En el mundo empresarial, elegir un socio ERP es apostar por la innovación de los procesos empresariales de una compañía. Los sistemas de planificación de recursos empresariales ayudan a planificar, presupuestar, pronosticar e informar los números de una organización. Por eso, SAP Business One se convierte en una opción clave para compañías que quieren realizar un cambio radical en sus procesos.
Con un tamaño de mercado estimado en los US$ 65,25 mil millones, Mordor Intelligence reconoce a la empresa SAP SE como uno de los competidores más consolidados del segmento ERP, en parte gracias al desarrollo de sus aplicaciones, una de las soluciones más asequibles para gestionar empresas.
Entre sus software, la empresa alemana destaca a SAP Business One, una solución única e integrada que proporciona visibilidad clara de todo el negocio y un control total sobre cada aspecto de sus operaciones. ¿Cómo? Mediante la implementación de tecnologías 4.0 como la nube, el business intelligence y aplicaciones móviles.
Introducción a SAP Business One: Solución integral para PYMES
El mercado chileno de ERP está proyectado en unos US$ 116,20 millones según las estadísticas de Statista. Con una tasa de crecimiento anual del 3,84%, este número sugiere que cada vez son más las empresas que adoptan software de gestión laboral para integrar su negocio a la transformación digital.
La principal búsqueda del público chileno es agilizar procesos comerciales y mejorar la eficiencia. ¿Cómo buscan lograrlo? A través de dos herramientas muy utilizadas en el mercado que son los software as a service (SaaS) y las soluciones ERP basadas en la nube. A este servicio, SAP Business One le incorpora también el acceso móvil y la capacidad de analizar grandes cantidades de datos.
¿Qué es SAP Business One?
SAP Business One es una solución avanzada y flexible que se destaca entre las aplicaciones ERP como la más ideal para PYMEs. Su software centraliza todas las operaciones de la empresa en una única plataforma tecnológica, abarcando aspectos como:
- Almacenamiento
- Producción
- Distribución
- Ventas
- Finanzas
Con SAP Business One, es posible obtener una visión integral de la empresa de manera rápida y sencilla, lo que facilita la optimización de los procesos con proveedores y clientes. Esto, a su vez, impulsa un crecimiento sostenible y mejora los resultados del negocio.
Importancia de las soluciones ERP para pequeñas y medianas empresas
La mayoría de las soluciones ERP, incluidas las soluciones SAP, se han desarrollado para grandes corporaciones con el objetivo de ayudarlas a realizar un seguimiento de sus operaciones. Debido a su alto costo -en muchas ocasiones- implementar esta tecnología es una meta difícil de alcanzar para empresas más pequeñas que no destinan tantos recursos al desarrollo IT.
Es por esto que SAP Business One está diseñado exclusivamente para empresas pequeñas y medianas que busquen reducir sus errores operativos y optimizar la toma de decisiones con la ayuda de software ERP. La posibilidad de incorporar esta tecnología en sus operaciones es crucial si lo que se busca es crecer dentro de su mercado regional.
Características principales de SAP Business One
A nivel mundial, empresas con más de 500 empleados adoptan ERP en la nube en lugar de su implementación on-premise, relegando a este último solo un 10% del segmento, según una encuesta de SAP publicada en 2023.
Según el informe de Aberdeen junto a SAP titulado “El valor de actualizar el ERP: mantener la tecnología moderna“, la adopción de SaaS ERP, dentro de las opciones disponibles para la implementación en la nube, ha experimentado un crecimiento del 50%. De tal modo que, su distribución de mercado, queda distribuida de la siguiente manera:
Cloud: 90%
- On Demand / SaaS: 46%
- ERP alojado y gestionado por su proveedor de ERP: 33%
- ERP alojado y gestionado por un tercero independiente: 11%
On-Premise: 10%
- Preconfigurado en un dispositivo de hardware: 4%
- Licencia tradicional on-premise: 6%
Ahora ¿qué es lo que hace de SAP Business One una herramienta indispensable para la innovación continua? Con acceso a esta tecnología del futuro, las empresas que operan con ERP en la nube se vuelven más ágiles y están mejor preparadas para adaptarse a cualquier cambio económico y organizativo de su industria.
