and Marketing Integration Xerox de Chile, el concepto de gestión documental logró establecerse en la mente de los ejecutivos de las empresas en Chile, quienes hoy están buscando alternativas para resolver sus problemas de procesos intensivos en el uso de documentos. Se trata de un desafío donde, en opinión de la compañía, es clave tener una estrategia, y precisamente su propuesta apunta a acompañar al cliente desde el principio y en todas las etapas de este reto, transfiriendo siempre las mejores prácticas y experiencia.
¿Cuál es la relevancia de abordar esta problemática con una estrategia de gestión documental?
Una estrategia documental nace de la convicción de que los documentos son parte relevante de los procesos y deben ser tratados como parte del conocimiento de la empresa, de lo contrario se corre el riesgo de tener soluciones diferentes en cada departamento que no se pueden integrar, transformando sólo un archivo físico de papeles en un archivo de gran cantidad de terabytes de imágenes que no interactúan y no aportan a los procesos del negocio en forma integral. Corregir esto implicará comenzar desde cero, impactando la confianza de los empleados en las soluciones digitales.
¿Cómo aborda Xerox la gestión documental?
Abordando la problemática en forma integral y poniendo en marcha la mejor solución para el cliente -ya sea éste una pequeña o gran empresa-, por lo que partimos entendiendo para qué quiere una solución de gestión documental, qué proceso busca eficientar y en qué plazo. Luego desarrollamos un plan de trabajo que comienza con una consultoría de los procesos a mejorar bajo metodología Lean-Six Sigma, en conjunto con el cliente, a fin de definir una estrategia de empresa que permita abarcar adecuadamente el proyecto en base a distintas etapas e hitos del mismo. Posteriormente se priorizan los proyectos y se abordan con la mejor tecnología disponible, en la modalidad que se haya definido y pensando en que nuevas iniciativas se irán sumando en forma gradual en la medida que el negocio crece o va cambiando. Para ello, Xerox cuenta con un grupo de profesionales expertos en el tema de documentos digitales y con operadores que pueden residir en las oficinas del cliente durante todo el período del contrato, explotando la plataforma.
¿De qué forma impacta positivamente en el cliente esta propuesta?
En lo principal, el cliente se puede dedicar a lo más importante: su negocio, y no destinar sus recursos humanos y financieros a un tema en el cual no es experto. Además, logra tener procesos más productivos y eficientes: acceder a los documentos y gestionarlos en forma digital le evita pérdidas de tiempo en la búsqueda.
La base del conocimiento del negocio de la empresa está disponible para las personas que lo necesitan, independientemente de si el creador está o no en la compañía.
Los flujos digitales de documentos permiten un seguimiento al detalle de las actividades o hitos del proceso, generando alertas sobre eventos que interesa monitorear para realizar mejoras en pro de mayores eficiencias de costo, tiempo de respuesta, “time to market”, etc. Por otra parte, permite potenciar las tareas de los ERP que, por su naturaleza, no manejan documentos, pero sí tienen controladas las tareas y procesos.
Hoy un documento puede ser un contrato, una carta de asignación, una planilla de cálculos, un audio de una conversación, un video de un experimento o una actividad, cualquier archivo electrónico que contenga información. Nuestras soluciones de gestión documental trabajan con todos ellos y ya tenemos funcionando soluciones de documentos tributarios electrónicos (boletas y facturas), carpetas de clientes y empleados, comunicaciones con clientes y explotación y manejo de contenidos.
