Administrar los documentos críticos de una empresa es el gran objetivo de la gestión documental. Trabajar en base a documentos distribuidos, posibles de compartir y asegurar en línea, representa otra de las grandes cualidades de estos nuevos sistemas, cada vez más populares dentro de las compañías.
Planillas de cálculo, presentaciones, documentos de texto y correos electrónicos han representado un verdadero ‘dolor de cabeza’ para el área TI de las empresas que -producto de su crecimiento exponencial- se han visto obligadas a cautelar los activos de información de sus compañías, haciendo al mismo tiempo un uso eficiente de los recursos disponibles. Es justamente, según Carlos Eggers, Gerente de Marketing Business Process Services Xerox Latinoamérica Sur, en este contexto donde los gestores documentales toman relevancia.
Como indica Thomas Ansieta, President and CEO de ReadSoft Latin America, gestión documental es un concepto amplio, que abarca todo el ciclo de vida de los documentos. “Implica el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben, hasta que son eliminados o conservados. En resumen, es la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos y la automatización de los flujos de trabajo”, señala.
Los sistemas de gestión documental soportan, según Juan Pablo De La Barra, Gerente General de SPC Chile, todo lo que se necesita hacer con los documentos: recuperarlos, revisarlos, hacer anotaciones en ellos, distribuirlos o publicarlos en un sitio web. “Además, se integran a la perfección con sistemas ERP, CRM y aplicaciones e-business, para crear un único punto de acceso en línea a la información importante de la firma”, detalla.
Una necesidad creciente
En Estados Unidos, sólo un 25% de las compañías cuenta con una estrategia de gestión de contenidos, mientras otro 25% está pensando en implementar una. De esta información de InfoTrends, se desprende, en opinión de Carlos Eggers, que la historia de la gestión documental recién comienza y que su potencial es inmenso.
Al respecto, la mirada de Gartner Group también es positiva. Según Juan Pablo De La Barra, la consultora internacional anunció que el 2006 el Enterprise Content Management (ECM) fue de US$2.300 millones, con una proyección de crecimiento sostenido del 12% hasta el 2010.
Por su parte, Cristiano da Silva, Gerente General de Datasul, expresa que en una investigación realizada en el año 2006 por la AIIM (Association for Information and Image Management), “un 89% de las empresas cree que el manejo administrativo de las informaciones no estructuradas es muy importante para alcanzar sus objetivos estratégicos, mientras que el 70% piensa que esta relevancia creció en los últimos dos años”.
Según el ejecutivo de Xerox, en Chile se estima que la tasa de adopción de tecnologías y herramientas de content management y document management está cerca de un 8% en el caso de las grandes empresas y en menos de un 5% en las medianas. “Asimismo, creemos que cerca del 20% de las firmas medianas y grandes están estudiando proyectos en este sentido”, precisa.
Más allá de los datos duros, la gestión documental en Chile y en el mundo se ha convertido en una necesidad urgente de administrar debido a la cantidad creciente de documentos. “La gran mayoría de las compañías requiere consultar de forma recurrente a la información archivada. Se hace cada vez más necesario contar con soluciones tecnológicas innovadoras, que ofrezcan ventajas y valor agregado sobre los sistemas manuales convencionales de archivo y almacenamiento de documentos”, señala Thomas Ansieta.
Documentos de negocios
Los documentos son hoy, como explica Mario Martínez, Gerente Comercial de S&A Consultores, mucho más importantes que antes. Ya no sólo se administran documentos en forma centralizada o al interior de las compañías, sino que operan como importantes nexos de negocios, los cuales -además de estar ligados a los procesos- pueden constituir elementos de colaboración con proveedores y clientes. Cada día, según Carlos Eggers, “veremos muchos más documentos dinámicos, como formularios electrónicos o web, integrados a procesos críticos de negocio”.
En este sentido, el Gerente General de Datasul asevera que según informaciones de Gartner Group, hasta el 2011 menos de un 20% de las informaciones utilizadas por las organizaciones para la toma de decisiones estarán estructuradas en bancos de datos tradicionales. “Esto significa que a pesar de todos los esfuerzos en aumentar la productividad de áreas operacionales con el uso de sistemas como ERP, CRM, WMS e BI, en la práctica, cada vez más los principales insumos para las grandes decisiones de las empresas estarán en planillas electrónicas, reportes en texto, presentaciones, videos, e-mails o documentos en papel”, afirma.
Gracias a los actuales sistemas de gestión documental, Mario Martínez asegura que las firmas pueden disponer de documentos clasificados automáticamente, bases de datos de respuestas, búsqueda rápida, publicación en toda la organización y aprobación en línea de los documentos, entre otras ventajas.
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S&A CONSULTORES
A través de determinadas herramientas, los documentos se personalizan de acuerdo a perfiles de usuarios, a los que es posible solicitar confirmación de lectura con distintos niveles de seguridad, según sea el requerimiento.
Rápida localización y consulta de documentos, reducción de riesgos y costos de transporte y almacenamiento de la información, creación de nuevos canales de comunicación para empresas con dispersión geográfica, utilización simultánea por parte de más de un usuario, además del control y seguimiento de la distribución de documentos son, de acuerdo al President and CEO de ReadSoft Latin America, otros de los beneficios claves de estas herramientas.
Las soluciones de manejo documental, que apuntan a eliminar físicamente los papeles y ponerlos en línea, caminan hacia la integración. El desafío está en acercarlas a las aplicaciones de negocios tradicionales, para compartir la información y hacer más eficiente la relación entre los distintos departamentos de una compañía, sus clientes y proveedores.
