“Para lograr los resultados a partir de la gestión documental, se deben conjugar estratégicamente talento humano y tecnología, y así transformarla efectivamente en una fórmula para incrementar la eficiencia de los procesos de negocios”
Muchas organizaciones han podido comprobar que la gestión documental ya no sólo se refiere al mero almacenamiento de documentos y su catalogación. Hoy en día debe ser entendida, en un primer término, como el conjunto de procesos y flujos de trabajo que permiten a una organización publicar y desplegar su información, pero por sobre todo como una herramienta poderosa a la hora de incrementar la eficiencia en los procesos de negocios y productividad de los equipos de trabajo.
Y es que la gestión documental debe otorgar especial importancia a los procesos. Desde esa afirmación, que puede ser asumida –o al menos entendida– como un enfoque, el principal impacto a la hora de su implementación, a través de un sistema acorde, se producirá en los tiempos del proceso de la gestión documental propiamente tal, que se verán reducidos sustantivamente, en mayor o menor medida, dependiendo de la capacidad de organización y la calidad de los procesos de una compañía.
Esta reducción de tiempos tiene a su vez un impacto a tres niveles. En primer término a nivel interno, provocando una reducción de los costos horas/hombre en función de una tarea o procedimiento (proceso), optimizando así la gestión de recursos humanos. También se generará un impacto a nivel externo, puesto que la mejora de la eficiencia en los procesos donde se interactúa con terceros (clientes, proveedores, entre otros), repercutirá positivamente en la imagen de la organización, abriendo potenciales oportunidades comerciales y de negocios.
Y, por último, impactará en el control de calidad. Las áreas responsables del diseño de los procesos y de la gestión de calidad, pasarán a tener a su disposición un sistema que obliga al cumplimiento de procesos, lo que disminuye drásticamente el tiempo y esfuerzo en control y seguimiento del cumplimiento de los mismos.
El factor humano
Con todo lo anterior, podemos afirmar con certeza que para lograr dichos resultados a partir de la gestión documental, se deben conjugar estratégicamente talento humano y tecnología, y así transformarla efectivamente en una fórmula para incrementar la eficiencia de los procesos de negocios.
Y es que el talento humano es el recurso más valioso de toda compañía. Si el personal está motivado, capacitado y se le hace saber su importancia dentro de la organización, se contará con una fuerza invaluable para el logro de los objetivos estratégicos de la firma. Si a esto sumamos las tareas y actividades que constituyen los elementos fundamentales del proceso, como la mejor manera de optimizar el desarrollo de la gestión documental, sólo basta agregar la tecnología como el factor final que aporte un escenario de sistematización, acceso y control de la documentación, para que dicha sumatoria se transforme realmente en una fórmula para alcanzar el máximo potencial de la organización.
Sin embargo queda un largo camino por recorrer. Aún hay empresas que se resisten al cambio o bien tienen necesidades internas que desconocen, y es por ello que la gestión documental requiere de un trabajo de consultoría para aportar una visión analítica y objetiva de los diferentes procesos que pueden ser optimizados.
