La digitalización de documentos es un factor crucial para que las organizaciones sean más competitivas, al contar con flujos de trabajo automatizados y esquemas laborales híbridos eficientes. Sin embargo, una vez que una empresa ha dado el salto al mundo digital es importante establecer mecanismos de orden y clasificación de archivos que permitan alcanzar un adecuado almacenamiento de los datos, pero que también faciliten el acceso a los mismos y eviten así el desorden digital.
Si no tenemos en cuenta este aspecto, al igual que nos pasaría con un escritorio lleno de papeles, tendríamos la información desperdigada en distintos archivos tanto en el desktop como en la nube y perderíamos tiempo de trabajo en buscar documentos e información importante.
Esto no les sucede a las organizaciones que han hecho de la digitalización inteligente su aliada y se encuentran ante el constante reto de lograr que la captura de información no solo sea ágil, sino también precisa y segura, para garantizar que ésta llegue en tiempo y forma a las personas y áreas indicadas.
Una vez avanzado el proceso de digitalizado de la información clave, es importante considerar los siguientes aspectos sobre la clasificación de la misma:
– Establecer un método sencillo para nombrar los archivos y utilizarlo sin excepciones.
– Incluir en el nombre del archivo el año y palabras clave como «factura» o el nombre de algún área de la empresa con la que guarda relación el documento.
– Crear una carpeta por año, o por categoría de documentos.
En este sentido, el uso de escáneres de documentos respaldados por servicios integrales es una herramienta esencial, ya que cuando la digitalización opera dentro de un sistema empresarial con flujos de trabajo que requieren ser automatizados, contar con equipos de última tecnología que incluyen servicios de soporte, se vuelve algo fundamental para garantizar el éxito continuo de la migración al mundo digital.
Al respecto, Sandra Gálvez, Marketing Manager para Latam de Kodak Alaris, señaló: “Sin dudas la automatización se ha convertido en la tecnología que está impulsando la competitividad de las empresas a nuevos niveles, permitiendo que sus colaboradores sean parte de procesos automatizados sin importar su ubicación geográfica. En este sentido, desde la compañía realizamos un constante esfuerzo de innovación para brindar a nuestros clientes la mejor tecnología en materia de digitalización de documentos’.
Implementar tecnología de vanguardia permite que los equipos se conviertan en el punto coyuntural entre flujos de trabajo, archivos basados en papel y sistemas digitales, para que sean los pilares fundamentales que mantienen el orden digital en todos los sectores de las organizaciones.
