Pesquera Camanchaca es una de las principales exportadoras de productos marinos del país y, como tal, tiene el desafío de prestar el mejor servicio a sus clientes en los distintos mercados a los cuales exporta. Consciente de la complejidad de manejar el constante flujo de facturas y órdenes de compras, entre otros documentos en papel, la compañía empezó a estudiar el año pasado la opción de terminar con éste y abrirse a una nueva forma de gestión documental. Recientemente, la pesquera optó por las soluciones que le entrega Avision y adquirió una serie de sus scanners, los que se han convertido en una herramienta vital para llevar adelante la tarea de digitalización de sus documentos. Cristián Venegas, Jefe de Proyectos TI de esta compañía, cuenta más detalles sobre dicha experiencia.
Pesquera Camanchaca maneja alrededor de 5.000 facturas de proveedores y cerca de 50 mil documentos relacionados con el proceso de exportación. “Si bien son números menores en comparación a los que tienen en un banco o un supermercado, se trata de una cantidad que de todas maneras es compleja administrar de forma manual”, explica el ejecutivo. Lo que la empresa estaba buscando era un sistema que le permitiera controlar el proceso de administración de la documentación de las exportaciones. “No es la idea que estemos enviando productos y que los documentos lleguen tarde o que sea complicado para los clientes obtener información que en realidad es de ellos. Ahí surgió la alternativa de digitalizar, algo que nos permite llevar un mayor control interno y también prestar un mejor servicio al cliente, ya que al final de un proceso de compra tenemos en una carpeta única todos los documentos que se requieren, por ejemplo, para enviarlos vía correo electrónico o acceder a ellos en la web”, agrega el ejecutivo.
En septiembre de 2006, Pesquera Camanchaca dio los primeros pasos para abrirse a una nueva forma de gestión documental. La primera etapa consistió en analizar algunas de las soluciones que se ofrecían en el mercado, sus valores y además determinar cuáles eran las características que se adecuaban de mejor manera a sus requerimientos. Con todos estos datos en la mesa llegó el momento de las decisiones. Al tener que elegir los equipos necesarios para la digitalización, uno de los ejes de este proceso, se optó por Avision.
El factor Avision
Tres fueron los factores que más pesaron a la hora de seleccionar los equipos Avision dentro de las distintas alternativas que manejaba la compañía. Por un lado, la rapidez de los scanners; por otra, su facilidad de uso y finalmente su tamaño. “Todas estas características de la marca se adaptaban muy bien a nuestras necesidades”, comenta Venegas.
El ejecutivo explica que, hasta el momento, ellos contaban con algunos multifuncionales pero que no satisfacían sus requerimientos ya que sus empleados tenían que estar parándose cada cierto tiempo a hacer algún trabajo en ellos y además programándolos para obtener los documentos que necesitaban. “Buscábamos que la persona tuviera en su escritorio todas las herramientas para interactuar con el sistema de digitalización y no agregarle una carga adicional a la que ya realizaba. En este sentido, para nosotros era muy importante el tamaño, a fin de poder ponerlo en cada puesto de trabajo que lo requiriera”, detalla.
Respecto a la velocidad, el ejecutivo dice que en algún momento pensaron en instalar equipos de cama plana, pero que finalmente desecharon esa alternativa. “En realidad no son muy rápidos y es por eso que empezamos a buscar otras opciones. Además, estaba el hecho de que ocupaban mucho espacio y eso es algo que no nos servía”, expresa.
Pesquera Camanchaca tiene hoy en sus oficinas de Santiago scanners de la serie AV121 y AV122, que se acomodan muy bien a cualquier estación de trabajo y que son capaces de capturar 15 ppm en modo simple y 30 imágenes por minuto en modalidad dúplex.
Junto con estas oficinas ubicadas en la capital, la empresa cuenta con nueve plantas en el país y, tal como comenta Venegas, en el futuro es posible que se concentren en determinar cuáles son sus necesidades y vean si también requieren algunos de estos equipos.
Las ventajas de la digitalización
Para el Jefe de Proyectos TI de Pesquera Camanchaca, la digitalización de documentos trae una serie de ventajas para la compañía. La accesibilidad es la principal de ellas. “Nuestra estructura consiste en la administración central, que está en Santiago, y nueve plantas ubicadas en distintas partes del país. El hecho de tener documentos en forma digital -al menos los que se comparten entre las divisiones, entre las plantas y con los clientes- implica grandes facilidades en su transporte. Uno puede enviar un documento, que es una copia del original, sin utilizar la vía del correo”, detalla.
Asociado a esto destaca el tema de costos, ya que se eliminan todos los gastos asociados a la transferencia de documentos físicos. Pero éste no es el único ahorro porque también disminuye el costo del almacenamiento. “Nosotros acá en Santiago tenemos un lugar para este fin y la verdad es que se puede optar a otros de tamaños más reducidos para mantener estos sistemas digitales”, asegura Venegas.
A todos estos beneficios hay que agregar también el hecho de que la digitalización trae consigo una mayor rapidez y eficiencia en la búsqueda de los documentos que la compañía necesita para llevar a cabo sus operaciones.
