Contar con los criterios adecuados para elegir un ERP, es decir, un software de planificación de recursos empresariales, puede representar un punto de inflexión para cualquier empresa, ya que mejora la eficiencia, la productividad y la visibilidad de los procesos de negocio. Sin embargo, con la amplia gama de soluciones disponibles en el mercado, elegir el software ERP adecuado puede ser una tarea desalentadora. Por ello, se requiere contar con los criterios adecuados para hacer la selección correcta.
Un ERP (sigla de “Enterprise Resource Planning”) permite planificar y coordinar todos los recursos de una empresa y representa un sistema de información. La piedra angular de este enfoque de gestión es la programación que ofrece un conjunto de módulos integrados diseñados para resolver todos los procesos de negocio más relevantes de una empresa.
De hecho, un ERP cubre varias áreas funcionales y se utiliza para gestionar una variedad de operaciones diarias: desde producción, logística e inventario, ventas, adquisiciones, administración, recursos humanos, gestión de proyectos, gestión de riesgos y compliance, y gestión de la cadena de suministro. Ninguna empresa, ni siquiera la más pequeña, puede prescindir de un sistema para organizar, gestionar y planificar los recursos. De hecho, el mercado de ERP está bastante próspero.
Los últimos datos de ResearchAndMarkets estiman que la facturación global de estos software pasará de los US$167.330 millones registrados en 2023 a los US$187.880 millones de dólares a finales del año en curso, registrando un crecimiento anual compuesto (CAGR) del 12,3% para luego alcanzar los US$294.340 millones en 2027 (+11,9% CAGR).
¿Cómo elegir un ERP?
Ya sea integrando nuevos módulos al ERP en uso o migrando a un ERP más adecuado a la evolución del negocio, las empresas deben considerar varios aspectos antes de elegir un ERP. El software propietario, por ejemplo, requiere una gestión cuidadosa de las licencias de usuario. La escalabilidad es esencial, pero no siempre es fácil predecir el número correcto de accesos a habilitar. A esto se suma el hecho de que, siempre y en cualquier caso, la reingeniería de procesos requiere de un análisis y de un tiempo de transición para nada trivial. Esto hace que las empresas procrastinen a la hora de decidir cambiar o no de plataforma de gestión.
Sin embargo, el tema debe verse desde otra perspectiva: si cada vez es más difícil comunicarse con proveedores, socios y clientes, significa que la organización necesita revisar su estructura organizativa, sus procedimientos y procesos internos. A continuación se detallan los 6 criterios que se deben considerar al elegir un software ERP:
- Definición de necesidades del negocio: El primer paso fundamental para elegir un ERP es analizar las necesidades específicas de la empresa. ¿Cuáles son los procesos clave? ¿Qué áreas necesitan mayor eficiencia? ¿Qué características son imprescindibles para la industria?
- Evaluación del presupuesto: Escoger un ERP y luego implementarlo, implica una inversión importante, que varía según la complejidad del software, el tamaño de la empresa y las opciones de licenciamiento. Es importante establecer un presupuesto realista y estimar el retorno de la inversión (ROI) esperado.
- Investigue y compare diferentes soluciones: Existen numerosos proveedores de ERP en el mercado, cada uno con características y funcionalidades específicas. Antes de elegir un ERP adecuado para su empresa, es necesario recopilar toda la información necesaria.
- Evaluar los factores de éxito: Además de las características y el presupuesto, es importante considerar otros factores clave, como la escalabilidad del software, su facilidad de uso, la seguridad de los datos, el soporte y la capacitación ofrecida por el proveedor.
- Solicite demostraciones y presupuestos: Una vez que haya identificado algunas soluciones potencialmente adecuadas, es recomendable solicitar demostraciones personalizadas y presupuestos detallados. Esto le permitirá probar el software y evaluar si satisface necesidades específicas.
- Implementación y soporte: La implementación de un ERP es un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa y la participación de todos los departamentos de la empresa. Es fundamental elegir un proveedor que ofrezca el soporte adecuado durante la fase de implementación y posterior a la implementación.
¿Cuáles son los componentes de un ERP?
