Hace unas semanas se realizó en Boston, EEUU, la conferencia AIIM, el evento más importante en el mundo en el ámbito de la gestión de información y contenido para empresas. En este encuentro anual, cientos de compañías se esfuerzan por mostrar productos que optimizan procesos y reducen costos; la mayoría de éstos rara vez se masifican en América Latina. Este año, sin embargo, algo había cambiado radicalmente, no sólo conversé con ejecutivos de las TI, sino que también con muchos CFOs; ya les contaré el motivo y porqué estoy seguro que veremos un masivo impacto de las soluciones de gestión documental en América Latina, lo más sorprendente, liderado por los CFOs.
Hace años que asisto a la conferencia y he visto cómo, versión tras versión del evento, ganan espacio y crecen las empresas de manejo electrónico de documentos y también cómo se reduce el sector de las compañías de impresión y gestión física de éstos. No debiera sorprender, es un simple indicador del éxito que ha tenido la gestión electrónica de documentos, reduciendo costos en las empresas del primer mundo. A pesar del éxito indiscutido, es válido preguntarse porqué estos productos no se han masificado en la Región.Pero antes de continuar, con un simple ejemplo voy a explicar a que me refiero por ‘sistema de gestión electrónica de documentos’.
Tradicionalmente, las compañías reciben documentos en papel que son críticos para su negocio: solicitudes de crédito en bancos, notas de pedidos, facturas de proveedores o cuentas por pagar; tomemos el último caso que es bien común.
Las empresas cuentan con equipos y a veces ejércitos de digitadores que leen las facturas e ingresan los datos en forma manual a algún sistema contable. La información electrónica sigue un circuito de aprobación y pago, por ejemplo en la plataforma contable de la organización; las facturas en papel siguen algún circuito en oficinas y departamentos de la compañía, a un ritmo distinto al de los datos electrónicos. Este proceso híbrido, manual-electrónico, es engorroso, propenso a errores de digitación y a la pérdida o demora de facturas en las oficinas ¿Cuántas veces esa factura clave se queda apilada al fondo y no es ingresada a tiempo? ¿Cuántas veces quien aprueba necesita ver algo más que un número en un sistema contable y requiere una copia física que demora días en ser recuperada? En definitiva el proceso es ineficiente y caro.
Los sistemas electrónicos cuentan con maquinas que digitalizan e interpretan los datos digitales, ingresan automáticamente tanto una imagen de la factura como la información leída al sistema contable de la empresa. Tanto los datos electrónicos como la imagen de la factura siguen circuitos paralelos y expeditos. Los primeros son validados contra bases de datos, enrutados y revisados por quien corresponda y puede tomar una decisión al respecto; las imágenes son almacenadas a costo prácticamente cero y recuperadas en forma instantánea; en definitiva es un proceso más eficiente, expedito y económico.
Entonces, porqué no se han masificado estos procesos en Latinoamérica, ¿no queremos ahorrar y hacer las cosas más eficientemente?
En los países desarrollados la propuesta de valor es clara, dados los altos costos de RRHH es impensable tener decenas de trabajadores ingresando facturas manualmente o buscando notas de pedidos por más de unos minutos, es así como los sistemas de digitalización y gestión documental proliferaron. En el tercer mundo, esta propuesta de valor es bastante más débil, dado el bajo costo del recurso humano y los tiempos menos urgentes; por ende pocos de estos productos llegan a nuestros países. La verdad: la propuesta de valor no era lo suficientemente atractiva para la mayoría de las empresas en América Latina.
¿Qué cambió?
Los sistemas de gestión documental se han hecho extremadamente inteligentes. Sigamos con el ejemplo de cuentas por pagar, las nuevas aplicaciones son capaces de buscar, leer y entender los datos de una factura impresa cualquiera, de validar en línea los antecedentes contra una base de datos, por ejemplo verificando si el impuesto está bien calculado o si existe una orden de compra que corresponda; y de avisar si la fecha o el proveedor no coincide. Ahora los sistemas no sólo capturan del papel la información a menor costo, sino que realizan tareas impensables de hacer aún con el más hábil o preparado de los digitadores.
Estas aplicaciones inteligentes enrutan los documentos a sistemas SAP, Oracle y otros ERP, reducen errores significativamente y dejan tanto imágenes como datos a disposición de las áreas de contabilidad, agilizando procesos y dando un gran control, confianza y transparencia al ámbito contable y financiero de la empresa. Un ejecutivo del área contable en regiones o un CFO en la casa matriz en Santiago o Sydney tienen acceso completo a documentos en cualquier subsidiaria, todo en forma instantánea, coordinada y económica.
Esta nueva propuesta de valor sí impacta en la Región, una maravilla según manifestaban los CFOs en Boston; no sólo reduce costos en recursos de digitadores, sino que hace tareas inteligentes en línea que optimizan la gestión crítica.
Estoy seguro de la masificación de estos sistemas de gestión electrónica de documentos en América Latina, tanto por los beneficios directos que recibirán nuestras empresas, como por normativas legales que conversaremos en un futuro artículo. También les aseguro que esta nueva revolución TI será liderada por los CFOs, pues es en los departamentos de contabilidad y finanzas donde veremos el mayor impacto.
Octavio Zapata Silva es Managing Director para América Latina de ReadSoft. Por más de una década ha ocupado cargos ejecutivos en multinacionales del sector Imaging and Printing, tanto en Chile como en el extranjero. Además, es MBA de Harvard Business School e Ingeniero Civil Electrónico de la Universidad Técnica Federico Santa María.
