Durante una auditoría, el equipo de finanzas de una empresa perdió el contrato de su cliente más importante y no logró encontrar los documentos necesarios para conocer el estado actual del servicio. Si hubieran implementado la digitalización documental, los auditores podrían haber accedido al archivo de manera más sencilla, sin necesidad de consultar a terceros y evitando un momento de pánico.
Aunque este caso hipotético puede parecer inofensivo y no presenta un gran riesgo, la documentación digital no solo agiliza el acceso a la información, sino que también convierte el entorno laboral en un lugar más eficiente y seguro en cuanto al manejo de datos sensibles se refiere. De esta manera, las empresas pueden responder rápidamente ante cualquier solicitud, teniendo todos sus conocimientos al alcance de la mano.
Qué es la digitalización documental
El tiempo es dinero y la digitalización documental puede reducir los tiempos de búsqueda en una oficina, además de optimizar el espacio físico a través de la digitalización de documentos en papel. Uno de sus mayores beneficios es que, con tan solo un click, los archivos aparecerán a la vista en una pantalla.
El concepto de digitalización es cambiar de formato analógico hacia digital. La consultora Gartner explica que los documentos y la información no se ven alterados en dicho proceso, sino que únicamente cambia el soporte en donde se reproducen esos datos: En vez de acumular registros en una carpeta física, estos pueden digitalizarse y ser almacenados en un entorno de nube.
Entre sus mayores beneficios, digitalizar documentos permite:
- Mayor eficacia de los flujos de trabajo.
- Protección de los datos.
- Ahorro de costos.
- Uso sostenible de los recursos.
Estas ventajas no aparecen únicamente en un entorno empresarial. Los Gobiernos, por ejemplo, digitalizan cédulas de identidad, el seguro social, los pasaportes y credenciales de conducción de sus ciudadanos. En Chile, el Registro Civil anunció que los chilenos podrán ver su cédula y otros documentos digitalizados a partir de diciembre de 2024. ¿Cómo? Mediante una aplicación móvil disponible en los almacenes de apps en sus dispositivos.
Pasos para digitalizar un documento
Sin importar el tamaño de la empresa, todas requieren almacenar grandes cantidades de documentos, que van desde facturas hasta licencias que las autorizan para operar. De no contar con el espacio suficiente para almacenar estos papeles, corren el riesgo de perderlos y es por esto que, según el Ministerio de Economía, más de un 70% de las PYMEs chilenas reconocen haberse incorporado a la digitalización documental.
Esta medición se llevó a cabo mediante Chequeo Digital, una plataforma online construida por la Fundación País Digital (FPD) junto al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) que mide a las PYMEs de Chile según su nivel de madurez digital. El comercio al por mayor y al por menor, la industria manufacturera y el turismo son tres de los rubros más digitalizados en el mercado.
Transformarse digitalmente es un factor crucial al momento de ser resiliente frente a la competencia: Una encuesta de Microsoft dice que el 92% de las PYMEs chilenas ven a la tecnología como un habilitador para sus ventas. Convertirse en una empresa paperless contribuye a esa transformación y, si bien son muchas las aplicaciones que intervienen en el proceso, existen al menos cuatro pasos que son únicos e indispensables en la digitalización documental. Descúbrelos a continuación:
1. Ten tus documentos a mano
Antes de digitalizar, es fundamental definir qué información se convertirá en un nuevo formato. Facturas, recibos, contratos e informes son ejemplos comunes. Este es un buen momento para deshacerse de documentos que ya no sirven, por lo que identificar y organizar lo más necesario facilitará el proceso de digitalización y optimizará la gestión documental.
2. ¿Quién hará el proceso de digitalización?
Decidir si el proceso de digitalización será interno o externo depende del volumen de información y recursos disponibles. La digitalización interna requerirá la compra de hardware y software relacionado con la digitalización documental. Los escáneres son quizás el ejemplo más común, además de las aplicaciones necesarias que se utilizan para dictar comandos al hardware y visualizar sus resultados.
3. Digitalizar los documentos
Si se externaliza la digitalización, la empresa contratada seguirá estos pasos. Si se realiza internamente, es necesario comenzar con un escáner con reconocimiento óptico de caracteres (OCR); es decir, convertir documentos impresos en archivos editables. Aunque en esto nos interiorizaremos más adelante.
4. Almacenar la documentación
Una vez digitalizados, los documentos deben almacenarse de manera que sean accesibles para toda la compañía, o al menos para quienes lo necesiten. Muchos software permiten guardar información según parámetros definidos durante el escaneo, sin necesidad de almacenar manualmente la información en un mismo lugar. Incluso, la gestión documental se relaciona con otra herramienta tradicional de la era digital: los entornos Cloud.