Funcionalidades clave y módulos integrados
SAP Business One permite la creación y personalización de informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas, los cuales son obtenidos de múltiples fuentes. Además, el software integra análisis interactivos que permiten visualizar el negocio desde diferentes perspectivas al combinarse con las funcionalidades estándar de otros software, como Microsoft Excel.
Es una herramienta intuitiva para la experiencia del usuario que facilita la obtención de información estratégica mediante la capacidad de arrastrar, relacionar y desglosar datos; con ayuda de pop-ups alerta y búsquedas automatizadas.
Gestión financiera y contabilidad
El software desarrollado por SAP es capaz de automatizar procesos contables: Asientos, cuentas por cobrar y pagos a proveedores. Esta herramienta facilita la creación de balances de pérdidas y ganancias para obtener datos en tiempo real y permite que las auditorías se conviertan en un proceso menos laborioso y más eficaz para toda la compañía.
Ventas y gestión de clientes
Como sistema ERP, SAP Business One es capaz de reconocer todas las actividades que tienen lugar en un ciclo de ventas: contrato, negociación y cierre del contrato. Gracias a la analítica empresarial, su software no solo almacena los datos críticos de cada cliente en un mismo lugar, sino que facilita el seguimiento de todas las oportunidades de ventas y actividades de leads.
Compras e inventario
Las tareas administrativas también son un punto crucial en una PYME que busca evolucionar hacia la transformación digital. Con ayuda de un sistema ERP, una compañía puede optimizar la solicitud y compra de productos para la producción, gestionar devoluciones y mejorar la conciliación del área de compras con ayuda de las siguientes herramientas:
- Coincidencia de documentos
- Visualización de trazabilidad
- Gestión de múltiples monedas
- Saldos y análisis de compras
- Lista de precios e información impositiva
- Actualización de inventario
- Automatización de órdenes de compra
Dada su estrecha relación con el área contable, SAP Business One es capaz de optimizar las cuentas por pagar al reducir costos y mejorar las relaciones con la cadena de suministro mediante la programación de compras y el procesamiento inteligente de pagos y facturación.
Personalización y escalabilidad
Uno de los atributos más interesantes de implementar ERP en una empresa pequeña o mediana es la incorporación de nuevos modos de trabajo para sus socios e inversores. Con la aplicación móvil de SAP, los equipos de trabajo disponen de toda la información del software en la palma de la mano. Esto, más que una dependencia constante, facilita la visualización de datos cuando más lo necesitas.
Nada de esto sería posible sin la incorporación de tecnologías multicloud a los sistemas de trabajo, una de las tecnologías más prometedoras de la Industria 4.0 que facilita la implementación de acciones estratégicas, cada una con un nivel de adaptación distinto. Entre ellas, Aberdeen y SAP destaca las siguientes:
Adaptación a las necesidades específicas del negocio
Quienes adquieran SAP Business One pueden acceder tableros de control e informes interactivos que responden a necesidades urgentes, tales como: ingresos, costos y flujo de dinero. En caso de observar una anomalía, una persona capacitada en la tarea puede tomar medidas correctivas rápidamente. El análisis en tiempo real no solo acelera la toma de decisiones, sino también la evaluación de datos mediante la creación instantánea de informes estándar o personalizados.
Beneficios de implementar SAP Business One en su empresa
La creciente demanda de software ERP entre 2015 y 2024 demuestra que esta tendencia aumentará en los próximos años. Actualmente, estos números indican que la facturación de planificación de recursos empresariales ronda los US$ 97,000 millones a nivel mundial. Revisa a continuación su evolución con un cuadro de Statista:
Ya hemos revisado algunas de las propiedades del SAP Business One más importantes, pero aún resta conocer qué beneficios las empresas pueden acceder a través de ellas. Cabe recordar que esta aplicación es el primer paso más seguro que una PYME chilena puede dar, si su principal objetivo es innovar todo su esquema empresarial digitalmente.
