Actualmente, Teknica Chile trabaja con un grupo humano de 50 personas, principalmente, en dos líneas de productos. Una, está compuesta por sistemas de respaldo del suministro y calidad de energía eléctrica donde la empresa representa a Powerware Corporation; y la otra, por sistemas de detección de contaminantes en diferentes tipos de envases, tales como los retornables de Coca-Cola y Pepsi. Con el objetivo de mejorar sus procesos de negocios y de gestión, la empresa se encuentra implantando el ERP Dynamics de Microsoft Great Plains, proceso que espera culminar con éxito el próximo 1º de Abril. Para conocer las expectativas con respecto a esta aplicación, conversamos con Ramiro Morales, Jefe de Nuevos Proyectos de Teknica Chile y Rainer Stehr, Gerente General de C- Metrix, compañía a cargo de la venta e implantación de Dynamics.
Antes de pensar en ERP, Teknica trabajaba con desarrollos propios operando con aplicaciones independientes para finanzas, facturación, inventario y servicio técnico, las que a pesar de ser eficientes no estaban integradas y dificultaban la gestión de los procesos al interior de la empresa.
En Junio del año pasado, Teknica Chile comenzó un proceso
de reestructuración definido a partir de la planificación estratégica de la compañía. Un tema fundamental abordado fue la adquisición de un ERP por la necesidad de integrar las áreas de la empresa y mejorar tanto la gestión de sus procesos productivos y servicio a sus clientes.
Después de dos intentos fallidos para lograr instalar un ERP -donde Teknica reconoce que malgastó importantes recursos- comenzó la búsqueda de un software de clase mundial que pudiera asegurar una implantación, por fin, exitosa. La principal característica que se buscó fue el respaldo de una firma consolidada detrás del software y la garantía de una importante base de clientes que estuvieran operando con la aplicación, porque como señala Morales, «no estábamos en condiciones de seguir probando y esta vez la elección tenía que ser la correcta».
Un software con respaldo
En el proceso de evaluación de software, Teknica Chile estudió cerca de 10 alternativas de ERP para empresas de tamaño medio. Morales señala que llamó especialmente la atención de los ejecutivos a cargo de la elección que uno de los proveedores, Great Plains, fuera una división de negocios de Microsoft, porque como indica, «anteriormente las empresas con las que intentamos trabajar quebraron y dejaron nuestro proceso a mitad de camino».
Fue así como el respaldo de una compañía importante como Micro-soft, junto con un grupo de usuarios muy grande detrás, fueron los dos elementos que hicieron a Teknica Chile elegir a Great Plains con su aplicación Dynamics, ya que según Morales «pudimos comprobar que este software está operativo en cerca de 30 mil empresas en todo el mundo».
Dynamics es un sistema administrativo y contable que incluye módulos básicos como contabilidad general multimoneda, ventas, compras, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, remuneraciones y activos fijos, entre otros. Según indica Stehr, estos módulos están totalmente integrados entre sí, es decir, «la información ingresa por un punto del sistema y fluye de forma
automática a los restantes módulos, lo que evita redigitar información y posibles errores por inconsistencias. Otra característica de este ERP -a pesar de estar orientado a empresas pequeñas y medianas- es que es multimo-neda y multicompañía, lo que significa que con una licencia de este software, se puede manejar más de una empresa».
Dynamics: Sinónimo de rentabilidad
La implantación de Dynamics significa para Teknica Chile adaptar la herramienta a la realidad de la empresa y, al mismo tiempo, adecuarla a una nueva gestión. En este sentido, Morales señala que «el software nos ha llevado a entender algunos aspectos de la gestión de una manera diferente y gracias a eso hemos hecho una mejor planificación de las tareas. Hace poco tiempo redise-ñamos nuestra estructura organi-zacional y el software nos ha ayudado a identificar puntos que son críticos para la gestión.
Concretamente, con la implemen-tación de Dynamics se van a agilizar varias áreas al interior de la empresa. Una de ellas es el análisis de información para la toma de decisiones, ya que según explica Morales, «hay muchos ERP cuyo único objetivo es dar una buena contabilidad, pero nosotros creemos que la herramienta de Microsoft Great Plains que estamos adquiriendo es útil también para hacer análisis de información y tomar decisiones más estructuradas».
Además de reforzar la contabilidad, se espera que el software impacte positivamente el manejo y control de inventario, ya que la firma trabaja constantemente con muchos ítems y sitios de inventario y, a la vez, con varias bodegas y artículos distintos entre sí y de mucho
valor, variables que hasta antes de la implementación de Dynamics eran difíciles de manejar.
Respecto a C-Metrix, empresa a cargo de la implantación del ERP, Morales señala que “es difícil que existan capacitadores que se involucren tanto en la gestión de la compañía como lo ha hecho C-Metrix. Ellos tiene una muy buena disposición y tanto su personal como el de Microsoft Great Plains tienen un know how que nos da mucha tranquilidad y confianza. Hemos tenido muchas reuniones de trabajo y nos hemos coordinado a la perfección».
La positiva evaluación que hasta ahora ha hecho Teknica Chile del proceso de implantación de Dynamics, tiene situadas muy altas las expectativas de la empresa con respecto al desempeño de la aplicación, tanto es así, que Morales señala que esperan que el software disminuya sus costos significativamente y aumente en un 15% la productividad del personal.
