Casa de Moneda de Chile implementó EMC Documentum con el objetivo de digitalizar todos sus archivos y documentos. El propósito del proyecto -derivado de la ley Nº 19.799 (firma electrónica avanzada) y los Decretos Supremos Nº 77, Nº 81 y N º83- fue generar los documentos del organismo en formato XML, asegurar la disponibilidad de la información y el acceso a ella en tiempos acordes a las posibilidades tecnológicas, y reducir recursos como insumos de oficina y lugares para almacenaje.
Así se logró la centralización de la documentación y la seguridad de mantener siempre la última versión de cada archivo, conservando el registro preciso de sus cambios; además de permitir el control de acceso a la información de acuerdo con los privilegios otorgados previamente a los distintos usuarios.
Según Aldo Araya, Especialista de Soluciones EMC Documentum, la aplicación le permitirá a Casa de Moneda agilizar sus procesos en forma eficiente, al tiempo que le dará lugar a adaptar los procesos documentales de forma rápida y flexible de acuerdo a sus necesidades, sin requerir de desarrollo y con una herramienta fácil de configurar y de utilizar por los usuarios.
Por su parte Raúl Galleguillos, Gerente de Planificación y Control de Gestión e Informática de Casa de Moneda S.A, subrayó que en los aspectos internos, la migración a Documentum ha estado dentro de sus expectativas pues contó con la capacitación adecuada para los usuarios y la confianza de las autoridades.
Galleguillos agregó que los beneficios se percibieron en el corto plazo, principalmente en aspectos de seguridad y trazabilidad. Ello, porque antes la documentación era muy desconocida pues no había monitoreo de la cadena; mientras que ahora existe respaldo y seguridad en todo el proceso. Esto se ve potenciado con la introducción de la firma digital avanzada y workflow como parte del proceso, lo que permite un flujo de trabajo 100% electrónico hasta la firma del Director.
La gestión documental en la Casa de Moneda de Chile, entidad responsable de acuñar las monedas en Chile desde 1743, se realiza sobre los documentos oficiales que circulan por la Oficina de Partes: oficios y resoluciones, además de la digitalización y distribución electrónica de la documentación recepcionada en su Oficina de Partes. Ello permite conseguir menores tiempos de respuesta y mayor fiabilidad en el proceso y distribución de la correspondencia, la que asciende a unos 3.000 documentos anuales.
