La real ventaja de la gestión documental, más que la mera digitalización de los documentos, para SPC Chile, transita por el camino de la automatización de procesos y todos los beneficios que esto conlleva. Una mirada que a través de la solución OnBase impulsa en las empresas, generando finalmente compañías más productivas. Al respecto, conversamos con Marlene Chavez, Project Manager del área de Gestión Documental de la empresa.
¿Cuál es el enfoque correcto cuando se habla de gestión documental?
No sólo hay que pensar en este concepto como sinónimo de escaneo de documentos, porque gestión documental es mucho más amplio que eso y se refiere a una mirada más integral orientada a ECM (Enterprise Content Management), y de lo que se trata es de automatización de procesos, de minimizar, por ejemplo, los tiempos de aprobación de documentos, como órdenes de compra, contratos, facturas, etc, así como de la administración de carpetas virtuales, donde cada una está compuesta por los documentos relevantes para los procesos, detectando los faltantes y generando alertas para notificar que se encuentra incompleta.
¿Cómo aborda OnBase este tema?
OnBase es una solución World Class de gestión documental desarrollada por Hyland Software, que apunta a automatizar los procesos documentales, a través de la conversión de los documentos en formato digital y una adecuada gestión. Con esto se logra, por un parte, ahorrar espacio físico a las empresas, un ítem que no tiene un costo menor, además de llevar el control de los documentos. Hoy los clientes muchas veces deben pagar un fee mensual por espacio donde almacenar documentos, que por normativas incluso deben conservar por cinco o diez años. Es común que una vez cumplido ese plazo, como generalmente las compañías no llevan un seguimiento, sigan costeando ese fee mensual. OnBase nos permite ayudarlas a tener un detalle de todos los documentos que ya cumplieron ese plazo para que puedan avanzar a la etapa de destrucción, liberando así espacio físico, lo que implica un ahorro económico importante.
¿Cómo impacta OnBase a nivel de agilización de trámites o aprobaciones?
Ese es otro punto importante que se incluye entre las funciones de este software, al integrar la firma digital electrónica. De esta forma, ya no es necesario que el documento físico llegue a la persona que realiza las aprobaciones, ya que electrónicamente puede firmarlo mediante certificados digitales o token y con esto es posible disminuir procesos de aprobación de 15 días a sólo algunos días. Mediante el proceso de firma electrónica se crea un historial de auditoría que incluye la verificación de quién envía el documento firmado, un sello con la fecha y hora. También eso implica ahorro en fotocopias, que generalmente se sacan para enviar los documentos, que se sustituirán por imágenes digitales. Por último, esto conlleva a ser una empresa más eficiente, porque ya no se requiere estar investigando, por ejemplo, quién tiene una orden de compra, sino que basta con ingresar a la aplicación y realizar la consulta.
¿Qué otras características destacan de este sistema?
Esta plataforma incorpora más de 164 módulos orientados a distintos mercados verticales, además de módulos transversales a los diferentes segmentos. Adicionalmente, sobresale porque es completamente parametrizable, por lo cual no es necesario que terceros programen ciertos módulos para poder usarla; al ser sencilla de configurar da autonomía a los usuarios para no depender del área TI. Son ellos mismos los que pueden diseñar sus workflows dentro de la herramienta; basta con que conozcan sus procesos. Otro punto importante es su integración con SAP, permitiendo por ejemplo hacer consultas de documentos directamente desde esta plataforma de gestión o que ambos sistemas conversen, además de su integración con SharePoint.
Finalmente, ofrecemos esta herramienta instalada en la oficina del cliente o como servicio desde nuestro data centers, así como la opción de soporte 24×7. Se trata de un tema que está penetrando con fuerza en segmentos como retail y Gobierno, ya sea por condiciones de mercado o legislación, donde nuestras proyecciones son auspiciosas.