Por qué es importante digitalizar los documentos
Son varias las razones que hacen de la digitalización documental un hecho importante, involucrando no solamente a las organizaciones sino también a la sociedad en la que habitan. De acuerdo con la Cámara de Comercio de Santiago de Chile, digitalizar documentos adopta un enfoque más amigable con el planeta, ya que es un factor clave para reducir los consumos de papel. ¿Qué otros factores hacen de digitalizar documentos un hecho importante?
- Impacto medioambiental: La digitalización contribuye a reducir el consumo de papel, lo que a su vez disminuye la deforestación y la emisión de dióxido de carbono (CO2).
- Seguridad y durabilidad: De acuerdo con la consultora Mordor Intelligence, un 80% de las empresas que digitalizan sus documentos experimentan una mejora en la seguridad de la información y la protección contra brechas de datos.
- Agilizar procesos: La digitalización documental reduce el tiempo de búsqueda y recuperación de documentos en hasta un 50% gracias a la implementación de sistemas de gestión documental digital.
- Reducir gastos: En relación con los gastos operativos, las organizaciones ahorran hasta un 60% en costos relacionados con el almacenamiento y manejo de documentos físicos al digitalizar sus documentos.
- Integración de dispositivos: Gracias a la digitalización documental, los archivos que se alojan en la nube pueden ser consultados en cualquier momento y en varios dispositivos sin necesidad de estar conectado a una red de trabajo u oficina de la empresa.
Tipos de digitalización de documentos
Al momento de transicionar lo analógico hacia lo digital, ocurre un fenómeno que es fundamental para comprender cómo esta herramienta funciona. Aquí, el papel se convierte en datos mensurables por una computadora. Desde texto escrito o impreso, pasa a formatos de bits que una computadora puede interpretar para tomar decisiones.
Descubre cada uno de estos elementos mínimos que hacen de una hoja de papel un archivo identificado por un sistema informático.
Digitalización de Imágenes
En el caso de una imagen, su digitalización convierte la fotografía analógica en un conjunto de datos que pueden ser interpretados por un ordenador. Cada uno de los elementos que conforman a la imagen digitalizada se conocen como píxeles y son los que definen el tamaño del archivo y su extensión. Su calidad de digitalización dependerá del hardware que se esté utilizando para escanear.
Si bien el método más usual para digitalizar imágenes es mediante el uso de escáneres, actualmente existen aplicaciones que utilizan la cámara de un celular para capturar una imagen del soporte analógico. Los escáneres tradicionales ofrecen una mayor calidad de imagen debido a los sensores que tienen lugar en el procesamiento, aunque las aplicaciones de celular son una opción portable y eficaz para digitalizar imágenes ante una urgencia.
Digitalización de Texto
En Chile, la primera imprenta llegó en el año 1811. Conocida como “La Máquina de la Felicidad”, el Observatorio Cultural cuenta que su arribo al país marcó un antes y un después en la producción de texto, principalmente libros. Todo lo escrito desde entonces, con el paso del tiempo, se ha ido deteriorando y es por esto que muchas entidades gubernamentales hacen de la digitalización una forma de resguardar esos documentos en otro soporte, además del físico.
En tal caso, la digitalización de texto permite, al igual que la imagen, cambiar el soporte desde donde se consulta un documento. En el ámbito laboral, esto contribuye a agilizar y descentralizar la consulta de documentos físicos. Aunque existe un factor más que distingue al escáner de imágenes y texto: la posibilidad de interpretar palabras para convertirlas en datos y trabajar con ellas.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) convierte imágenes de texto en un formato de texto que es legible y editable para los sistemas de gestión documental. Escaneando documentos en formato físico, un OCR analiza espacios donde hay palabras para digitalizarlo y convertirlo en datos de texto que admiten búsquedas.
Según Amazon Web Services, el OCR es una forma de procesamiento inteligente de documentos y existen varios tipos, entre los cuales se destacan los siguientes:
- El software OCR básico emplea algoritmos de coincidencia para comparar imágenes de texto con plantillas de patrones de texto e imágenes de fuentes.
- El software de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) utiliza aprendizaje automático para analizar atributos de imagen como curvas y líneas, procesando así el texto.
- El reconocimiento inteligente de palabras aplica principios similares al ICR, pero se enfoca en procesar palabras completas en lugar de caracteres individuales.