Optimización de procesos empresariales
Las empresas chilenas están migrando hacia soluciones de gestión empresarial cloud para optimizar sus operaciones, actualizar procesos desfasados e incorporar capacidades que apoyen las mejores prácticas actuales. La plataforma de SAP se involucra dentro de las funciones financieras y contables para operar de forma eficiente allí y en toda área de la compañía donde sea conveniente, tales como la interacción con socios comerciales y sus redes externas.
Mejora en la eficiencia operativa y reducción de costos
Adoptar una solución ERP basada en suscripción (on premise) elimina la necesidad de inversión inicial en hardware o software. Además, los costos continuos de TI y de recursos humanos se reducen, ya que es SAP quien se encarga de actualizar y mantener en funcionamiento a su aplicación Business One. De tal modo que, on premise es un sinónimo de “ahorro” en costos operacionales.
Toma de decisiones basada en datos
SAP Business One integra tecnologías avanzadas como IA, machine learning y la automatización de procesos para aumentar la productividad del negocio mediante el análisis de datos en tiempo real. Estas innovaciones permiten que dispositivos conectados, como sensores y máquinas, envíen información a las aplicaciones en la nube, facilitando una visión clara y actualizada del estado de la empresa y su funcionamiento.
Acceso a informes en tiempo real y análisis de negocio
Los sistemas de gestión empresarial en la nube están diseñados para sacar todo el provecho posible a la Big Data de una compañía mediante el acceso a información valiosa que se encuentra oculta o encriptada entre grandes volúmenes de datos. A diferencia de los sistemas tradicionales, estas plataformas ofrecen análisis en tiempo real, fundamentales para la toma de decisiones informadas.
Con ayuda de técnicas como el business analytics, los profesionales en la materia pueden identificar tendencias, anticipar cambios y automatizar tareas solo con ayuda de los propios datos que la PYME genera. Esto optimiza recursos, ya que todo movimiento y decisión que se toma es un dato nuevo que se genera; pero también contribuye a la mejora continua del customer experience (CX por sus iniciales en inglés).
Casos de uso: Cómo SAP Business One beneficia a diversas industrias
El ERP es una herramienta informática de gestión de lo más consultada por las grandes empresas de Chile: Una encuesta de acceso y uso de TICs elaborada por la División Política Comercial e Industrial de Chile dio a conocer que un 77% de las organizaciones grandes utiliza al menos un sistema ERP en su sistema de trabajo, mientras que en PYMEs, este número desciende al 22% (2,5 puntos).
Industrias Leblan
Industrias Leblan, un fabricante de máquinas en España, adoptó SAP Business One para centralizar toda la gestión operativa, administrativa y financiera de sus operaciones en un mismo lugar. Según sus desarrolladores y analistas, el software ERP contribuyó a la mejora de sus procesos internos, la usabilidad de la información e integrar de forma versátil y dinámica el trabajo con datos en tiempo real.
ECOMAS.CL
En Chile, ECOMAS es un claro ejemplo de modernización operativa. Con más de 15 años de trayectoria, la productora líder en la industria del pellet fabrica 43,000 mil bolsas al día y transporta 18,000 mil toneladas de su producto estrella al mes. Una separación administrativa los llevó a ser más autómatas en la toma de decisiones y, gracias a ello, apareció la idea de incorporar ERP a sus operaciones.
Con ayuda de SAP Business One, ECOMAS comenzó a gestionar sus operaciones de forma dinámica, ajustando el servicio del software a su tamaño y presupuesto. Según cuenta la consultora SEIDOR, la implementación se realizó de forma híbrida y a lo largo de seis meses; tiempo récord en ejecución de proyectos para la empresa.
