Desde el lanzamiento del modelo de Factura Electrónica por parte del SII en Septiembre del 2003, se ha desarrollado con mucha fuerza la idea de que mas allá de los ahorros de costos directos que la adopción de este sistema conlleva, existe una interesante gama de beneficios en las perspectivas de la optimización de procesos y de la extensión de la e-factura hacia otros modelos de documentos y de negocios electrónicos.
En efecto, la adopción de este modelo facilita su extrapolación hacia otras funciones y documentos ta-les como la gestión electrónica de contratos, órdenes de compra, correspondencia y, en general, de toda la documentación que ingresa o egresa de una empresa o estamento público.
Más aún, considerando que todo proceso o función de negocios está representada por documentos, los cuales siguen determinados circuitos o flujos de trabajo entre las distintas áreas de una organización, el modelo de Factura Electrónica (y en general todo modelo o sistema de gestión de documentos electrónicos) derivará, de forma muy natural, en la optimi-zación de los procesos o flujos de trabajo. Esto, ya que las complicaciones propias de operar con papeles, tales como su traslado y almacenamiento, serán factores superados gracias a su tratamiento electrónico, lo cual abrirá importantes espacios para repensar los procesos y el como éstos se llevan a cabo.Para aprovechar todo el potencial de dichos espacios se requerirán soluciones informáticas que, más allá de una eficiente gestión de los documentos, también permitan una fácil definición de los procesos de negocios y una eficiente administración de los diferentes flujos de trabajo.
Del mismo modo, tendrá mucha importancia el que dichas soluciones cuenten también con capacidades para firmar digitalmente los documentos que estén siendo operados y con herramientas que faciliten la redefinición de los procesos, a fin de responder oportunamente a los cambios que las reglas del negocio puedan experimentar. A este tipo de soluciones se les conoce con el nombre de Business Process Manage-ment o BPM (Gestión de Procesos de Negocios).
Hoy ya son muchas las empresas y servicios públicos que, utilizando diferentes denominaciones, están abordando proyectos de optimización de sus procesos de negocios y de digitalización de su documentación. Las siguientes son algunas de las denominaciones mas comúnmente utilizadas para referirse a este tipo de proyectos: Sistema de Seguimiento y Control de Trámites, Sistema de Gestión Electrónica de Correspondencia, Sistema de Administración Documental o simplemente Sistema Workflow, entre muchas otras.
E-factura: ‘killer applications’
A mediados de los 90’, la literatura especializada en los ámbitos de la nueva economía introdujo el concepto de ´killer applications’ para referirse a aquellas iniciativas innovadoras capaces de explotar las Tecnologías de Información y Comunicaciones emergentes para sustituir o transformar prácticas y procesos susceptibles de ser me-jorados según la óptica de los nuevos paradigmas.
El modelo de Factura Electrónica es, sin duda, un claro ejemplo de este tipo de aplicaciones, por cuanto permite a un gran número de organizaciones experimentar de forma muy concreta una nueva modalidad de operar y hacer frente a sus quehaceres, utilizando tecnologías de vanguardia para reemplazar el flujo de documentos físicos por electrónicos. Y es así como este modelo de Documentos Tributarios Electrónicos, im-pulsado, regulado y respaldado por uno de los servicios públicos con ma-yor trayectoria en Chile en el terreno de las iniciativas de gobierno electrónico, podría convertirse en un significativo avance hacia la ‘despape-lización’ y la optimización de los pro-cesos de negocios de las empresas y de los distintos organismos públicos del país. Esto facilitará la evolución desde una actualidad intensa en el uso de papel hacia un escenario futuro basado principalmente en documentación electrónica.
Junio de 2005