- El reconocimiento óptico de marcas emplea algoritmos de coincidencia para identificar sistemas de texto, logotipos y marcas de agua.
Digitalización de Microfilm/Microfichas
La primera pieza que se reprodujo en “La Máquina de la Felicidad” fue La Aurora de Chile, en 1812. Gracias a la digitalización mediante microfilm, la Biblioteca Nacional de Chile contiene una reproducción de este documento histórico; además de uno de los fondos más completo e importante de periódicos chilenos de los siglos XIX, XX y lo que va del siglo XXI.
Gracias a su contenedor de microfichas, los ciudadanos pueden consultar libros y publicaciones que datan de hace más de 200 años.
Los microfilmes son un método no solo de digitalización de documentos, sino también de gestión y archivo. Su propósito es crear una réplica exacta del documento original, reducida a un tamaño pequeño sobre un soporte fotográfico (como en las películas) que es capaz de reproducirse en un proyector. Gracias a estas características, muchas instituciones y gobiernos aceptan el microfilm como prueba válida en procedimientos judiciales.
Digitalización en Lote (Batch Scanning)
La digitalización documental no tiene más de dos décadas de implementación y aquellos lugares que prestan servicios desde antes que se inventase el escáner, abundan documentos por digitalizar. Tal es el caso de la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), quienes hicieron un relevamiento sobre sus procedimientos administrativos para transformarse digitalmente.
Dice su Departamento de Tecnología y Operaciones que, en primer lugar, pautaron una fecha de cese de operaciones físicas en 2018. A partir de allí, sus expedientes comenzaron a ser electrónicos y las declaraciones ciudadanas comenzaron a emitirse vía online.
En segundo término, la Superintendencia abordó la digitalización de expedientes antiguos implementando un modelo de digitalización en lote. Este modelo permitió escanear grandes volúmenes de documentos de manera eficiente y precisa; incluyendo varias etapas claves:
- Clasificar los documentos físicos, asegurando que cada expediente fuera identificado correctamente.
- Utilizar escáneres de alta velocidad equipados con software OCR.
- Interpretar texto mediante el software OCR para facilitar la búsqueda de información y ordenar los expedientes según su clasificación física.
Esta metodología permitió a la SUSESO mantener la integridad y exactitud de sus expedientes digitales; además de asegurar una transición hacia la digitalidad fluida y sin pérdidas de información crítica. Este último punto es uno de los más importantes a la hora de transformarse digitalmente: llevar a cabo un plan que conciba a la digitalización como un proceso lento que debe realizarse poco a poco.
Digitalización de Documentos Bidimensionales y Tridimensionales
La mayor parte de los escáneres de documentos son representados en 2D, sin importar la extensión del archivo. Lo que se ve del soporte analógico es una imagen estática del archivo, sin importar que en sus bordes se formen pliegues o contengan una superficie alabeada. Pero la digitalización de documentos bidimensionales y tridimensionales ha evolucionado la experiencia en la que distintas instituciones difunden su patrimonio documental, por citar un ejemplo práctico.
Estas cuestiones han sido abordadas en un estudio sobre la digitalización de documentos históricos de la Universidad Carlos III de Madrid, el que dice que la digitalización tridimensional permite capturar no solo el contenido textual, sino también las características físicas de esos documentos.
Los originales son conservados y sustituidos por un archivo digital que representa fielmente todas sus características. Esta tecnología es particularmente útil para la conservación de artefactos históricos y registros arquitectónicos, siendo capaz de representar en soporte digital la superposición de la tinta en los trazos de una firma o el relieve de las escrituras a mano que datan de centenares de años.
Sistemas de Gestión Documental (DMS)
Gestionar eficientemente correos, facturas, contratos y formularios desempeña un papel cada vez más importante en el mundo laboral moderno. Y uno de los métodos que facilitan y garantizan una correcta administración de estos documentos es mediante sistemas de gestión documental (DMS según sus siglas en inglés).
El sistema de gestión documental permite a las empresas lotear una gran cantidad de tareas en un mismo procedimiento y administrar archivos de todo tipo. Mediante un software de computadora, sus administradores ejecutan distintos comandos para digitalizar documentos, discriminarlos automáticamente por determinadas características y almacenarlos en una nube centralizada.
Los DMS ofrecen mucho más que archivar y almacenar. Según la empresa Adobe, la mayoría de los sistemas también ayudan a los usuarios a crear, editar, catalogar, proteger y recuperar documentos. En promedio, las empresas destinan un total de 11 horas semanales a actividades de gestión documental y, con un sistema de gestión documental, esto se puede remediar ¿cómo?
