¿Pierde una parte importante de su tiempo buscando o consiguiendo documentos que otros guardaron? Si es un archivo que varias personas modificaron, ¿debe destinar varios minutos en comprobar que efectivamente está abriendo la versión final? Si ese tiempo malgastado se multiplica por los 365 días del año y por todos los empleados de la empresa, las pérdidas pueden ser más que significativas. Xerox DocuShare es una solución web de gestión de contenidos que permite reducir hasta en un 80% el tiempo que se necesita para encontrar información vital y lo mejor, a un bajo costo. Al respecto, conversamos con César Orrego, Gerente de soluciones de Xerox, quien nos comentó detalles de esta plataforma.
¿Cómo asegura DocuShare un fácil acceso a los documentos?
En primer lugar, hay que decir que DocuShare es una plataforma de software, esto quiere decir que lo único que necesitan las empresas para conectarse es saber usar el browser. Asimismo, permite incorporar en las organizaciones el concepto de gestión documental de manera fácil y rápida, debido a que la herramienta es muy intuitiva.
DocuShare da a los usuarios la posibilidad de capturar, gestionar y compartir una amplia gama de contenidos (papel o digital) y tiene funcionalidades muy útiles para las compañías a la hora de asegurar el fácil acceso, como opciones de búsqueda ultra rápidas (por palabra o avanzada) y una fácil integración con el Outlook.
Este sistema es muy bueno para trabajos de tipo colaborativo donde todos aportan a un proyecto y los otros involucrados deben estar permanentemente enterados de los cambios realizados. Además, posee un completo sistema de control de versiones que tiene siempre identificada la última actualización del documento.
Todo esto impacta en la eficiencia y la productividad con un rápido retorno de la inversión. Se reducen los costos operativos y facilita el cumplimiento de los objetivos de sustentabilidad mediante la reducción de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminación de residuos, ahorro en energía y transporte.
¿Cómo ayuda a resguardar la seguridad y confidencialidad de los documentos?
Una de las principales funcionalidades es la gestión de aprobaciones para los documentos. DocuShare los envía automáticamente a cada uno de los interesados para que hagan sus cambios antes de guardar la versión final.
Por otra parte, hay un tema de control de accesos que es muy relevante a la hora de resguardar la confidencialidad de los documentos. Según lo que se le haya ordenado, DocuShare determina quiénes pueden leer o modificar los documentos y, además, el sistema registra todos los movimientos, por lo que se puede saber inmediatamente si una persona accedió a una determinada información.
¿Para qué empresas está diseñado DocuShare?
DocuShare está facultado para ser la plataforma de gestión documental de todo tipo de compañías, dada su escalabilidad, y lo mejor de este sistema es que es altamente personalizable y flexible, por lo que se pueden usar las funciones más básicas o ir activando algunas más complejas; o ir agregando usuarios progresivamente, por lo que sirve para empresas de todos los tamaños y rubros. Además, es una opción muy accesible tanto en precio como también en sus distintas funcionalidades. Este sistema está actualmente implementado en retail, compañías de seguros, firmas de seguridad y universidades, entre muchas otras.
Es importante destacar que la rápida implementación y sencillez en el uso son los elementos que diferencian este producto de otros que hay en el mercado, ya que es de muy fácil adopción por parte de los usuarios y se internaliza rápidamente como parte de la cultura de trabajo en cualquier proceso de negocios intensivo en el uso de documentos.
