La Dirección del Servicio Electoral de Chile (SERVEL), como parte de su proceso de modernización, decidió sumar Office 365 de Microsoft a su plataforma TI. La elección se basó principalmente en la necesidad de dar continuidad a la plataforma de ofimática y productos incorporados adicionales, destacándose la posibilidad de usar SharePoint online. Esta plataforma de colaboración empresarial de Microsoft está compuesta por productos y elementos capaces de generar módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración.
El Sistema de Reclamaciones desarrollado sobre SharePoint Online fue usado en las pasadas Elecciones Presidenciales, Parlamentarias y de Consejeros Regionales 2013, permitiendo al SERVEL informar a los Tribunales Electorales Regionales sobre las 220 reclamaciones que se presentaron respecto de los datos de los electores del Padrón Electoral Auditado.
El procedimiento de reclamaciones ya se había realizado por primera vez y de forma manual en las Elecciones Municipales 2012. Sin embargo, para las Elecciones 2013, la institución advirtió que requería de herramientas tecnológicas para ejecutar las mismas tareas de manera más eficiente.
Al implementar Office 365 se logró “optimizar algunos procesos del negocio usando como base SharePoint Online y, a la vez, establecer una Intranet 100% apalancada en servicios de la nube. Nuestro objetivo fue poner a disposición soluciones en menos de dos meses, las cuales se debían adaptar a las necesidades del Proceso Electoral. Asimismo, Office 365 nos ha permitido migrar nuestras cuentas de correo corporativo a Exchange Online. Todo este proceso fue coordinado por la PMO de la División de TI de SERVEL y contó con la colaboración de empresas como UNICRAF, SOFTLINE y AZURIAN”, sostiene Arnoldo Carrillanca, Jefe División Tecnologías de la Información de SERVEL.
Para el proceso de las Reclamaciones, la implementación del Sistema de Reclamaciones sobre Sharepoint Online se tradujo en la automatización de las tareas con un 100% de certeza y seguridad en los datos. “Ese trabajo anteriormente se hacía en forma manual, lo que implicaba usar gran cantidad de recursos y medidas de control para minimizar riesgos de error. Ahora todo este proceso se simplificó con el uso del sistema, ya que solo se escanea el documento judicial y todo el resto del proceso es online”, aclara Carrillanca.
Para la Unidad Jurídica de SERVEL una de las principales ventajas estuvo en la posibilidad de generar estadísticas instantáneas con respecto a la información que se obtenía: “Generamos estadísticas ciertas inmediatamente, lo que nos facilitó el seguimiento las reclamaciones presentadas. Tenemos estadísticas absolutamente ajustadas a la realidad”, indica Andrea González Silva, Jefa de la Unidad Jurídica del Organismo.
De esta manera, SharePoint online, es una solución que “se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde prácticamente cualquier dispositivo. Una necesidad básica para SERVEL, un organismo público que maneja datos sensibles de los electores”, enfatiza Fernando Abrego, BG de Office en Microsoft Chile.
