En la era de la información abundan los archivos, imágenes y datos. Pero, ¿de qué sirve tener un cúmulo de contenidos si no tenemos acceso real a ellos? Acceso y usabilidad son los conceptos fundamentales que sustentan el surgimiento de plataformas web de gestión documental, las cuales permiten convertir diversos tipos de documentos digitales en verdaderas fuentes de conocimiento, para cada uno de los miembros de una empresa u organización.
A través de un conjunto de técnicas y procedimientos muy simples, la información se clasifica y estructura en bibliotecas digitales, las cuales junto con maximizar el uso de los recursos, permiten una eficaz administración de los documentos. En un proyecto inmobiliario, por ejemplo, existen una serie de planos arquitectónicos, los cuales a lo largo del período de construcción van generando sucesivas nuevas versiones. Gracias a estas herramientas online de gestión de información, es posible disponer en tiempo real de los contenidos actualizados, evitar confusiones, errores y gastos innecesarios.
Las soluciones de gestión documental de Maxhuber son integrales y globales, ya que cuentan con aplicaciones adaptadas a las necesidades de cada tipo de cliente y proceso. Administración de proyectos, licitaciones, procesos de aprobación de documentos y flujos de trabajo, están entre las más destacadas funcionalidades que han sido desarrolladas para optimizar la gestión a todo nivel en una empresa y, adicionalmente, proteger los contenidos de carácter estratégico.
La eficiencia de una plataforma de gestión documental se complementa con la digitalización de documentos físicos. Este proceso convierte un simple “papel con tinta” en un archivo inteligente, ya que aparte de proporcionar la información contenida, permite realizar diversas gestiones con él y adicionalmente incorporarle metadata (fechas, códigos, referencias, etc.), que enriquece aún más su valor dentro de un flujo documental.
Para procesar el pago de una factura, por ejemplo, ya no es necesario que el documento físico viaje por distintas oficinas, simplemente se digitaliza y, a través de una rutina de workflow, la imagen del archivo pasa por las etapas de aprobación, contabilización y curse a pago, a través de simples validaciones electrónicas.
El procesamiento de los datos de una encuesta, por otro lado, dejó de ser un proceso de meses de arduo trabajo y revisión. Hoy es posible entregar resultados precisos en tan sólo algunas horas, gracias a software de reconocimiento óptico de marcas (OMR) que pueden incorporarse a los equipos de escaneo, de modo que junto con digitalizar la hoja de respuestas, sean leídas las marcas realizadas y se tabulen los resultados en forma automática.
Información resguardada
En una sociedad dominada por la tecnología y la eficiencia en costos, la gestión documental permite administrar información a un costo muy inferior al de la administración con documentos en papel, y a la vez garantiza la preservación indefinida de los contenidos, pues en caso de un siniestro (incendio o terremoto), los datos quedan absolutamente resguardados en sistemas redundantes de almacenamiento. La información contenida en las aplicaciones de Maxhuber se respalda a través de un proceso de “espejado”, en forma automática y simultánea en servidores dedicados. Complementariamente, toda la documentación generada durante el día queda duplicada al final de jornada en un data center de clase mundial.
Sin duda, la mejor herramienta competitiva de una organización es su información y por ello, es fundamental que las empresas realicen el ejercicio estratégico de considerar la migración desde sistemas locales y limitados a plataformas de gestión documental, donde concentren en un repositorio único todo su patrimonio documental para garantizar eficiencia en los procesos internos, seguridad de sus contenidos y disponibilidad a toda hora y desde cualquier lugar.
