La Intranet 2.0 y su nuevo perfil colaborativoPor Christian Lazcano, Docente Escuela de Informática y Telecomunicaciones de Duoc UC, sede Plaza Oeste.
Aún existe poco conocimiento de las compañías acerca de la posibilidad de tener acceso a tecnologías y aplicaciones de software para Intranet, que se pueden implementar en forma más económica e incluso libres de costosas licencias, muy eficientes y seguras, y con oportunidades de trabajo colaborativo en tiempo real, así como otra serie de beneficios.
Hoy es difícil señalar cifras exactas sobre uso de Intranet en Chile pero, según algunas publicaciones, extraoficialmente sólo el 43% de los empleados de las empresas usa algún servicio orientado a Intranet en Chile y en Latinoamérica esta cifra no llega a más del 35%.
El problema en la industria chilena y mundial para no aprovechar las virtudes de la Intranet, no es la carencia de tecnologías ni la falta de recursos, sino que otros factores asociados al cambio de paradigma de cómo se aborda el trabajo colaborativo hoy en día en las organizaciones productivas.
En este punto podemos señalar que la Intranet se reinventó a una nueva versión 2.0 mucho más colaborativa y basada en lo social, no obstante, en término generales, la industria chilena aún no se percata de ello y de su potencial.
¿Cómo conquistar al mercado con esta nueva versión de Intranet 2.0?
Creemos que se debe mejorar, por parte de las instituciones de formación técnico profesional y las agrupaciones de desarrollo tecnológico, la calidad de la información orientada a sus beneficios, derribando el mito de que estos recursos Intranet son muy caros y poco eficientes.
La experiencia de usuarios nos señala que habitualmente se enfrentan hoy plataformas internas poco flexibles, poco colaborativas, poco personalizadas y poco potentes o lentas, que se orientan al producto u objeto (documentos, cuentas, estadísticas, estados de procesos) y no a las relaciones de los usuarios y la gestión de la información en una red colaborativa transparente y que permita trabajar en tiempo real con documentos y datos, así como edición online. Esto hace al usuario mirar con mejores ojos aplicaciones externas gratuitas aportadas, por ejemplo, por GoogleDrive, Dropbox, Microsoft 360, además de redes sociales para trabajar colaborativamente, como Facebook.
Existe poco conocimiento de las compañías acerca de la posibilidad de tener acceso a tecnologías y aplicaciones de software para Intranet que se pueden implementar, en forma más económica e incluso libres de costosas licencias, muy eficientes y seguras en aspectos de respaldo de información, con oportunidades de trabajo colaborativo en tiempo real y con bajos costos de infraestructura, almacenamiento y de seguridad asociados a las tecnologías cloud o a la virtualización de aplicaciones a nivel local.
Comunicación más directa y efectiva
Conversaciones y entrevistas con empleadores en los procesos de levantamiento de información de empresas y supervisión de prácticas profesionales de los alumnos de Duoc UC, sede Plaza Oeste, nos dan la siguiente visión:
Desde una perspectiva de usuario-trabajador y de directivos, gerentes de áreas tecnológicas y de recursos administrativos, financieros y de RRHH, se explica que las herramientas web (no Intranet) que hoy existen, ofrecen canales de comunicación con un mayor carácter de social-media, donde los usuarios demandan otro tipo de comunicación más directa y efectiva. Por ejemplo se plantean estudios que apuntan a que el 92% de los trabajadores tiene presencia en social media resolviendo procesos de toma de decisiones por este canal y no por los formales de la empresa (Facebook, Twitter, Linkedin y otros). Esto pone muy compleja la tarea de que una Intranet compita con estas plataformas tan masivas y preferidas.
No obstante la clave sería implementar aplicaciones que consideren la conducta del usuario y potenciar aquellas colaborativas con el sello de redes de colaboración en tiempo real en algunos aspectos.
Ventajas
¿Qué beneficios pueden abordar las nuevas tecnologías asociadas a la Intranet como aplicaciones de redes sociales colaborativas? Revisemos:
1. Generación de un ambiente colaborativo:
• Integración de áreas, regiones y países, en torno a intereses comunes.
• Menos mail y reuniones, y más efectividad.
• Mejor seguimiento de tareas y proyectos.
• Utilización de una comunidad interna con su propio perfil para búsquedas de información, encuestas y gestión de buenas prácticas.
2. Mejora de la comunicación interna:
• Mayor flujo transversal de información y directa P2P.
• Compartir información relevante de su empresa y de la industria, generando identificación y compromiso.
• Potenciar el auto conocimiento de la compañía, favoreciendo el desarrollo de la identidad corporativa.
• Transformar a los usuarios (empleados) en protagonistas activos, lo que aporta visibilidad y reconocimiento entre los pares y menos resistencia al cambio en medidas a corto plazo.
3. Detectar el incentivo de la innovación:
• Se aportan opiniones y mejoras hacia la empresa.
• Implementar buenas prácticas de manera rápida y masiva
• Detectar, reconocer y retener a empleados con potencial.
4. Gestionar el conocimiento:
• Difundir, promover y generar aprendizaje institucional.
• Construir conocimiento corporativo.
• Comunicar conocimientos.
Esta tendencia llegó para quedarse siendo lo más importante potenciar la capacidad de nuestros informáticos para que sean capaces de abordar en forma eficiente la migración a estas nuevas herramientas tecnológicas, logrando una menor resistencia al cambio, que estaría ayudada en gran parte por la versatilidad, facilidad de uso de las aplicaciones y el bajo costo de implementación, administración y mantención de los recursos.