Veamos en detalle cómo se compone un ERP, que en realidad es una plataforma compuesta por una granularidad que permite activar y personalizar cada módulo encargado de optimizar la gestión de un área específica de la empresa. Un ERP permite una gran interoperabilidad entre varios grupos funcionales.
De hecho, un sistema ERP se compone de una serie de módulos que permiten a una organización introducir los principales que absolutamente necesita. Posteriormente, será posible implementar módulos adicionales, en función de la evolución del negocio y de la organización.
Normalmente, los principales módulos de un ERP son:
- Gestión contable y administrativa (gestión de pedidos, envíos, facturación – ciclo activo y ciclo pasivo, compras).
- Control de gestión.
- Gestión de Almacén (o bodegas).
- Gestión de Producción y MRP (sigla de “Planificación de Requerimientos de Materiales”).
- Gestión de Personal.
A lo que se suman los módulos corolarios:
- Gestión de Proyectos.
- Gestión de Ventas.
- Gestión de Distribución.
- Gestión de Mantenimiento de Plantas.
- Gestión de Activos.
Evolución 4.0 del ERP
El objetivo de la Industria 4.0 es reducir los tiempos de producción y los residuos, optimizando los recursos y esfuerzos de todos los operadores para conseguir el objetivo común de dar a los clientes lo que quieren, cuando lo quieren y como lo quieren.
Del fordismo a la personalización masiva, el mundo industrial está incroporando un concepto de Customer Centricity basado en una capacidad de respuesta basada en la taylorización garantizada por configuradores de producto (CTO, “Configure To Order”) y sistemas de ingeniería de producto (ETO, “Engineer-To-Order”) que permiten una planificación personalizada.
Para comprender mejor: un proceso de cotización a pedido que se basa en un sistema de configuración, precio y cotización (CPQ) directamente integrado con otros sistemas comerciales de un fabricante (por ejemplo, ventas, diseño, planificación, finanzas y fabricación) contribuye concretamente a mejorar operaciones. De esta manera, los fabricantes pueden aumentar los ingresos por ventas al aceptar más pedidos y reducir los costos operativos al eliminar los errores de BOM y reducir la cantidad de pedidos que requieren retiradas del mercado basadas en el diseño.
Interoperabilidad entre CRM y ERP
Gracias a la integración de CRM, los ERP permiten no solo personalizar la producción de manera alineada con la demanda, sino que nos permiten pensar en términos predictivos, brindando a las empresas la posibilidad de diseñar y crear productos y servicios que se anticipen a los sueños y necesidades de los clientes. Así es como los ERP de nueva generación permiten a las empresas afrontar la disrupción.
Ejemplos de cómo elegir un ERP según el tipo de empresa
La elección del software ERP más adecuado depende de varios factores, entre ellos:
- Tamaño de la empresa: pequeña, mediana o grande.
- Sector industrial: fabricación, distribución, comercio minorista, servicios, etc.
- Funcionalidades específicas: contabilidad, finanzas, producción, almacén, logística, ventas, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, análisis de datos, reporting, etc.
- Presupuesto: implantar un ERP implica una inversión importante.
Algunos de los software ERP más destacados y utilizados a nivel mundial incluyen:
- SAP: Uno de los líderes del mercado, con un conjunto completo de soluciones ERP para empresas de todos los tamaños y sectores. Adecuado para empresas grandes y complejas con necesidades específicas.
- Oracle: Ofrece varias soluciones ERP para diferentes tipos de empresas, incluidas Oracle JD Edwards y Oracle NetSuite. Adecuado para medianas y grandes empresas con necesidades de gestión avanzadas.
- Microsoft Dynamics 365: Un conjunto completo de aplicaciones de gestión empresarial, incluidos ERP y CRM. Adecuado para pequeñas y medianas empresas en crecimiento.
- Salesforce : Conocido principalmente por su CRM, también ofrece una solución ERP integral llamada Salesforce Enterprise Resource Planning. Adecuado para empresas que necesitan una fuerte integración entre CRM y ERP.
- Infor: Ofrece varias soluciones ERP para sectores económicos específicos, como Infor CloudSuite Industrial e Infor CloudSuite Healthcare. Adecuado para medianas y grandes empresas de determinados sectores industriales.
