Dentro de la tan nombrada transformación digital de las empresas, el foco se había centrado en las áreas de finanzas, operativas e incluso de marketing, pero ya los departamentos de recursos humanos no se pueden quedar atrás.
En este articulo cómo la transformación digital en recursos humanos vive un cambio sin precedentes con las nuevas tecnologías y la modernización del control de acceso y asistencia.
Digitalización de procesos en recursos humanos
Planillas a mano, contratos, solicitudes de permisos, vacaciones y seguros complementarios, son parte del día a día de las labores de un departamento de recursos humanos, cuya transformación digital no avanza al mismo paso que otras unidades dentro de las empresas.
La digitalización del control de asistencia del personal y el control de acceso permite no solo eliminar errores comunes relacionados con una mala digitación de los formularios o con envíos atrasados, e incluso con pérdidas de documentos importantes para la empresa y el colaborador.
Beneficios de la digitalización en el control de acceso y asistencia
El avance tecnológico posibilita en la actualidad contar con soluciones de registro o captura de ingresos de manera automática y, más aún, poder hacer uso de esos datos en beneficio del negocio. El objetivo es que, a fin de mes, tener un consolidado con la información completa relacionada con la asistencia y pasar esos datos directamente al área de remuneraciones, de manera que no haya intervención entremedia que pueda generar problemas. El contar con toda la información centralizada permite, por ejemplo, generar estadísticas y contar con herramientas que permitan una mejor gestión del recurso humano.
Lo que hacen las máquinas es simplemente la captura. Un buen software que permite la gestión de acceso y asistencia, junto con los datos, puede realizar cosas inimaginables. A diversas empresas, como integrador, les pasa que el cliente específica trabajar con reconocimiento de huella o facial, pero hay miles de formas de poder hacer esa captura. Lo importante es la gestión y, en este minuto, todos los proveedores que puedan ofrecer gestión están un paso adelante en el mercado.
Regulaciones y avances tecnológicos en el control de asistencia
Hasta febrero de 2017, los sistemas de control de asistencia en Chile se regían bajo el artículo 20 del reglamento 696 del año 1996. El avance de la tecnología obligó a las autoridades a hacer una actualización de la normativa, considerando el auge de las soluciones electrónicas y computacionales.
Así, desde febrero de 2017 las empresas chilenas deben contar con un sistema que considere, como funcionalidades mínimas, las siguientes:
- La transferencia de las marcaciones de ingreso y salida hacia una base de datos central.
- Una fórmula alternativa de registro en caso de problemas para realizar la marcación; un comprobante de la marcación en papel o digital (exigiéndose como base una notificación por correo electrónico automatizada).
- Una base de datos replicada y respaldada en dispositivos de almacenamiento externos.
- Un mecanismo de seguridad para resguardar la integridad y confidencialidad de los datos.
- La plataforma debe estar distribuida en más de un servidor para garantizar la continuidad operativa del sistema.
En el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador se encuentra obligado a llevar un registro para controlar la asistencia y horas trabajadas de los trabajadores.
La Dirección del Trabajo de Chile detalla que el registro de asistencia utilizado por las empresas pueden incluir las siguientes modalidades:
- Libro de asistencia
- Reloj control con tarjeta de registro
- Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética
- Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar
- Sistemas de geo-referenciación o ubicación satelital (GPS)
El Servicio Público descentralizado, sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, comparte que la información respecto del marco jurídico y tecnológico exigido a las soluciones digitales de registro y control de asistencia y horas de trabajo se encuentra regulado en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.
“Dicho Dictamen establece las condiciones técnicas y jurídicas exigidas a los sistemas de registro y control de asistencia, detalla el proceso de certificación y, además, las formalidades de presentación de la documentación al Departamento Jurídico de este Servicio”, detalla.
Con respecto a otros países de Latinoamérica, Brasil es uno de los países donde las regulaciones relacionadas con control de asistencia son más estrictas. Después de Brasil, continúa Chile, donde empresas ya adaptan dispositivos de varias gamas para poder cumplir con la normativa.
Las organizaciones empiezan a desarrollar software especialmente diseñados para la normativa legal en Chile y que cubre tareas a nivel de gestión, reportería y manejo de datos. Estos pueden contar con funcionalidades básicas que poseen la robustez requerida y que cumplen con la normativa legal.
