Aunque un poco más lenta de lo esperado, la llegada de los documentos electrónicos le está cambiando la cara a las empresas chilenas. Las corporaciones y Pymes que los utilizan están aprovechando la rapidez, eficiencia y agilidad que les proveen, mejorando su operación y resultados, superando con creces sus expectativas iniciales. Los proveedores de estas soluciones aseguran que este 2013 será un año clave para comenzar el proceso de masificación de los documentos electrónicos. El mercado lo requiere, los consumidores están cambiando y ya lo exigen, y las empresas los necesitan para dar un paso adelante en automatización y eficiencia.
Iniciativas más enérgicas por parte del Gobierno, junto con mayores incentivos, son dos razones que explican el tímido crecimiento experimentado por los documentos electrónicos a nivel de las empresas de nuestro país. Así lo indica Sergio Bustamante, Gerente de Desarrollo de Negocios de Signature South Consulting, a quien llama profundamente la atención que países como Brasil, que hace algunos años miraba con admiración el desarrollo de la factura electrónica en Chile, hoy nos saque ventaja con una ley que hace obligatorio su uso y que le ha permitido disminuir considerablemente la evasión tributaria. “Afortunadamente, en Chile la obligatoriedad ya es inminente; lo que será un empujón importante para el uso de los demás documentos electrónicos, además de la factura”, explica.
Muchas compañías recién están dando sus primeros pasos en manejo documental. Como señala Lilian Morales, Ingeniero de Gestión Comercial Senior de Sinacofi, “empresas como instituciones bancarias, que deben firmar y trabajar con una gran cantidad de documentos, hace muy poco comenzaron a plantearse la pregunta de qué hacer para administrarlos y gestionarlos con eficiencia”.
En opinión de Alfredo Guardiola, Gerente General de Paperless, el temor y la desconfianza de entregar toda su información comercial a una plataforma electrónica conectada con el Servicio de Impuestos Internos (SII), también actúa como un freno a la masificación de los documentos electrónicos. Willy Montenegro, Key Account Manager de NetSec, coincide con esta opinión. “Sentirse expuesto ante el ente fiscalizador, influye en la decisión de implementar o no esta tecnología”, indica.
A esto se suma la falta de conocimiento que las empresas tienen respecto a los beneficios y los costos que implica poner a funcionar uno de estos sistemas dentro de su organización.De ahí el llamado de Ricardo Navarro, Gerente General de TOC, “a desarrollar productos más masivos para las Pymes, y darlos a conocer”.
Menos papeles, más digitalización
Hace diez años, las empresas más visionarias comenzaron a hablar de “la oficina sin papeles”. César Orrego, DTPS Business Manager de Xerox de Chile, sostiene que una década después, los expertos son más mesurados y proyectan una tendencia a utilizarlos menos, pero que no los elimina del todo. “Esto porque el papel tiene una serie de ventajas que el usuario valora, por lo tanto, se está promoviendo su menor uso, prescindiendo de él en algunos procesos y automatizando por completos otros”, agregó.
A pesar de que legalmente en Chile no existen impedimentos técnicos para dejar de usar papeles, culturalmente los documentos se siguen requiriendo en forma física. Y ésa es, a juicio del profesional de NetSec, una razón de peso, aun cuando el costo en el país en papelería es inmenso. Según el ejecutivo de Paperless, “no cabe duda de que la cultura de las empresas, muy ligada a las costumbres y hábitos de las personas, constituye el principal umbral y barrera a traspasar”.
Todavía, un gran número de personas imprimen los documentos electrónicos que reciben, sólo con el objetivo de tenerlos sobre su escritorio, a la vista. Es lo que observa Pedro Muñoz, Gerente Comercial de Azurian, cuando están trabajando en la implementación de sus sistemas en empresas. “Nos damos cuenta de esto cuando estamos con nuestros clientes y les explicamos las ventajas del manejo de documentos electrónicos v/s los documentos físicos. Se puede implementar tecnología y pasar del papel al manejo documental electrónico, pero el desafío cultural es grande”, comenta.
Proveedores especialistas en software, como BSoft, señalan que para mover a las empresas hacia la digitalización de sus operaciones, el primer paso pueden darlo los mismos fabricantes de tecnología. “Nosotros, que llevamos 20 años desarrollando software administrativos -ERP- vimos que era posible, fácilmente, automatizar los comprobantes de contabilidad. Con eso, hoy logramos que se generen archivos PDFs automáticos y que nuestros clientes usen menos papeles, porque todo está en sus sistemas. La tecnología está, lo que falta es explicarle a las empresas que operar electrónicamente es más fácil de lo que parece”, indica Javier Rengifo, Gerente General de BSoft.
