Judith Aslan, Consultor de Procesos de GoBPM; Nicolás Arenas, Subgerente Corporativo de Informática de MaxAgro; Jonathan Scott, CEO de GoBPM; Manuel Elgueta, Gerente Corporativo de Planificación y Control de MaxAgro.
Desde 1971, MaxAgro se ha dedicado a la producción y comercialización de carne de cerdo y frutas de alta calidad tanto para el mercado nacional como extranjero. En su constante búsqueda de mejora y optimización de sus procesos, MaxAgro se encontró con la necesidad de estandarizar sus procesos de negocios, un desafío no menor considerando que se trata de una organización integrada de manera vertical.
De acuerdo a Nicolás Arenas, Subgerente Corporativo de Informática de MaxAgro, su unidad tomó la decisión de estandarizar los procesos en todas las áreas que conforman la empresa, desde la producción, las plantas de alimentos hasta la distribución, logística y la venta del producto terminado, y para ello fue necesario construir la arquitectura tecnológica que diera soporte a esta operación.
Así, en el año 2013 MaxAgro encargó a GoBPM el proyecto de estandarización de procesos de las salas de ventas y, posteriormente, la firma decidió proceder con las tres plantas de alimentos que hoy opera. Una opción que se manejó fue aplicar la metodología tradicional de desarrollo de software para las plantas de alimento, pero no se tenía la confianza de que generaría los resultados esperados.
“Esto nos llevó a replantearnos el proyecto y buscar la forma de asegurar que los procesos que buscamos automatizar estén cubiertos y estandarizados, analizamos los proveedores y finalmente tomamos la decisión de ir con GoBPM considerando su trayectoria y el hecho que ya conocía nuestro negocio”, comenta Nicolás Arenas.
Un proyecto de todos
Antes del proyecto, los procesos en las plantas de alimentos funcionaban sin formalidades respecto a qué pasos seguir o quiénes tenían responsabilidades. El llevar a cabo este proyecto significó integrar a todos los colaboradores de las plantas de alimentos en una conversación en la que se definió cuáles debían ser los procedimientos a seguir y la metodología para hacerlo.
“Esta metodología de procesos invita a trabajar en base a un modelo que todos podemos entender y sobre el cual todos podemos conversar, desde los operarios hasta la gerencia. Gracias a esta metodología podemos levantar la información operacional, identificar los KPIs que necesitamos controlar y proveer a la gerencia una visión más integrada de las plantas de alimentos”, añade el ejecutivo.
El proyecto comenzó en diciembre de 2014 y durante todo 2015 el trabajo se enfocó en el levantamiento de los procesos de las tres plantas de alimentos. Se espera que la labor de GoBPM finalice en octubre, cuando se haya integrado toda la automatización de las plantas con las operaciones de despacho de alimentos.
Las mejoras han sido inmediatas, señala Nicolás Arenas, quien menciona el aumento de la eficiencia como uno de los grandes logros que ha traído el proyecto. “El trabajo es mucho más rápido, evitamos digitaciones dobles, trabajos duplicados y eso agiliza la operación”, afirma. El ejecutivo explica que, aunque generalmente los proyectos del área informática se ven como un gasto necesario, este tipo de iniciativas genera tal impacto que el retorno sobre la inversión se visualiza casi al instante. Desde el punto de vista de la estandarización y la entrega de información confiable se genera un efecto directo sobre las pérdidas que son ocasionadas por una mala gestión, lo que representa un sólido argumento para validar este tipo de proyectos.
Por ejemplo, explica que en las salas de ventas de MaxAgro ya no existe diferencia de stock, lo que implica ausencia de pérdidas. Asimismo, en las plantas de alimentos hay un mejor control de los procesos, por lo que al reducirse las mermas disminuyen los costos de producción. Para Manuel Elgueta, Gerente Corporativo de Planificación y Control de MaxAgro, los beneficios del proyecto se pueden resumir en dos grandes áreas: rentabilidad y control. Al hablar de las plantas de alimentos, la mejora en el control se traduce en las ventajas que ofrece tener en línea la información de todo el proceso.
“En la planta podrían no estar usándose las cantidades adecuadas, lo que incide en el producto final y su costo. Al tener toda la información en línea, se puede ajustar en el minuto cualquier desviación, se minimizan los errores y eso impacta positivamente en la rentabilidad”, indica el Gerente.
Un partner de largo aliento
La primera instancia en que MaxAgro implementó un proyecto de mejora de procesos de negocios con GoBPM fue en el año 2013, cuando la empresa detectó diferencias de inventario en las salas de venta. Después del levantamiento de procesos, y en base a una metodología de mejores prácticas, hoy las salas de venta funcionan con procedimientos claros de cómo llevar el inventario, cómo recepcionar los productos y cómo gestionar las ventas.
Hoy la implementación de esta metodología de administración de procesos se está replicando en el área de programación de la producción en las plantas faenadoras, para lo cual MaxAgro también contará con la ayuda de GoBPM.
“Dado que esta es una metodología en la cual describes todo el proceso de negocios a través de flujos, puedes visualizar directamente los cuellos de botella y las ineficiencias y, desde esa base, generar eficiencias. Y esto se puede hacer en cualquier área de la empresa, planificación de la producción e incluso actividades administrativas, pues se trata de cómo lo desarrollas más que solo el objetivo, es decir, del proceso para llegar al resultado”, afirma Manuel Elgueta.
Al pensar en GoBPM, Nicolás Arenas destaca la rapidez con la que los consultores de la firma lograron interiorizarse en los procesos de negocios de MaxAgro, lo que permitió obtener resultados rápidos. “El levantamiento que hicimos en las plantas de alimentos tardó solo un mes, y como referencia de la magnitud de un proyecto como este, un levantamiento tradicional habría demorado meses, al menos”, agrega. “Además resalta el acompañamiento, que es algo que no he visto en otros proveedores. Si bien es cierto en este proyecto usamos una metodología y la replicamos, cada instancia se aborda con una estrategia distinta y en todas esas etapas tuvimos un acompañamiento bastante fuerte”, finaliza el Subgerente.
Ficha de proyecto
•Problemática:En su constante búsqueda de mejora y optimización de sus procesos, MaxAgro se encontró con la necesidad de estandarizar sus procesos de negocios en las diferentes áreas y la construcción de una tecnología única que soportara toda la operación.
•Solución:Desarrollo de una metodología de BPM iterativa e incremental en base a mejores prácticas, que describe todo los procesos de negocios a través de flujos, permitiendo visualizar directamente los cuellos de botella y las ineficiencias.
•Empresa Proveedora:GoBPM es una consultora especialista en proyectos relacionados con la mejora de procesos de negocios, potenciando la alineación estratégica a la operación a través de la aplicación de la Ingeniería de Negocios. Para ello, diseña los modelos de gestión y control de la organización, bajo un enfoque de integración con la estrategia, políticas y otras normativas de gobernanza.
