Francisco Rivas.
¿Cuál es el rol de la gestión documental en la transformación digital de las empresas?
Existe una componente en la transformación digital que no podemos dejar de lado, que tiene que ver con el capital humano, al cual debemos apoyar y capacitar para generar las grandes transformaciones de las empresas. Sin él no podríamos lograr el crecimiento y los resultados de negocio que se necesitan. En este contexto, creo que es importante definir que las compañías que hoy no tienen una mirada hacia la transformación digital, podrían quedar obsoletas. Muchas han creado su gerencia de transformación digital sin tener absoluta claridad sobre lo que esto significa: algunas piensan que es la digitalización de papeles, otras que hay que transformar todo a procesos digitales. Esto tiene que ver con un conjunto de procesos, a través de los cuales se busca la eficiencia con el objetivo de dar un mejor servicio, ocupando toda la tecnología disponible.
Una de las iniciativas de Digital AG, fue organizar un evento donde expusieron importantes promotores e impulsores de la transformación digital, donde destacaron, John Mancini, Chief Evangelist y Past President AIIM (Association for Information and Image Management), Victoria Hurtado, Gerente de Innovación de Microsystem y yo.
Nuestros objetivos son dar a conocer a nuestros clientes y empresas lo que significa la transformación digital, que tiene que ver con la automatización de todos los procesos de cara a la ciudadanía y al cliente. Un ejemplo exitoso de ello es el proyecto ventanilla única que está impulsando el Gobierno y apunta a que, independientemente de la entidad a la que el ciudadano acuda, la información que requiera esté disponible en cualquier organismo público y se pueda recoger desde cualquier entidad, sin tener que ir ventanilla por ventanilla solicitando cada documentación.
¿Qué implica la gestión de documentos para una empresa?
Si un organismo quiere disponibilizar información a la población, o a determinada área dentro de la entidad o la empresa, ello se logra mediante la digitalización, es decir, escaneando la documentación física y utilizando la que se genera electrónicamente para disponibilizarla. Una empresa de nuestro rubro creó una carpeta de recursos humanos y la validó con la Dirección del Trabajo para que fuera una herramienta digital aprobada de manera oficial. El proceso de digitalización de la información debe hacerse cargo de la historia y de lo nuevo, y esta premisa aplica para información pública, fichas clínicas médicas y todo tipo de información que, hasta antes de este proceso, eran activos físicos.
¿Y qué hago con la documentación física? En el caso de la carpeta de recursos humanos, el activo físico se digitaliza y es el mismo trabajador el que aprueba la información consignada en su expediente, y luego se valida con una firma digital simple. De esta manera, es posible incluso eliminar los archivos físicos previos y, a partir de esto, ir generando documentación exclusivamente en formato electrónico.
¿Hay interés en desarrollar este tipo de proyectos?
Existe interés, pero a veces las empresas ven un costo asociado a las horas/hombre por tener a una persona escaneando, o contratar un proceso de digitalización masiva. Esto les hace difícil la toma de decisión para desarrollar este tipo de proyectos.
De todas formas, el proceso de pasar lo histórico a lo moderno debe ser una obligación. Tiene que ser realizado de manera correcta y estructurada, mediante distintas iniciativas que permitan automatizar y hacer más eficientes sus procesos, de otra manera la empresa se podría quedar con una serie de archivos digitales que no sabría cómo leer ni dónde buscar.
¿Es la legislación una forma de potenciar la gestión documental?
La legislación debe pensarse como una forma de permitir, y no obligar, que se faciliten los procesos electrónicos. Hoy día, si alguien quiere firmar un documento, la legislación tiene que permitir ciertos mecanismos para que se firme de determinada forma y que sea válido y no repudiable. Sin una legislación que promueva el uso, por ejemplo, de la firma electrónica simple, será muy difícil que estos procesos se masifiquen.
En la sociedad todavía hay cierta desconfianza de los procesos de firma electrónica. Por ejemplo, actualmente cuando una persona contrata un plan en una compañía telefónica, la firma es mediante huella dactilar. Si eso es válido o no, es una materia que aún no está 100% regulada, por lo que las empresas que están emitiendo firmas de ese estilo están corriendo ciertos riesgos asociados a la robustez del proceso de generar una firma electrónica, que podría ser eventualmente cuestionado.
¿Qué nuevos retos y oportunidades trae el tener mucha información en formato digital?
El contar con mucha o poca información es irrelevante, si no tenemos cómo explotarla, pues a mi entender todo tiende a ser digital y en poco tiempo no existirá la información en formato físico. Por ejemplo, en el caso de las clínicas, tienen toda la información en formato electrónico, y al final al paciente le entregan la documentación impresa porque no existen las integraciones con compañías de seguro, farmacias o existen desconfianzas.
Lo importante de tener todo digitalizado es el contenido que hay en esa información digital. Y aquí aparecen los datos como información valiosa que permite entender el contenido de lo que se tiene.
A raíz de esto, habrá una proliferación y uso masivo de la información de las empresas (datos), una de las grandes riquezas de la gestión documental.
Gracias a este manejo de los datos será posible entender muy bien a nuestros clientes, su consumo y todos sus hábitos de una forma súper eficiente, lo que llevará a que las ofertas que nos hagan serán mucho más cercanas a nuestras necesidades.
Tecnologías como IA o Machine Learning, ¿ayudan a enriquecer el uso de los datos?
Machine Learning y la Inteligencia Artificial están hechos para entender mejor a nuestros clientes y procesos, pensando en que es necesario mirar tanto el ambiente interno como externo. Este tipo de iniciativas ya existe, y apunta a mejorar y a hacer más eficientes los procesos internos y de cara a los clientes. Este es un camino que de todas maneras se masificará a corto plazo, pues ya está siendo realidad.
Uno de los usos más relevantes que podremos ver en el corto plazo tiene que ver con la medicina preventiva; por ejemplo, en salud aplicaremos Machine Learning, que es una rama de la Inteligencia Artificial. El uso de algoritmos de Machine Learning en sistemas de diagnóstico y analítica puede llevar a importantes mejoras en la predicción de enfermedades. Eso sí, para poder funcionar adecuadamente, necesita buena información y muchos datos. Otro ejemplo es Waze, que usa Inteligencia Artificial para mirar, a través de base de datos, cómo se va moviendo el tráfico en tiempo real, y va recomendando las mejores rutas. Empezaremos a ver cuándo una clínica no está alcanzando los números que espera, y buscará mecanismos de análisis de cómo promoverla o cómo gestionar mejor su cobranza y podrá hacer análisis de a quién hay que cobrarle y de qué forma. Veremos que los procesos se van a eficientar, como es el caso de una pesquera que, haciendo análisis del mapa satelital, logró bajar la frecuencia de la salida de los barcos porque ahora sabe cómo se mueven ciertas variables.