En línea con estos desarrollos es importante hacer la distinción entre los productos “homologados” y los “certificados”. Los productos de hardware y software deben estar certificados, aun cuando estén homologados. Es fundamental que estén acreditados por una casa certificadora en Chile, pues eso hace una pequeña diferenciación ante el cliente que, al fin y al cabo, quiere tener un registro de asistencia de acuerdo con lo establecido en nuestro Código del Trabajo y que la Inspección del Trabajo exige.
Tecnología al servicio de RRHH: Aceleración digital
Transformación digital parece no ser el concepto adecuado en materias de recursos humanos y control de asistencia y accesos. Por eso hoy es importante hablar de aceleración digital y llevar la transformación a hechos concretos.
Las compañías más que predicar deberán actuar. Y dentro de esta aceleración deberán buscar partners con la robustez necesaria, con un buen software y un equipo que les permita tener esta tecnología en su estructura.
Algunos casos de éxitos en Chile se puede mencionar el sistema de control de accesos implementado por Claro Chile y que cuenta con tecnología de ZKTeco, basada en un dispositivo biométrico que Claro probó incluso antes de su lanzamiento oficial al mercado. Esta nueva línea de reconocimiento facial permite enrolar la cara de una persona a través de un equipo celular y enviar la imagen a un software de Claro.
“Tratamos de buscar el punto medio entre adaptar el hardware para el software y el software para el hardware. Ese proceso es un poco difícil porque tenemos un hardware bastante robusto, mucho más robusto que los celulares que tenemos en el bolsillo, pero que por cuenta propia no hace nada. Y, por parte de Claro, hay un software muy potente que, si no habla en el idioma de la máquina, tampoco es útil. Este es un proceso que todavía continuamos perfeccionando”, explican desde ZKTeco.
Estos tipos de iniciativas son los que hacen realidad la aceleración digital y abren paso a la transformación de las áreas de recursos humanos. Hoy la persona a cargo está sentada sin ninguna información en línea. En este modelo, la información le llegará a final de mes, cuando tenga que firmar la planilla de asistencia para poder pagar los sueldos.
Pero en estos momentos no sabe cuántos están trabajando, cuántos están con licencia, cuántos llegan atrasados, cuántos llegan a la hora, quién tiene permiso. No sabe nada; y la transformación digital significa contar con esa información hoy, en tiempo real: ahora, no mañana.
Un buen software que permite la gestión de acceso y asistencia, junto con los datos, puede realizar cosas inimaginables
La seguridad es uno de los principales beneficios de las soluciones de acceso y asistencia. No solamente ayudan a tener un buen control y registro de las personas que pueden ingresar, sino que también permiten hacer un buen desarrollo de la analítica desde el punto de vista de la protección, para poder entender quiénes son, por ejemplo, las personas que vienen y que no están registradas, para poder integrar y generar una señal de alerta en caso de que la persona que esté ingresando tenga un registro criminal, entre otras.
Los controles de acceso también son gestión y permiten saber el flujo de personas que se están moviendo en determinado minuto, incluso saber la identidad de quienes están dentro de un edificio en un terremoto”. Este tipo de soluciones puede ir más allá de RRHH y aportar, por ejemplo, a las áreas de operaciones.
Aplicaciones y perspectivas en diferentes sectores
La transformación digital en la gestión de recursos humanos ha revolucionado la forma en que las organizaciones controlan la asistencia y el acceso, adaptándose y respondiendo a las exigencias de diversos sectores.
Esta metamorfosis tecnológica no solo ha optimizado procesos sino que también ha abierto nuevas perspectivas para el futuro del trabajo. A continuación, exploramos cómo la digitalización del control de asistencia y acceso se aplica y proyecta en diferentes sectores.
Sector tecnológico
Las empresas tecnológicas están adoptando gradualmente sistemas como reconocimiento facial, huella digital e incluso reconocimiento de iris para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo y promover una cultura de transparencia y eficiencia. Estas tecnologías facilitan la gestión precisa del tiempo y la asistencia, así como el trabajo remoto, un enfoque cada vez más común en el sector.
Sector sanitario
Los sistemas de control de acceso digital han jugado un papel crucial en la gestión de flujos de personas, asegurando el acceso a áreas restringidas solo al personal autorizado y mejorando la seguridad de pacientes y trabajadores. Además, la implementación de sistemas de asistencia digital ha permitido una mejor planificación de los turnos de trabajo, esencial en un sector donde el personal debe estar disponible las 24 horas.
