La Junaeb (Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas) es un organismo creado en 1964, dependiente del Ministerio de Educación, responsable de administrar los recursos estatales destinados a velar por los niños, niñas y jóvenes chilenos en condición de vulnerabilidad biopsicosocial, para que ingresen, permanezcan y tengan éxito en el Sistema Educativo.
A partir de 1980, la entidad comenzó a externalizar sus programas, incorporando en la gestión de estos a entidades privadas, alianza que ha traído grandes beneficios al país en eficiencia. En 1990, la institución amplió la cobertura del Programa de Alimentación Escolar, reinstaló un Programa de Salud del Estudiante, creó un Programa de Campamentos Juveniles y otro de Vivienda Estudiantil, y ha ido generando distintas becas adaptadas a las necesidades de los estudiantes, tanto de educación secundaria como de educación superior. Hoy, administra 52 iniciativas a través de 26 oficinas provinciales y regionales a lo largo de todo Chile, lo que generó la necesidad primordial de mejorar la comunicación entre todos estos puntos de contacto para generar una coordinación óptima en la entrega de los beneficios a los estudiantes.
“Dado que el país, por sus condiciones geográficas y climáticas, es demasiado extremo, y que la actividad de la institución va desde la zona desértica hasta la Patagonia chilena, pasando por la Isla de Pascua, así como la complejidad de telecomunicaciones que tenemos, era difícil contar con información de manera oportuna”, comenta Franklin Fuentes, Jefe del Departamento de Informática de la Junaeb. “Por eso decidimos buscar en el mercado la mejor solución tecnológica que pudiera resolver esta necesidad y acortar la distancia entre puntos para contar con información en tiempo real y oportuna para tomar decisiones respecto a las actividades que realizamos en cada región”, agrega.
Para potenciar sus actividades, la institución decidió cambiar su plataforma tecnológica en el área de telecomunicaciones y de oportunidad de información. Es por lo que se instalaron 23 terminales de videoconferencia de sala Polycom RealPresence Group 310 y un sistema multipunto Polycom RealPresence Collaboration Server (RMX) 1800, con el soporte de la solución de infraestructura Polycom RealPresence Clariti. Esta tecnología ha jugado un papel fundamental para la institución y ha contribuido al desarrollo de sus programas sociales y educativo, brindando soporte a la estructura organizacional y de experiencia al personal en cada dirección regional.
Procesos de comunicación más eficientes
El sector educativo, como cualquier otra área de actividad, está también inmerso en los procesos de digitalización y de transformación impulsados por la tecnología y por los nuevos modelos y formas de hacer las cosas en un mundo cada vez más digital. Hoy, con los sistemas de videoconferencia Polycom RealPresence Group, Junaeb puede hacer más eficientes sus procesos de comunicación entre las diferentes áreas a nivel regional y nacional. Esta solución es ideal para salas de conferencias y otros entornos de colaboración. La serie Polycom RealPresence Group es el único sistema de videoconferencia basado en estándares abiertos con certificación para Skype for Business y Office 365, lo que facilita la conexión sin necesidad de cambiar la forma de trabajar. La interfaz de Skype resulta familiar de inmediato y ofrece una experiencia intuitiva sin necesidad de formación. Además, dado que Polycom RealPresence Group también está basado en estándares, es muy fácil conectar con los clientes, los socios y otras personas fuera de la empresa.
“Por ello buscamos un recurso que fuera fácil e intuitivo, con el cual pudiéramos conectarnos con otras soluciones de nuestro ecosistema, como es el caso de Office 365 y Skype for Business, en donde Polycom ofrece un buen portafolio de productos nativos para Microsoft”, menciona Franklin Fuentes. “De la misma manera necesitábamos calidad de imagen, sonido y, sobre todo, que tuviéramos la posibilidad de compartir contenido en tiempo real en conjunto con un alto rendimiento”, añade.
Una vez que se integraron las soluciones de video de Polycom al ecosistema de Junaeb, la estrategia no fue solo robustecer las comunicaciones de la institución, lo que obedecía a una transformación tecnológica, sino que “tuviéramos mayor oportunidad de mantener las comunicaciones y coordinar nuestras diferentes iniciativas como organismo público: son 52 programas o beneficios que le llegan directamente a los alumnos”, reitera el ejecutivo y agrega que “la logística que tenemos es muy grande por la complejidad del país, por eso la idea fue tener salas de videoconferencias para que se pueda entregar la información de forma sincronizada”.
Una herramienta muy útil
La posibilidad de contar con una plataforma estable, segura y compatible, con soporte técnico en el país, fácil de instalar y que no ocupe tanto ancho de banda, desde la base técnica, son características que llevaron a Junaeb a adquirir las soluciones de Polycom, que hoy se usan en todas las áreas, pero principalmente en uno de los programas más grandes: el de Alimentación Escolar, que entrega 4 millones de raciones alimenticias cada día a los niños en todo Chile y es el que realiza el mayor número de reuniones de logística, por temas de negocio, licitaciones y operación de servicios. Además, el área de salud entrega los beneficios de atención dental, médica y psicosocial a estudiantes desde el nivel preescolar al último año de secundaria.
“La videoconferencia se ha convertido en una herramienta muy útil y necesaria a nivel interno y externo, ya que también realizamos entrevistas laborales para reclutamiento y selección de personal”, afirma Franklin Fuentes. “También realizamos la coordinación entre regiones del país, lo cual ha sido un logro muy importante a nivel nacional, dándoles oportunidad a todos los funcionarios de Junaeb para que tengan mayor interacción y compartan buenas prácticas para la entrega de los servicios a los usuarios finales: los estudiantes de Chile. Diariamente realizamos cerca de 3 videoconferencias de diferentes temas entre distintos puntos del país”, complementa. La Junaeb tiene localizadas más de 2 millones de personas a las cuales proporcionan diferentes programas con una coordinación oportuna. Gracias a Polycom ahora pueden ofrecer esta comunicación eficaz desde un punto único.
Asimismo, a través de la implementación de la tecnología de Polycom, la institución ha percibido un retorno de inversión creciente reflejado en reducción de costos de viajes y viáticos; sumando a esto que la inversión en los sistemas de Polycom es 30% más barata que los sistemas utilizados anteriormente. Esto en su conjunto tiene como resultado una mayor eficiencia en colaboración, mejor oportunidad en el acceso a la información para la toma de decisiones desde cualquier parte del país y, en definitiva, fortalece la gestión, además de contribuir con la reducción de la huella de carbono.