Industrias Omega
Otro caso de uso en América del Sur es Omega, una imprenta de Quito, Ecuador, con más de 80 años de trayectoria en el negocio. Cuenta con un staff de 155 trabajadores en cuatro líneas de negocio: empaques, láminas, etiquetas de alimentos y tubos de cartón para la industria del plástico en el país.
Según Esteban Álvarez, General Manager de Industrias Omega, implementaron SAP Business One producto de la necesidad de tener una empresa grande detrás que los respalden en la sistematización de tareas operativas. Entre ellas, sus administradores destacan: Data Security, costos y Data Intelligence en sus balances contables para tomar decisiones basadas en datos estructurados.
Integraciones y compatibilidad de SAP Business One
El ERP SAP Business One tiene como principio fundamental ser aplicable a otras tecnologías y soluciones digitales que ya se hayan incorporado a un esquema de trabajo. Conoce a continuación de que forma este software puede ser el mejor aliado para los negocios de tu compañía.
Integración con otras herramientas y plataformas
SAP Business One se comporta como un núcleo digital donde en él se integran todas las aplicaciones, mobile apps y dispositivos, sensores, terminales de servicio, redes sociales e incluso robots comerciales. Todo esto conforma una herramienta intuitiva para el usuario, capaz de organizar en un mismo lugar el total de los canales de comunicación, los procesos productivos e incluso controlar el stock.
Estos objetivos de negocio hacen que la conexión de sistemas internos y externos sea una prioridad máxima. Es por esto que SAP dispone de API’s como Integration Suite, una plataforma de integración como servicio (IPaaS) que brinda más de 3000 integraciones y conectores listos para usar tanto para soluciones del propio software como también de terceros.
Compatibilidad con soluciones móviles y en la nube
Los entornos TI están cada vez más distribuidos entre centros de datos corporativos y múltiples nubes con procesos de negocio que tienen el soporte de aplicaciones heterogéneas y módulos componibles. Todos ellos deben intercambiar datos con otros sistemas, lo cual dificulta la automatización y las interacciones.
Tanto si se implementa on premise como en cloud, los usuarios pueden acceder a SAP Business One en cualquier momento y dispositivo gracias a sus aplicaciones móviles. Ya que la app funciona tanto en la plataforma SAP HANA® como en Microsoft SQL Server, se puede elegir aquella mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
Implementación de SAP Business One: Guía para directivos
Como nuevo usuario de SAP Business One, el mejor comienzo para implementar la aplicación en el trabajo es seguir una estructura, dividida en fases. Si bien existen gestores que se encargan de guiar al usuario en todo proceso de implementación, lo más útil es seguir la metodología de SAP conocida como metodología de implementación acelerada (AIP), la cual se basa a en las experiencias prácticas de SAP y numerosos interlocutores de implementación.
Proceso de implementación y mejores prácticas
La AIP divide el proceso en cinco fases: preparación del proyecto, blueprint empresarial, realización del proyecto, preparación final, y puesta en marcha y soporte. Esto asegura una transición fluida desde la firma del contrato hasta el soporte post-implementación y minimiza los riesgos al asegurarse que cada fase del proyecto se complete de manera efectiva.
Entre sus prácticas, se incluyen:
- Creación de un plan de proyecto detallado.
- Realización de reuniones de inicio con el cliente.
- Adaptación de SAP Business One a las necesidades específicas de la PYME.
Cada fase incluye pasos estrictamente detallados que aseguran un control del progreso del proyecto, como la instalación del software, la configuración del sistema, las pruebas, y la transferencia al equipo de soporte que ayudará a los nuevos clientes de SAP en cualquier duda o problema que tengan una vez que empiecen a trabajar con el software.
Planificación, capacitación y soporte
Durante la fase de realización del proyecto, se desarrollan planes de capacitación para el personal que pondrá manos en los reportes, datos estructurados y conexiones vía nube dentro de SAP Business One. Una capacitación continua en las actualizaciones y beneficios de la aplicación garantiza que todos los talentos estén bien preparados para operar el nuevo sistema antes de su puesta en marcha.