- Epicor: Ofrece soluciones ERP para diferentes tipos de empresas, incluyendo Epicor ERP y Epicor Kinetic. Adecuado para pequeñas y medianas empresas de fabricación y distribución.
Escoga un ERP para respaldar a la empresa extendida, pero también al compliance
La globalización y la progresiva informatización del mundo han llevado a las empresas a adoptar el ERP como sistema central de su organización y desarrollo. También porque la estandarización y optimización de muchos procedimientos permite a las empresas mantenerse alineadas con una evolución regulatoria cada vez más urgente.
El GDPR (General Data Protection Regulation), por ejemplo, exige que las empresas revisen los métodos de recopilación y procesamiento de datos, pero también la seguridad de los equipos en los que se almacena la información sensible.
El cumplimiento normativo tanto de los ERP como de los módulos CRM o Sales Force Automation debe incluir un sistema de acceso perfilado, con credenciales de acceso que deben corresponder a roles y permisos específicos.
La gestión del consentimiento, impuesta por la legislación, presupone también que los usuarios expresen su consentimiento explícito al tratamiento de sus datos personales, decidiendo a qué finalidades de tratamiento consentir o no. Los ERP deben permitir a las LOB (Line of Business) gestionar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, en pleno cumplimiento de las obligaciones legislativas.
El nodo de infraestructura de un ERP
Desde el punto de vista de la infraestructura, un ERP requiere que la organización prepare la arquitectura dedicada en términos de hardware y software: por ejemplo, es necesario configurar un servidor central, definir la gobernanza del sistema operativo y las licencias de la base de datos, configurar copias de seguridad, etc.
Además del contrato del software de gestión, se deben incluir los costos del contrato de mantenimiento y actualización del servidor, sistema operativo y base de datos, lo que hace más interesante la opción de la Nube porque simplifica enormemente la gestión de recursos y servicios. Además de la instalación del ERP y las diversas personalizaciones de los módulos, es necesario prever una curva de aprendizaje a través de fórmulas de formación en el puesto de trabajo y programas de formación.
Desde el punto de vista de la compra, es posible comprar todos los módulos de un único proveedor o elegir el módulo que mejor se adapte a tus necesidades del mejor fabricante.
Es posible elegir un ERP transversal o uno vertical según el sector en el que opere. Los módulos, en este caso, se desarrollan no solo en base a la función específica considerada, sino también en base al sector de referencia.
Elija un ERP On Premise o en la Nube
La evolución de los ERP también está asociada a una evolución de la cultura de gestión. De hecho, el concepto de propiedad ha cambiado en favor de un modelo centrado en la calidad del servicio. Los ERP de nueva generación, aprovechando las posibilidades que ofrecen las interfaces basadas en web y la lógica en la nube, garantizan una cobertura funcional omnicanal a todas las partes que tienen acceso a sistemas, datos y aplicaciones.
Proveedores, transportistas, subcontratistas, agentes, minoristas y clientes, a través de una cuidadosa elaboración de perfiles, permiten la aplicación de modelos de gestión empresarial basados en la colaboración y la flexibilidad, pero también en el Lean Production. Esta última metodología, creada por Toyota, conlleva la implicación de todos para hacer solo lo necesario, con el fin de eliminar al máximo el desperdicio, reduciendo los costes de la empresa y creando valor para la propia empresa y para los clientes.
Siempre y en cualquier caso, implementar o actualizar una solución ERP requiere un gran esfuerzo por parte de las organizaciones en términos económicos y temporales. De hecho, para que sea funcional a los requerimientos del negocio, el ERP debe personalizarse y parametrizarse mediante la participación de un integrador de sistemas o, al menos, una empresa de consultoría que se encargue de toda la parte de análisis.
La opción Cloud transforma Capex en Opex, subcontratando toda la complejidad infraestructural.
Implementar un ERP: las diferencias entre SaaS y On Premise
Con los ERP locales es necesario configurar un servidor dedicado para lo cual es necesario un análisis preliminar del sistema para comprender cómo configurar la infraestructura. Una actividad que, dependiendo de la complejidad de la empresa y su distribución geográfica, puede durar semanas o incluso meses. Cada cliente, es decir, cada usuario que tiene acceso al sistema de gestión, debe estar conectado directamente al servidor que aloja el ERP. En el caso de usuarios que trabajan en oficinas remotas, se necesitan herramientas remotas para dar acceso a la base de datos, previendo también la configuración de un servidor terminal que se colocará junto al servidor primario.
