¿Estamos asistiendo al fin de los procesos contables tradicionales con uso de software?
La contabilidad tradicional y sus procesos parecieran no estar cumpliendo hace mucho tiempo su objetivo principal, el cual es proveer información oportuna, al día y confiable, que apoye eficientemente la toma de decisiones en las empresas.
Es frecuente la queja de las empresas de no contar con la información que necesitan y cuando la requieren. Normalmente, cuando les llega, ya no tiene valor por no ser oportuna o no reflejar la realidad que se estima o porque no la entienden.
En materia de desarrollo de tecnología pareciera que se han incorporado nuevas y modernas herramientas con este fin, incluyendo la Factura Electrónica y la creación de servicios modalidad ASP vía Internet, pero por sus resultados, parece ser que tampoco resuelven la problemática. Cabe entonces preguntarse ¿Dónde está el problema? ¿Habrá que cambiar al contador? ¿Estará en los actuales procesos contables? o ¿La actual tecnología no da solución?
La situación actual
Nuestra amplia experiencia, a lo largo de más de 20 años, y alto grado de especialización, nos ha llevado a concluir que no existe una sola causal, sino varias razones que generan tan alto grado de insatisfacción en la información contable que se provee a las empresas, independientemente de si tienen o no software contable.
A continuación nuestro diagnóstico: uno de los problemas es considerar como un documento al voucher o asiento contable para registrar contablemente los distintos hechos económicos de la empresa. Ello exige contar con personal con ciertos conocimientos en el área para confeccionarlo, en circunstancias que la persona que realiza la transacción no los posee y tampoco corresponde que los tenga. Esto se traduce en que las partidas de compras, ventas y de remuneraciones que se ingresan a nivel de totales se ‘centralizan’, perdiendo la oportunidad de ingresar inmediatamente al sistema valiosa información de gestión de esas transacciones. Ello obliga a utilizar planillas electrónicas para gestionar las cobranzas, caja, presupuestos y cuentas corrientes. Ni la Factura Electrónica ni los servicios de ASP atienden esta problemática.
El segundo inconveniente
Otro problema es el tiempo entre la producción del hecho económico y su contabilización. A excepción de aquellas empresas que cuentan con tecnología ERP, la mayoría de las que disponen de un software, registran y contabilizan mucho tiempo después estas transacciones en su sistema contable. Digitan datos, desconociendo la naturaleza de la operación y obligando con esto a realizar tediosas tareas de análisis de cuentas para dar cierta consistencia.
El desafío de la industria
La estructura del plan de cuentas, columna vertebral de todo sistema contable, por lo general no responde ni refleja la realidad del negocio, ni ningún criterio de estandarización fijado por un organismo superior.
No cabe duda de que existe un gran desafío y oportunidad para la industria TIC, para crear un estándar tec-nológico y replanteamiento de los actuales procesos contables, que dé origen a un nuevo y moderno concepto de contabilidad digital, una solución tecnológica que responda efi-cientemente a las necesidades de información de las empresas. A pesar de la tecnología existente, hoy las compañías chilenas claman por este tipo de soluciones.
Julio de 2005