Documentos electrónicos para todos
A pesar de la lentitud con que algunos segmentos han incorporado los documentos electrónicos a sus operaciones, Pablo Izquierdo, Gerente General de Acepta.com, asegura que Chile es considerado como un país pionero en esta materia. Su opinión está basada en más de una década de experiencia en este mercado, donde además de factura electrónica, ha estado detrás del avance del bono electrónico y las pólizas de seguro electrónicas.
A su juicio, lo que retrasó la velocidad de implementación de estos sistemas fue la presión legal infundada porque todos los documentos electrónicos contaran con firma electrónica avanzada, y que ésta fuera hecha a través del sistema de token. “Afortunadamente, los mecanismos de firma bioelectrónica y móvil harán despegar los documentos electrónicos. Hemos dado pasos muy grandes y estamos ‘ad portas’ de grandes hitos, porque si bien la gran revolución informática del mundo vino con la llegada de los ERP, que eliminaron los papeles dentro de la empresa; la segunda revolución tecnológica está por venir, y es la de eliminar el uso de los papeles entre empresas e instituciones”, argumenta.
El desconocimiento es otro factor que juega en contra del rápido avance de esa tecnología. En opinión del ejecutivo de Signature, el gran universo de los contribuyentes son Pymes que no necesariamente están conscientes de las ventajas de estos sistemas. “Sería interesante hacerlas conocidas, de manera que las medianas y pequeñas empresas supieran que al implementar la factura electrónica podrían -por ejemplo- acceder a mejores oportunidades de financiamiento”.
Franci Ureta, Jefe Comercial de Sinacofi, señala que “de esta manera, la Pyme, que conforma el 80% de las empresas, podría verse muy beneficiada”. Pero para lograr que eso se concrete, Ricardo Egli, Jefe de Producto de Servicios TI de la Gerencia de Marketing Empresas de Telefónica, asegura que es necesario llegar al cliente de una manera sencilla. “Ese es el puntapié inicial que requerimos para que esto tome vuelo”, afirma.
Crecimiento y eficiencia
Aunque los documentos electrónicos como la factura electrónica y el bono electrónico tuvieron en su origen un sentido regulatorio, las compañías ven numerosos beneficios en relación a su administración y en cuanto a la reducción de costos, y los usuarios y clientes lo exigen por la comodidad y rapidez que les proporcionan.
Asimismo, poco a poco, las Pymes están comenzando a entender las ventajas que tiene la implementación de soluciones de documentos electrónicos. “Están percibiendo los beneficios de operar más rápidamente, de no tener que imprimir y que los tiempos invertidos en trámites disminuyan. La masificación del uso de smartphones, por ejemplo, contribuye a asentar la idea que trabajar de manera electrónica es más eficiente”, opina Carlos Morgado, Gerente General de M&G Consultores.
Definitivamente, a juicio de Excequiel Matamala, Gerente de Operaciones Nacionales de Consist, las empresas que introducen Tecnologías de Información en su quehacer diario obtienen mejores resultados que las que no lo hacen. “Partiendo de esa premisa, y aplicándola a lo que tiene que ver con documentos digitales, hay muchos beneficios que pueden ser tangibles para las firmas. Experiencias tan básicas como que al hablar de factura electrónica es posible timbrarlas sin tener que moverse del escritorio ingresando al portal del SII, puede ser decidor para las compañías. Hay muchas iniciativas tecnológicas disponibles para ser utilizadas y el obstáculo que hay que traspasar es el de la costumbre, de la cultura”, añade.
Para el ejecutivo de BSoft, no cabe duda de que la implementación de factura electrónica, entre otras ventajas, reduce los costos. “Sólo por concepto de ahorro de boletas, una empresa que genera 15 mil boletas al mes y 180 mil al año, en un año o en un año y medio puede recuperar la inversión en un sistema. Ante una ecuación así, cuando el ahorro es tangible, el empresario dice que sí”, asegura.
Además de los beneficios económicos, la tecnología de documentos electrónicos es un factor habilitante muy significativo para agilizar las operaciones y obtener más eficiencia en el trabajo. “Cuando las Pymes logran visualizar que estos sistemas son un factor que los habilita para hacer crecer su negocio, los implementan. Los documentos electrónicos son un motor de crecimiento, que puede ayudar a que muchas empresas que están en un estado fundacional, se muevan a un nivel más avanzado”, añade el ejecutivo de Consist.
Sergio Bustamante, SIGNATURE SOUTH CONSULTING. Lilian Morales, SINACOFI. Alfredo Guardiola, PAPERLESS. Willy Montenegro, NETSEC. Ricardo Navarro, TOC. César Orrego, XEROX. Pedro Muñoz, AZURIAN. Javier Rengifo, BSOFT. Pablo Izquierdo, ACEPTA.COM Franci Ureta, SINACOFI. Ricardo Egli, TELEFONICA EMPRESAS. Carlos Morgado, M&G CONSULTORES. Exequiel Matamala, CONSIST Héctor Parra, DBNET.
