A más de tres meses de que la pandemia de Covid-19 obligara a cientos de empresas a comenzar a operar a través del teletrabajo, la evaluación general de los resultados de este proceso, por parte de jefaturas y gerencias, ha sido positiva. Pese a esto, la repentina implementación del trabajo a distancia implica un desafío importante desde el punto de vista burocrático para las organizaciones que operan, principalmente, con documentos en papel.
Ante esto, una alternativa que ha facilitado de manera importante el funcionamiento remoto de más de 300 compañías es la digitalización de su gestión documental. Datos recopilados por Acepta revelan que, a través de la utilización de su Gestor Digital de Documentos DEC5, solo en el año 2019 se procesaron más de 17 millones de documentos en línea.
Mediante este sistema es posible realizar acciones que van desde crear, compartir y firmar digitalmente documentos, hasta la administración completa de una empresa, permitiendo generar usuarios, roles, entregar privilegios, almacenar datos y dar acceso en línea a clientes, proveedores y colaboradores.
Juan Pablo Salas, Gerente de Innovación de Acepta, explicó que “en el escenario actual, contar con sistemas que permitan firmar y compartir documentos de manera remota es esencial para la continuidad operacional de miles de empresas, lo que también tiene beneficios a largo plazo, ya que mejora la eficiencia y, no menos importante, es un gran aporte medioambiental al reducirse considerablemente el uso de papel”.
En esa línea, se puede evitar que documentos como contratos laborales, contratos comerciales (comunes en el mercado financiero y de telecomunicaciones) y matrículas de educación (principalmente de universidades), entre otros, tengan que ser producidos, impresos y eventualmente desechados. Todo eso, sumado al ahorro en transporte, en almacenamiento de papel, y a la posibilidad de gestionar una empresa desde cualquier lugar del mundo con acceso a Internet.
Mayor información en www.acepta.com/dec5/
