Una de las aristas clave de este contexto tiene que ver con la digitalización de documentos, la cual hoy en día se ha convertido en un objetivo transversal, llegando a ser declarado como parte fundamental de las estrategias de empresas, organizaciones y el Estado. Pero ¿cuál es el real alcance de la digitalización en este ámbito?
Avanzar hacia una estrategia cero papel es un punto de quiebre para la eficiencia de cualquier proceso y una respuesta a una necesidad de ir más rápido, avanzar en competitividad y dejar atrás labores manuales asociadas a un sinfín de requisitos administrativos; además de exigencias normativas impuestas por un entorno regulatorio cambiante y complejo como el actual.
Si bien son los entornos corporativos los más involucrados a la hora de abordar estos desafíos, la realidad de la Región ha dejado de manifiesto el esfuerzo importante de los gobiernos y organismos públicos en pro de normar modelos que aseguren interoperabilidad, intercambio y, en general, estándares para documentación digital.
En Chile entidades como el Servicio de Impuestos Internos, el Ministerio de Economía, la Comisión para el Mercado Financiero e incluso la Dirección del Trabajo han establecido regulaciones que impulsan la iniciativa cero papel como un eje central de la eficiencia. Tal es el caso de la factura electrónica, reportabilidad XBRL, documentos laborales y la misma firma digital, modelos que han avanzado con fuerza y en sintonía con los desafíos actuales.
Algunos impulsores
Si bien desde hace décadas existe la posibilidad de reemplazar documentos físicos por documentos digitales, la propagación del Covid-19 puso en evidencia la necesidad de adoptar procesos digitales como estrategia clave para mantener la competitividad en industrias de los rubros más diversos. Ya nadie estaba exento y quienes llevaban un camino recorrido fueron los primeros en adaptarse a los nuevos escenarios de la era post pandemia.
Sin ir más allá es relevante reconocer el importante rol de la boleta electrónica, no solo como herramienta impositiva, sino como facilitador comercial. Este documento, normado como obligatorio antes del inicio de la pandemia, llegó para completar el proyecto de tributación digital más importante del último tiempo en Chile, iniciado con el primer modelo de factura electrónica, en 2003. Pero no solo eso… llegó también en el momento justo en que el comercio electrónico ganó terreno, registrando un auge sin precedentes.
En esta misma línea y como parte de los ecosistemas tecnológicos en los cuales la documentación digital ha tomado fuerza, los sistemas de control y seguimiento de envíos han cobrado especial relevancia durante los últimos dos años, abriendo oportunidades de automatización y mejora a los procesos de despacho del e-commerce, en los cuales la documentación y los registros digitales han dejado ver sus beneficios como nunca antes. Hoy, por ejemplo, gracias a ello, compro y recibo la mercadería en mi casa sin un solo papel.
Otra palanca fuerte y respaldo a la digitalización de documentos tiene que ver con la flexibilización de la legalidad vigente para adaptarse a las nuevas necesidades de la industria. Un ejemplo de esto es la eliminación de la obligatoriedad de entregar un ejemplar impreso del DTE por parte del SII, siendo uno de los cambios más relevantes de los últimos años en materia de documentos tributarios electrónicos.
En el ámbito de los recursos humanos, concretamente, el uso de la firma digital o electrónica para contratos de trabajo y otros documentos laborales, supone una oportunidad para abordar acuerdos a distancia, permitiendo formalizar esta documentación desde cualquier lugar, sin necesidad de la presencia física, facilitando el uso del contrato de trabajo electrónico y acuerdos de teletrabajo.
Lo que viene
Por otra parte, y como impulso al desarrollo de la industria tecnológica nacional e internacional, que es lo que nos convoca, es importante visualizar que el hecho de mantener registros digitales impulsa la adopción de tecnologías de datos como Data Analytics o Big Data que favorecen la toma de decisiones, impulsando negocios más inteligentes, operaciones más eficientes, y mayor rentabilidad.
¿Y qué se viene para el futuro? El escenario próximo sin duda irá evolucionando hacia mayores avances. Tecnologías como RPA e IoT podrían tener importantes alcances para operaciones de documentos digitales; y como ya lo hemos venido experimentando, uno de los grandes desafíos continuará siendo la seguridad de la información, suponiendo protocolos cada vez más robustos para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Ahora bien, desde la perspectiva de las personas, no quisiera dejar de mencionar que la digitalización de la documentación, sea cual sea su naturaleza, es un evento de la transformación digital que tiene más que ver con la disposición de las personas para usar la tecnología que con competencias específicas. En otras palabras, se trata de un cambio cultural, donde es trascendental el rol de líderes que impulsen los cambios.