El ERP en modalidad Cloud no solo permite coordinar y controlar los procesos de negocio, comunicándose e integrándose con otras aplicaciones, sino que garantiza el acceso a todos los usuarios desde cualquier dispositivo (PC, tablet, smartphone), tanto interno como externo a la empresa. La opción es interesante, especialmente para las Pymes que normalmente tienen menos disponibilidad en términos de recursos técnicos y económicos.
ERP como servicio para garantizar flexibilidad y escalabilidad
La Nube permite a la empresa no tener que pensar en destinar recursos valiosos en el Data Center, reduciendo la complejidad de la gestión de la infraestructura, ya que el ERP-as-a-Service está enfocado al uso de una máquina virtual. Potencialmente en línea, simplemente agregue un archivo de licencia para entrar en producción. De esta forma, se inician los procesos y la empresa puede ver inmediatamente resultados concretos.
Del lado del cliente, gracias a un navegador, el usuario tiene acceso inmediato a la información y a los servicios. En términos de recursos, una gran ventaja de utilizar un sistema de gestión en la nube es que ya no tienes límites ni en términos de capacidad de ampliación, almacenamiento o potencia de procesamiento. Es posible admitir un número ilimitado de usuarios simplemente modificando los acuerdos contractuales. La capacidad computacional también está garantizada aunque se integren módulos asociados al Business Intelligence o al uso de Inteligencia Artificial.
Las ventajas (y desventajas) de un ERP para empresas
La elección de un ERP permite a la empresa crecer o mejorar las perspectivas comerciales. De hecho, los distintos departamentos de la empresa pueden beneficiarse a corto, medio y largo plazo, obteniendo:
- Máxima integración: un ERP permite máximos niveles de interacción entre todos los procesos de la empresa, posibilitando la máxima capacidad para procesar datos y proponer acciones y soluciones maximizando el control de flujos. La calidad del procesamiento de la información incluye informes avanzados, con datos resumidos útiles para las decisiones estratégicas de la empresa.
- Mayor transparencia: un ERP aporta la máxima transparencia informativa a los procesos y procedimientos, reduciendo las redundancias en los datos y optimizando los niveles de intercambio y colaboración dentro y fuera de la empresa. Además de maximizar la eficiencia de todo el sistema, garantiza la calidad de los procesos y consecuentemente su cumplimiento.
- Mejor gestión: un ERP mejora la calidad de la gobernanza: la capacidad de recopilar y procesar, a través de herramientas integradas de data mining y business intelligence, que permite monitorear el desempeño de toda la empresa, administrado a través de un único panel centralizado que se puede utilizar desde cualquier dispositivo fijo o móvil.
Diferencia entre un sistema de gestión y un ERP
Normalmente, el software de gestión recopila y resume datos e información en las distintas áreas de gestión. El ERP, por otro lado, como parte integral de los flujos organizativos de la empresa, permite dirigir toda la orquesta tecnológica y operativa de la empresa, dando una visibilidad sin precedentes a la gobernanza.
Al sistematizar todos los flujos de datos y cruzar la información mediante las correlaciones más adecuadas, el ERP ayuda a los gestores a comprender qué hacer, qué y cuándo comprar, a qué proveedores, en qué cantidad y de qué manera.
Esto se debe a que el ERP realiza un seguimiento de los tiempos y métodos de producción, así como de la tendencia de la oferta y la demanda para fomentar un enfoque predictivo incluso a medio plazo. La transparencia de la información incluye procesos, componentes o materias primas necesarias para producir un artículo o prestar un servicio, existencias en almacén, personas y equipos disponibles en la empresa o de proveedores, costos o tiempos de aprovisionamiento y todo lo que constituye el negocio corporativo.
Gestionar los procesos de negocio de forma integrada
De hecho, no fue hasta 1990 que aparecieron en el mercado los primeros ERP verdaderamente interfuncionales. La capacidad de integrar todos los procesos de negocio, como la producción, la distribución, el diseño, los servicios de transporte, así como la contabilidad, la gestión financiera o los recursos humanos, representa un gran avance para la gobernanza.