Sector manufacturero
En el ámbito manufacturero, la digitalización del control de asistencia y acceso ha permitido mejorar significativamente la seguridad en el lugar de trabajo, controlando el acceso a zonas de alto riesgo y asegurando que solo personal calificado pueda ingresar. Además, la integración de estos sistemas con soluciones de gestión de la producción ha optimizado la planificación de los recursos humanos, permitiendo una asignación más eficiente del personal según las necesidades de producción.
Sector de servicios
El sector servicios, especialmente en áreas como hotelería, restauración y retail, ha visto en la digitalización del control de asistencia una oportunidad para mejorar la experiencia del cliente. Al automatizar el registro de asistencia del personal, las empresas pueden asegurar una mejor cobertura durante picos de demanda, mejorando así la calidad del servicio. Además, el control de acceso digital ha permitido a muchas empresas ofrecer servicios personalizados, mejorando la satisfacción del cliente.
Oportunidades en educación y otros sectores
Un paso más allá de su aplicabilidad en el segmento corporativo, las soluciones de control de asistencia y acceso se han abierto espacios gracias a los avances de la tecnología, la creatividad de los integradores al momento de ofrecer una solución y los cada vez más exigentes requerimientos de los compradores.
Hay interés general por este tipo de soluciones y en todo tipo de industrias, sin que se destaque una en particular como la más interesada o más a la vanguardia en estas implementaciones. Diversas empresas, en búsqueda de cómo añadir un valor agregado con impacto social a los dispositivos, logró incorporar sensores de altura, masa y peso, lo que permite, entre otras aplicaciones, determinar la evolución del desarrollo de alumnos en un colegio.
Las instituciones educativas han comenzado a implementar sistemas de asistencia digital para monitorear la participación de los estudiantes tanto en clases presenciales como virtuales. Estas herramientas facilitan la labor administrativa del personal docente y promueven la responsabilidad y la autogestión entre los estudiantes. A futuro, se espera que estas tecnologías fomenten ambientes de aprendizaje más interactivos y personalizados.
Así, el sector de educación surge como otra de las verticales que podría verse beneficiada con estas tecnologías; por ejemplo, para reportar automáticamente la asistencia de los estudiantes a determinada clase, pudiendo incluso llegar a anticipar tasas de ausencia y deserción, hasta para llevar un control de las horas efectivamente utilizadas en clases por parte de los docentes.
Otro ejemplo es el proyecto de PuntoSeguro. La empresa se adjudicó un proyecto cloud de asistencia para las becas de inglés de Corfo. La persona iba a su clase de inglés, marcaba la asistencia, y en base a ese registro Corfo procedía con el pago a los institutos. Fue un proyecto que incluyó varios partners dentro del mismo desarrollo.
Sinergias entre proveedores: hacia un mercado más integrado
La amplitud de tecnologías que se pueden combinar en estos proyectos es muy grande, y la creatividad de los proveedores para resolver los “dolores” de los clientes en términos de soluciones de acceso y asistencia puede llegar a mucho. Sin embargo, muchas veces las expectativas chocan de frente con los costos.
En un comienzo el boom eran las cámaras en HD de 4 megapixeles, pero cuando se empezó a aterrizar el concepto y el cliente veía los costos, se iniciaba a bajar un poco la solución. Lo mismo pasa en el caso de control de acceso: piden reconocimiento de huella o facial y mil cosas que muchas veces no son útiles porque por ejemplo, si una empresa tiene más de 1.000 trabajadores que entran en la mañana, no es viable por un tema de tiempo de lectura del rostro por persona.
Por eso es muy importante lograr sinergias entre los distintos oferentes, que permitan aprovechar las ventajas y fortalezas de uno y otro en beneficio del mercado en su totalidad. El desarrollo de software en las empresa es importante poder contar, por ejemplo, con partners de hardware con quienes se pueda ir más allá. Las empresas deben estar constantemente conversando, porque ellas pueden apoyarse en expertos que saben de hardware.
En el fondo es tratar de hacer algo que resuelva una problemática del cliente y se complementen la empresa que aplica la tecnología y la especialista. Es importante contar con partners que puedan ayudar porque se trabaja de mejor manera y una competencia sana entre los diferentes actores siempre es respetada.
El mercado debe trabajar con empresas que no solo se dediquen a mover un producto a un precio, sino que busquen a un integrador que tenga toda una cadena de valor agregado que va de la pre ingeniería a la posventa. Hoy eso es fundamental para brindar servicios como una empresa o familia se merecen
En conclusión, el llamado es a hacer comunidad, a hacer integración, y a ponerse creativos para acelerar el éxito del mercado.