- Almacenar documentos de manera centralizada y protegida en la nube.
- Acceder a los archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Localizar documentos rápidamente.
- Colaborar en la edición de documentos en equipo.
- Crear flujos de trabajo más efectivos.
- Mejorar los procesos de aprobación.
- Proteger información confidencial.
- Reducir el uso de papel, beneficiando al medio ambiente.
Incluso, el sistema de gestión documental ayuda a optimizar flujos de trabajo en donde varias personas precisan de un único documento al mismo tiempo. Con el archivo digitalizado, pueden acceder a él innumerables veces, sin importar donde estén ni cuántas personas lo necesiten. Tal como el relevamiento de la Superintendencia de Seguridad Social de Chile.
Integración con otras tecnologías
Al uso de esta aplicación se le pueden incorporar otras tecnologías digitales, tales como software de correo electrónico, aplicaciones Cloud e incluso reconocimiento de texto OCR. Así, las organizaciones mejoran su eficiencia en la edición de documentos y automatizan la captura de información de correos electrónicos y formularios web, optimizando el procesamiento de datos digitales.
Seguridad y Cumplimiento Normativo
En la reproducción de documentos digitalizados existen muchas normativas a tener en cuenta dependiendo del rubro en el que una organización se desarrolle. Puesto que no es lo mismo preocuparse por el derecho de autor y la piratería en la digitalización de un libro, que validar ante una entidad judicial la firma electrónica de un documento valioso para la compañía.
La siguiente lista de leyes resume alguna de las normativas que actualmente rigen en Chile y contribuyen a la protección de los ciudadanos ante los “puntos grises” que aún abundan en la transformación digital. ¿Puede acaso la digitalización documental vulnerar la protección de la vida privada y los datos personales? ¿Qué ocurre respecto a la falsificación de firmas?
Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma
La Ley 19.799, promulgada en 2002, asegura que los documentos digitalizados tengan la misma validez y efecto jurídico que los documentos tradicionales en papel, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos establecidos. Uno de ellos es, por ejemplo, haber certificado la firma electrónica ante los prestadores de servicios de certificación.
También regula los servicios de certificación de firmas electrónicas, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos digitalizados. Esta normativa es fundamental para empresas que digitalizan contratos, facturas y otros documentos importantes, permitiendo su uso legal y seguro en transacciones comerciales y administrativas.
Ley 19.880 sobre bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado
En el año 2003, el Parlamento chileno aprobó una ley que regula la transparencia y eficiencia dentro de la Administración Pública. La Ley 19.880 establece que todo documento y expediente electrónico tienen plena validez ante un proceso judicial.
Asimismo, permite a sus entidades gubernamentales gestionar y archivar documentos digitalmente, facilitando la automatización y agilización del proceso administrativo. Para las organizaciones que interactúan con el Estado, esta normativa asegura que sus trámites digitales sean reconocidos y validados por las autoridades públicas.
Ley 19.628 sobre protección de la vida privada
En relación con la protección de la vida privada, desde 1999 existe una ley que ampara los datos personales. La Ley 19.628 regula la manipulación de datos personales por parte de entidades públicas y privadas, asegurando que su información sensible se maneje con responsabilidad y respeto a la privacidad.
Respecto a la digitalización documental, las organizaciones deben implementar medidas de seguridad que promuevan la conservación de los datos sensibles que procesan y almacenan. Esta normativa es fundamental para evitar vulneraciones de privacidad y garantizar que los datos digitalizados se manejen de manera segura conforme a la ley.
Ante la vulneración de la vida privada, esta ley contiene un anexo de infracciones, el cual establece que la persona privada pública responsable del banco de datos personales deberá indemnizar el daño patrimonial y moral que haya causado por el tratamiento indebido de los datos. El resarcimiento será establecido por un juez de acuerdo con la gravedad de los hechos.
Ley 20.575 sobre protección de datos personales
Por último, quien establece el principio de finalidad en el tratamiento de datos personales es la Ley 20.575, vigente desde el año 2012. Impone obligaciones adicionales a las entidades que manejan datos personales, incluyendo la necesidad de informar a los individuos sobre el tratamiento de sus datos y obtener su pleno consentimiento.
También establece sanciones para el mal uso de la información personal, según lo que establece la Ley 19.628. Para las organizaciones que digitalizan documentos, esta ley refuerza la necesidad de adoptar prácticas de seguridad y privacidad robustas, garantizando que los datos personales se manejen de acuerdo con las normativas vigentes y protegiendo así los derechos individuales.
