En el Departamento de Informática de Laboratorio Ballerina trabajan apenas tres personas. Sin embargo, es ésta una de las áreas donde se apoya uno de los desafíos más importantes de la compañía: alcanzar un crecimiento de sus ventas del orden del 50% en los próximos años. Se trata de una unidad estratégica, que durante el último tiempo se ha enfocado el desarrollo de proyectos que agreguen valor al negocio, a partir de la externalización en manos de expertos.
¿Cómo ha evolucionado el tema TI en Ballerina?
Hace unos diez años la compañía inició el camino hacia la renovación tecnológica, y este departamento pasó de ser un área informática, enfocada a responder requerimientos técnicos, a tener la meta de constituirse en una pieza fundamental dentro de la estrategia del negocio. Antes contábamos con algunos sistemas desarrollados en Unix, pero con un alto nivel de customización y dependencia de desarrollos particulares, que hacían muy difícil el upgrade comercial. Además, teníamos una dependencia de proveedores medianos, que lo que hacían era cumplir con requerimientos tácticos a nivel medio y operativo.
En el 2005 se optó por instalar el ERP SAP Business One, una buena herramienta pero que por su envergadura no se adecuó a las necesidades de la empresa, que en ese tiempo ya superaba los 100 usuarios, con un alto nivel transaccional, mientras que la solución estaba diseñada para un entorno más pequeño. Entonces, el 2007 optamos por migrar a la versión SAP R/3, que tenemos actualmente, con el apoyo de la consultora Crystalis como socio de negocio estratégico para SAP.
La implementación se llevó a cabo en un tiempo récord de tres meses. Luego de esto, lo que hemos hecho ha sido minimizar las customizaciones, tratando de respetar al máximo el estándar de SAP; y definir a la unidad de informática como un área de proyectos, destinada a apoyar el logro de la estrategia del negocio. De esta forma, empezamos a externalizar al máximo todas las labores técnicas, como el manejo de nuestro data center que, junto con la administración base de SAP, los enlaces de comunicaciones y el respaldo de datos, está en manos de Cientec, nuestro proveedor clave en el ámbito de la infraestructura.
¿Cuáles son las principales aplicaciones TIC que mantienen actualmente?
Nuestro ERP es SAP 6.0, con los módulos de finanzas y contraloría, producción, control de calidad para producción, ventas y despacho, además de manejo de bodegas y materiales.
Tenemos también un software legacy que opera sobre Linux y se encarga de la logística y la distribución, posee un alto nivel de customización y mantenemos interfaces entre este sistema y SAP. Asimismo, por el momento tenemos la operación de pagos y remuneraciones sobre Payroll.
Además, hemos externalizado el data center con Cientec, la planta telefónica con Entel y Siemens; y estamos por cerrar un proyecto de gestión de impresión, con lo que buscamos cambiar nuestras actuales impresoras por multifuncionales en red con un servicio de administración y control de costos. Junto con esto, tenemos un software de gestión para la administración de celulares con Movistar, y estamos cambiando los notebooks a mininotebooks HP, que nos permiten mayor movilidad, especialmente para la fuerza de venta, que también dispone de BlackBerry con aplicaciones SAP.
¿Hacia qué objetivos está orientada hoy la incorporación de tecnología?
Lo más importante es apoyar la estrategia del negocio. Actualmente, estamos enfocados en aumentar en un 50% nuestras ventas durante los próximos años, sustentados en el desarrollo de las áreas de producción y comercial. Estamos focalizados, además, en el desarrollo de nuestras exportaciones, todo lo cual depende en buena medida de las herramientas tecnológicas adecuadas que nos permitan ser más eficientes.
¿Qué nuevos proyectos están desarrollando?
Uno de los proyectos más importantes para los próximos años es la implementación del software WMS de logística, que se encargará de manejar todas las operaciones en el centro de distribución y que se integrará con SAP. Esta implementación se realizará en etapas anuales desde el 2009 hasta el 2011.
Adicional a esto, tenemos un proyecto de Business Intelligence con el cual planeamos inicialmente abordar el área de consultas y reportes de ventas y marketing, además de control de gestión, para en una etapa posterior soportar con esta herramienta el proceso de Balanced Scorecard y Costeo ABC.
En términos recientes, culminamos la implementación de SAP en otras compañías del holding y estamos desarrollando un proyecto de facturación electrónica, para lo cual trabajamos con el software Sign@-ture de South Consulting.
En etapa de análisis, estaremos evaluando la alternativa de un CMR para optimizar la relación con nuestros clientes.
¿Qué buscan al elegir un proveedor de tecnología?
Sin duda, evaluamos la relación costo-beneficio, pero no es el único elemento ni el más importante. Buscamos también un proveedor que tenga experiencia y especialización en lo que hace, que cuente con reconocimiento por parte del mercado, respaldo y continuidad, y que nos garantice que será un socio a largo plazo para nosotros. De esta forma, más que una solución puntual, a lo que apuntamos es a obtener un socio de negocios.
En síntesis, ¿cómo ha impactado en su organización el uso de las TIC?
Con las herramientas que hemos implementado pretendemos apoyar la gestión y la toma de decisiones del negocio.
De esta forma, gracias a la tecnología logramos obtener un mayor control en términos de costos y procesos de negocio y un mejor acceso a la información, con datos más confiables.
