En la era digital en la que vivimos, la automatización se ha convertido en una parte fundamental de la eficiencia y el crecimiento en las empresas. Tal vez las áreas más importantes, pero menos conocidas en la que ha tenido un impacto significativo es en las operaciones de back office. En el pasado, estas tareas rutinarias y administrativas se realizaban manualmente, consumiendo tiempo y recursos valiosos. Sin embargo, con el avance de la tecnología, la automatización ha revolucionado la forma en que se realizan estas operaciones, optimizando los procesos y permitiendo a las empresas centrarse en tareas de mayor valor estratégico.
La automatización no sólo genera beneficios monetarios, sino que asegura una mejor calidad y consistencia en la entrega del producto o del servicio, y permite proyectar y planificar mejor los recursos.
Los primeros pasos hacia la automatización
Hace menos de 20 años, las empresas comenzaron a utilizar sistemas informáticos básicos para realizar tareas repetitivas, como el procesamiento de datos y la generación de informes. Estos sistemas, aunque básicos en comparación con las soluciones actuales, permitieron una mayor eficiencia en comparación con los métodos manuales.
A medida que la tecnología avanzaba, los sistemas de gestión de bases de datos y los programas de software especializados se convirtieron en herramientas indispensables para automatizar las operaciones de back office. Las empresas comenzaron a aprovechar estas soluciones para gestionar sus inventarios, contabilidad, nóminas y otros procesos administrativos. Esta primera ola de automatización sentó las bases para la transformación digital que vendría después.
Los primeros robots y la mejora de procesos
Con el tiempo, la automatización de las operaciones de back office dio un salto significativo con la introducción de la robótica y la inteligencia artificial (IA). Los robots de software, también conocidos como RPA (Robotic Process Automation), se convirtieron en herramientas poderosas para realizar tareas repetitivas y basadas en reglas con mayor velocidad y precisión que los humanos.
Los RPA de back office pueden realizar una variedad de tareas, como procesar facturas, actualizar registros, enviar correos electrónicos y generar carpetas de clientes, entre varias otras cosas. Estos robots pueden interactuar con sistemas heredados y extraer datos relevantes para llevar a cabo las tareas asignadas.
Un estudio de PwC de 2019 encontró que “pequeñas automatizaciones podían aumentar la productividad de un proceso específico entre un 80-100%”.
Automatización inteligente y colaboración hombre-robot
Pero la búsqueda de eficiencias y de productividad ha llevado a una nueva generación de automatización, la que combina la robótica y la inteligencia artificial con la capacidad de comprensión del lenguaje natural y el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para interactuar y colaborar con los humanos de manera más fluida.
La automatización inteligente permite una mayor colaboración entre los empleados y los RPA de back office. Los empleados pueden asignar tareas a los a los robots, que realizan las tareas rutinarias y liberan a los empleados para trabajar en actividades de mayor valor agregado. Esta colaboración hombrerobot-proceso mejora la productividad y la calidad del trabajo, y permite a las empresas aprovechar al máximo sus recursos humanos y tecnológicos.
Beneficios y desafíos de la automatización de las operaciones de back office
La automatización de las operaciones de back office ha traído consigo una serie de beneficios para las empresas. En primer lugar, la eficiencia mejora significativamente, ya que los procesos automatizados se realizan más rápido y con menos errores que los procesos manuales. Además, la automatización permite una mayor escalabilidad, ya que los RPA pueden manejar grandes volúmenes de trabajo sin problemas y sin la necesidad de contratar personal adicional.
De igual modo, la automatización de las operaciones de back office brinda una mayor visibilidad y control sobre los procesos comerciales. Los informes y paneles de control en tiempo real proporcionan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Asimismo, la reducción de errores y la estandarización de los procesos mejoran la calidad y la consistencia de las operaciones empresariales.
Sin embargo, la automatización de las operaciones de back office también presenta desafíos. La implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de los procesos comerciales. Además, algunos empleados pueden sentirse amenazados por la automatización y pueden requerir capacitación y reasignación de tareas para adaptarse al nuevo entorno. Por último, la seguridad de los datos y la privacidad son aspectos críticos a considerar al automatizar las operaciones de back office.
Futuro de la automatización de las operaciones de back office
A medida que avanzamos hacia el futuro, es evidente que la automatización de las operaciones de back office seguirá evolucionando y transformando la forma en que funcionan las empresas. La inteligencia artificial continuará mejorando, permitiendo que los RPA de back office sean más inteligentes y autónomos en la ejecución de tareas complejas.
Además, la automatización de las operaciones de back office se extenderá a nuevos sectores y funciones empresariales. Áreas como el servicio al cliente, la gestión de inventario y la gestión de relaciones con proveedores también se beneficiarán de la automatización inteligente. Asimismo, la integración de la automatización con otras tecnologías emergentes, como el análisis de datos y la computación en la nube, abrirá nuevas oportunidades para la optimización de los procesos empresariales.
Obviamente la automatización no es la única herramienta para el ajuste de costos, pero es una que colabora transversalmente a lo largo de la organización. Los equipos de backoffice son ampliamente responsables de gran parte de los ahorros en las empresas. El mercado fija un precio de mercado, y son estas áreas las responsables de “lograr” un costo justo para generar margen y lograr sobrevivir.
