César Orrego, CMS & DTPS Business Manager de Xerox Chile.
¿Qué incluye la propuesta de la compañía en materia de digitalización de documentos?
El pilar de cada proyecto que aborda Xerox es una consultoría inicial, que permite analizar la problemática y los objetivos del proyecto de digitalización. Un importante resultado de esta consultoría sobre los documentos y los procesos, puede ser evitar la impresión de documentos que tienen un origen digital y que muchos usuarios imprimen por costumbre. Se elimina el documento impreso y la necesidad de volver a convertir a digital, o al momento de imprimir, agregar información que se pueda capturar automáticamente en forma posterior.
Nuestra oferta abarca todas las alternativas, desde una digitalización distribuida, por ejemplo, en cada capital regional y/o en cada sucursal del cliente, pasando por un servicio de digitalización en forma central en la casa matriz del cliente, y/o un servicio de digitalización masivo en las dependencias de nuestro centro de imaging en Santiago.
De manera adicional al proceso de conversión de papel a imágenes digitales, es importante realizar captura de información y conversión de documentos a un formato que permita, posteriormente, que estos sean publicados y administrados por una plataforma de gestión documental, y/o ser parte de un proceso de negocios digitales.
¿Cómo se benefician las empresas y de qué forma impacta en sus procesos?
La conversión a documentos digitales permite que varias personas dentro de la empresa puedan acceder y/o trabajar con estos, y ser una alternativa multiusuario que el documento físico no permite, independientemente de la cantidad de copias que se realicen. Significa multiacceso e independencia de la ubicación física del usuario.
No es extraño encontrar situaciones en donde los procesos están perfectamente modelados en forma digital, pero en la operación se detienen porque la documentación que se necesita se continúa manejando en forma física y, por lo tanto, no se logra la productividad esperada.
Un correcto análisis de los documentos podría indicar que algunos de esos formularios pueden convertirse en un formulario electrónico; así se evita la impresión y digitalización, transformando todo el proceso a un formato digital.
¿Cómo se integra esta tecnología con el resto de procesos relacionados con los documentos?
Toda solución en este ámbito debe ser capaz de manejar documentos digitales y físicos; algunos de ellos podrán ser digitalizados y/o convertidos, pero otros podrían ser siempre físicos. Es importante considerar la cultura organizacional, las regulaciones y los usuarios. La tecnología existe, el punto es cómo se incorpora en la organización para que sea un aporte y no un choque. La gestión del cambio es clave en estas iniciativas.
Por ejemplo, el proyecto de factura electrónica no eliminó todos los papeles. La mayoría de las guías de despacho es física, por lo tanto, la solución que se implemente en este proceso debe ser capaz de administrar facturas electrónicas y guías de despacho físicas.
¿De qué manera la digitalización se inserta en la transformación digital de las empresas?
La transformación digital significa que todos mis procesos internos y las interacciones con proveedores, socios y clientes, son en forma digital.
La digitalización es una más de las tantas iniciativas que permitirán llevar a una empresa a ser completamente digital. En ese sentido, puede ser una de las primeras y más importantes acciones, pero no es la única.
Como Xerox podemos acompañar a nuestros clientes en muchas etapas de la transformación digital: procesos documentales, comunicaciones con clientes, optimización de procesos, todos ellos 100% electrónicos.
