Creada por EXE Ingeniería, EXE Oficina de Partes es una solución que partió a principios de 2008 con un proyecto desarrollado en Gendarmería de Chile. Entre sus mayores beneficios se cuenta la posibilidad de controlar documentos en papel y generar documentación electrónica, además de abordar un aspecto vital para el Estado como es la transparencia, ya que incluye un repositorio capaz de desplegar la información de forma abierta y clara. Antonio Villalobos, Gerente General de EXE Ingeniería, comenta más detalles de esta aplicación.
¿En qué consiste la herramienta EXE Oficina de Partes?
Esta solución vertical forma parte de la plataforma EXEDOC, un sistema flexible y seguro que permite modelar, automatizar y gestionar el ciclo de vida de los documentos dentro de una organización. EXE Oficina de Partes posibilita parametrizar las reglas de negocios de EXEDOC en una oficina pública, a fin de cumplir diferentes Decretos Supremos relacionados con documentación electrónica e interoperabilidad, y sobre confidencialidad y seguridad. Su objetivo es apoyar el cumplimiento del quehacer institucional a través de la conservación y difusión del acervo documental, que constituye la memoria de las organizaciones, con el fin de incrementar sus niveles de desarrollo y eficacia. El sistema cuenta con un promedio de instalación de tres meses y capacidad de manejo de altos volúmenes de documentos y usuarios.
¿Cuáles son sus principales capacidades y beneficios?
Permite ordenar y gestionar de manera eficiente el flujo documental y establecer un único punto de contacto, ya sea con el usuario final o con otras instituciones. También ahorra papeles y tiempo, junto a lo cual destaca la posibilidad de evitar la pérdida constante de documentos. Otro aspecto relevante tiene que ver con la transparencia que entrega, ya que el repositorio documental integrado se encuentra listo para ser utilizado a través de un portal web, con el objeto de que cualquier ciudadano pueda consultar sobre su documento y llegar rápidamente a él. Por otra parte, los usuarios internos logran una mejor asignación de sus cargas de trabajo, mientras que provee mayor prolijidad y rapidez en el manejo de la información a los usuarios externos.
¿Puede ser implementada en el ámbito privado?
Esta solución puede ser desarrollada tanto en el sector público como privado. Nuestra empresa se ha orientado al primero, principalmente por un tema comercial. El Estado tiene como eje fundamental generar interoperabilidad entre diferentes servicios públicos, pero además muchos de esos trámites tienen relación directa con empresas privadas. En el sector público se busca agregar valor especialmente respecto al tema de la legalidad de la firma digital, mientras que el sector privado pretende lograr un manejo documental con mayor eficiencia.
¿Qué tipos de desafíos enfrenta la solución?
Entendiendo las necesidades del mercado, debemos plantear esta solución como un servicio personalizado, utilizando un data center con una aplicación propia, pero que esté montado sobre una base única. También hemos debido enfrentar el cambio cultural al cual se someten los usuarios, los cuales utilizan Microsoft Word en la generación y modificación de sus documentos. Por lo tanto, analizamos y adaptamos el sistema y la elaboración de los procesos a la manera en que están acostumbrados a ejecutar sus tareas, evitando una implementación invasiva. Y ya hemos trabajado exitosamente con clientes como la Contraloría General de la República, Gendarmería, Subdere, Minvu y MOP Concesiones, además de AFP Habitat, Previred, Anam y Provida en el ámbito privado.
