¿Qué condiciones se deben cumplir para tomar la decisión de implementar un nuevo ERP? ¿Qué retos plantea este proceso? A continuación, revisamos estos aspectos.
La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) supone un gran salto para una organización en cuanto a la disponibilidad y concentración de la información, así como en su avance en términos tecnológicos. Adoptar e implantar un ERP constituirá la columna vertebral en la gestión de la información de la empresa y se convertirá en el “core” del funcionamiento de la organización, adquiriendo así un gran protagonismo en todas las decisiones que se puedan tomar.
La implementación de un ERP, entonces, ¿es la gran solución para una empresa en la gestión de la información y de sus procesos? La respuesta es “sí” y “no”, tornándose un tanto ambigua.
Respondiendo a la afirmación, sería sí en el caso de que la implementación del ERP quede bien realizada, acorde con los procesos y necesidades de la firma, facilitando y agilizando la operación, con un adecuado registro de los datos y una buena cantidad de beneficios y posibilidades, que permitan que la compañía mantenga niveles adecuados de proceso, actividades y, sobre todo, de información. En tanto, el argumento de una respuesta negativa tiene directa relación cuando ocurre en forma opuesta a todos los beneficios indicados o, al menos, en su gran mayoría.
Sin considerar aspectos de la selección de un ERP, ¿qué condiciones se deben cumplir para tomar esta decisión? ¿Qué retos o estado de la empresa me propone la implementación de un ERP?
1) Definición o existencia de un plan informático
Un plan informático en sintonía con los objetivos organizacionales es importante a la hora de establecer el crecimiento tecnológico de una empresa. Este proveerá las directrices necesarias para la decisión de implementación de un ERP y su alcance, ya que brinda la información necesaria para esta decisión. Es clave sumar el conocimiento de las actuales herramientas y su grado de integración con otras; además de considerar el estado de la empresa y sus proyecciones de crecimiento para definir el escalamiento vertical y horizontal futuro del ERP elegido.
2) Asumir una fuerte inversión
La implementación de un ERP supone una inversión fuerte y no solo económica: costo, implementación, capacitación, personal técnico, nueva tecnología, mantención y operación, seguridad, y otros aspectos necesarios que surgen con la tecnologización.
3) Estado de salud de los procesos
Este es un aspecto relevante que hace necesario que la empresa tenga sus procesos de trabajo consistentes, bien definidos, en revisión constante y en mejora continua y conocidos por los trabajadores, evitando al máximo la duplicidad de información y la dependencia de registro físico de la documentación. Estos procesos deben estar preparados para cambios o ajustes, según los objetivos organizacionales para el futuro cercano.
4) La organización está preparada para el cambio
La decisión de implantar un ERP, ¿es conocida por los usuarios finales? Este aspecto toma un rol relevante a la hora de la implementación. No basta con una decisión cupular, sino que es necesario incorporar la opinión de los usuarios. Para este tema se requiere ejercer gestión del cambio, que permitirá tener como “socios” a los trabajadores en las decisiones, para que sean cómplices en la implementación y posterior uso, lo que permitirá eventualmente realizar las mejoras necesarias a los procesos, más aún si es un primer acercamiento a la tecnologización de la empresa.