A partir del segundo milenio, los ERP se han mejorado mediante la introducción de módulos adicionales como: CRM, e-commerce, SCM (Gestión de la cadena de suministro), Planificación avanzada, Inteligencia de Negocios, etc.
También en 2000, los ERP comenzaron a diversificarse para respaldar sectores industriales específicos: automotriz, logística, alimentos y bebidas, comercio minorista, construcción, petróleo y gas, etc. Posteriormente, a partir de la gestión On-Premise, las compañías comenzaron a plantearse un enfoque como servicio, optando por las diversas fórmulas Cloud.
Una interfaz basada en web, intuitiva para todos los usuarios y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo fijo o móvil, hace del “ERP en la nube” una aproximación muy interesante y aún más segura tanto para grandes empresas como para pymes.
¿Qué se entiende por ERP?
La historia de los ERP es la síntesis de esa progresiva informatización de procedimientos y procesos que hoy encuentra su culminación en las tecnologías vinculadas a la Industria 4.0. De hecho, fueron los ERP los que introdujeron eficiencia, velocidad y optimización en las empresas, desencadenando el círculo virtuoso de información, integración e intercambio que inauguró la colaboración a nivel de la cadena de suministro.
Los avances se produjeron en los almacenes ya en los años 1960; de hecho, mantener actualizados los inventarios para controlar el correcto movimiento de las mercancías y racionalizar los stocks había llevado a las empresas a introducir las primeras soluciones de gestión centralizada.
Con los avances en tecnología y potencia informática, los paquetes de software se han mejorado para ayudar en los procesos de fabricación.
Desde la planificación de la gestión de materiales (MRP I) hasta la planificación de toda la gestión de los recursos productivos (MRP II), los MRP han evolucionado a lo largo de los años con todavía una limitación importante: la posibilidad de integrar rápida y funcionalmente también todos los sistemas de gestión ya existentes.
ERP: cómo funciona y para qué sirve
A nivel de sistema, un ERP permite centralizar la recopilación de datos de todas las áreas de la empresa. Una vez sistematizados, los flujos de trabajo se racionalizan y optimizan, favoreciendo una integración virtuosa entre todas las LOB, pero también una nueva eficiencia operativa.
Las ventajas, además de una armonización de procedimientos y una fuerte coordinación de cada proceso, es que gracias a un ERP se pueden eliminar todos los problemas relacionados con la duplicación y desalineación de información.
Disponer de una base de datos compartida, completa y capaz de actualizarse en tiempo real cada vez que un usuario de cualquier departamento y nivel jerárquico realiza una operación dentro del sistema es, de hecho, un gran valor añadido para todas las empresas.
Cómo y por qué ha cambiado el enfoque de gestión
Hasta hace unos años los ERP se centraban principalmente en las actividades administrativas y logísticas de la empresa. La digitalización y la globalización han llevado a las empresas no solo a abrirse y trabajar de forma integrada y extensiva.
El cambio de ritmo es la gestión basada en datos. La cantidad de información introducida en el sistema ha favorecido la gestión integrada de la relación con los empleados y colaboradores (HRM, Gestión de RR.HH.), pero también con los clientes (CRM), la cadena de suministro (SCM) y todos los dispositivos conectados y comunicantes que provienen de la IoT, desde la robótica y todas las máquinas conectadas.
El Big Data y los algoritmos capaces de relacionar los pedidos de los clientes con la capacidad productiva de los departamentos permiten planificar el suministro de materiales y organizar la producción con cada vez mayor precisión, reduciendo desperdicios y errores.
El seguimiento y la trazabilidad que aportan las tecnologías automáticas a las empresas, junto con el desarrollo de un Business Intelligence evolucionado mediante el uso de analíticas cada vez más avanzadas y de una Inteligencia Artificial cada vez más avanzada, aportan nueva inteligencia a las cadenas de suministro. Desde informes oportunos y contextuales hasta análisis de datos multidimensionales, hoy las organizaciones están introduciendo sistemas de autoaprendizaje que desatan una proactividad sin precedentes.
