Un nuevo Sistema de Gestión Documental que permitirá a Scotiabank evitar que al interior del banco se distribuyan documentos en formato impreso, generando una considerable disminución de costos y un aumento de la eficiencia, implementó Soluziona en esta entidad financiera, a través de su herramienta RealFile.
Esta solución permite generar y gestionar de manera digital y perfilada todos los documentos de la organización, tales como manuales, normas, políticas o procedimientos de la Superintendencia de Valores y Seguros.
Según Luis Felipe Robles, Gerente División Operaciones y Tecnología de Scotiabank, “la incorporación de esta tecnología genera menores costos y un mejor manejo de los documentos impresos lo cual a su vez redunda en una optimización de nuestras operaciones internas y con ello mejoramos finalmente el servicio a nuestros clientes”.
A través de esta herramienta de gestión documental el proceso de generación, revisión y aprobación de documentos es mucho más rápido, debido a que el sistema determina automáticamente los tiempos máximos para cada etapa del proceso, emitiendo alarmas y escalamientos cuando se requieren.
Además, maneja la información y actividades en forma perfilada, de modo que cada una de las diferentes personas involucradas en los procesos sólo pueden modificar o aprobar la sección que les corresponde, sin tener la posibilidad de influir sobre las que no tienen facultades.
Por otra parte, la capacidad del sistema de diseñar flujos de publicación y creación de documentos, permiten a Scotiabank evitar el manejo físico de información, con los consecuentes riesgos en cuanto a seguridad y pérdida de oportunidades. En este sentido, al tratarse de documentos digitales, puede determinarse acotadamente, por medio de fichas prediseñadas para creación y aprobación, los tiempos de los diferentes procesos.