Además, en la fase de preparación final, expertos de SAP transfieren conocimientos y responsabilidades al equipo de soporte de la PYME, brindando la autonomía suficiente a la compañía para gestionar el sistema de manera independiente una vez ya se encuentre en funcionamiento.
Consideraciones de costo y ROI
La fase de blueprint empresarial es fundamental para mapear los procesos del cliente a la solución SAP Business One. Esto permite una previsión clara del retorno de inversión (ROI) y la identificación temprana de posibles ampliaciones en el alcance del proyecto. Puede que las expectativas al momento de contratar este servicio sean bajas y, en realidad, SAP sea capaz de superar los parámetros de inversión y ganancia establecidos.
Otras recomendaciones sobre SAP Business One
SAP pone a disposición de sus partners una serie de vías de comunicación, como SAP Channel Partner Portal, que requiere un ID de usuario (S-número) para identificarse y acceder a los servicios de asistencia. En este portal, es posible descargar los materiales relacionados con la metodología AIP, así como acceder a cursos de formación gratuitos.
Por su parte, SAP Community Network es un foro IT en donde todos los clientes y asistentes de SAP plantean preguntas, dudas, ayudas y comunicaciones sobre implementaciones, experiencias y actualizaciones de la aplicación.
Es importante recordar que cada empleado de un interlocutor de SAP Business One debe contar con su propio ID de usuario, por lo que, si piensa firmar un acuerdo con SAP, un representante autorizado deberá proveerle los ID necesarios para cada persona que utilizará la aplicación en sus tareas diarias.
El Futuro de SAP Business One y su impacto en la transformación digital
Otra de las aplicaciones de la líder IT que triunfa en los negocios de la gestión de viajes, gastos y facturas aeroportuarias; es SAP Concur, la cual define en su sitio web algunos de los puntos más importantes que los usuarios de SAP Business One verán mejorar en el futuro. Descubre algunos de ellos aquí debajo.
Tendencias emergentes y actualizaciones futuras
Los servicios cloud cobran cada vez más relevancia en todo el mundo, son una de las tecnologías más prometedoras del siglo XXI gracias a sus beneficios en el trabajo, como la flexibilidad, la optimización de costos y la seguridad en el tráfico de datos a través de internet. Esta herramienta impacta profundamente en los negocios de las empresas y SAP también prioriza el uso de sus propuestas innovadoras.
Ahora, todas las ventajas de SAP Business One están disponibles con acceso fácil, transferencia de información, uso compartido, aprendizaje automático e inteligencia de negocios, en un entorno seguro, confiable y con resguardo 24/7 a nivel mundial. Entre sus ventajas más importantes, el uso de nubes de información en las aplicaciones de SAP permitirá a sus usuarios:
- Más adaptación individual.
- Datos integrados y en cualquier lugar.
- Analítica en tiempo real.
- Ahorro de costos en hardwares.
- Hasta un 30% más de productividad.
SAP Business One propone el uso de tecnologías multicloud por sobre las aplicaciones on premise: Gracias al masivo uso del internet, ya no se requiere de la inversión de servidores locales que ocupan espacio y demandan personal dedicado para su operación y mantenimiento.
Innovaciones en el ecosistema SAP
Otra innovación emocionante es la integración de SAP Business One con Business Technology Platform (BTP). Es una plataforma que permite a las empresas recopilar datos, automatizar procesos, desarrollar aplicaciones e integrarse junto a otras soluciones de SAP sencilla y eficientemente.
BTP ayuda a las empresas a incorporarse a la industria 4.0 ¿Cómo? incorporando a sus esquemas de trabajo análisis de datos con inteligencia artificial, automatización y unificación de entornos en la nube. Incluso, BTP incluye capacidades integrales para el desarrollo de aplicaciones de bajo código, dando la posibilidad de crear APIs sin necesidad de saber escribir códigos de programación.
