Si ha tenido que hacer largos trámites en notarías, esta información le puede cambiar la vida. Hace unos meses, un grupo de amigos y conocidos iniciamos la constitución legal de una sociedad. Durante el proceso, alguien perdió la escritura de constitución, la que era requerida por el SII para hacer la iniciación de actividades. Hubo que pedir copia de la escritura en la notaría donde fue extendida, pero por los plazos transcurridos, en realidad esta solicitud debía hacerse en el Archivo Judicial. El resultado: dos meses de atraso en la iniciación de actividades y un gasto nada despreciable. La responsabilidad fue nuestra, pero aún así, uno se pregunta cuándo el proceso será más rápido y simple… La respuesta es muy pronto, porque la Corte Suprema dictó un autoacordado que autoriza el uso de la firma electrónica avanzada en las notarías, conservadores y archiveros judiciales, publicado en el Diario Oficial el pasado 10 de Noviembre.
Además, casi en el mismo momento, la Asociación Nacional de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales lanzó el nuevo Sistema de Información Registral Interconectado (SIRI), el cual establece las bases para la construcción de diversos servicios que requieran del intercambio de información con notarios, conservadores o archiveros judiciales, como por ejemplo la solicitud de un Certificado de Vigencia de Poderes, un Certificado de Dominio Vigente y muchos otros.
En la primera etapa del SIRI, quienes soliciten un certificado deberán esperar a que éste sea impreso, firmado, timbrado y enviado por correo postal, sin perjuicio que habrán ganado mucho, porque no deberán ir físicamente a solicitarlo y tampoco tendrán el riesgo de equivocarse de lugar donde hacer la solicitud.
Sin embargo, surge con fuerza y en forma casi obvia la mejora para la segunda etapa: el notario, conservador o archivero judicial podrá preparar el documento y generar electrónicamente (estampar según los términos usados en el autoacordado) su firma digital avanzada, publicarlo en su repositorio electrónico y enviar por e-mail la referencia al documento. El receptor podrá imprimirlo y el papel impreso incluirá la referencia al documento electrónico, por lo que podrá ser validado por cualquier tercera parte.
Todos ganan
Todo esto ha sido posible gracias a que previamente la Ley 19.799 “sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma” homologó para la mayoría de los casos el valor probatorio de los documentos escritos en soporte de papel, con aquéllos que tienen soporte electrónico. La Ley le otorgó el valor de ‘plena prueba’ a aquellos documentos que cuenten con firma electrónica avanzada y permite la firma digital de instrumentos públicos. Mucho se ha dicho y hecho gracias a esta Ley, lo que ha impulsado el uso de la Factura Electrónica, cesión electrónica de créditos, documentos de exportación, contratos, certificados de revisión técnica, evaluaciones de impacto ambiental y resoluciones de ministerios, por nombrar sólo algunos de los usos que actualmente están plenamente operativos con firma electrónica.
Es importante aclarar que no se eliminarán todos los viajes a las notarías, ya que para muchos actos, como por ejemplo el otorgamiento de un testamento abierto, es necesario firmar ante notario y ni la Ley 19.799, ni el autoacordado de la Corte Suprema pueden cambiar dicho requisito.
Con la incorporación de estas tecnologías se ahorrará dinero y se ganará en tiempo de todos los in-volucrados, personas naturales y jurídicas; se harán negocios que hoy son inconcebibles y el país mejorará en productividad y competitividad. Es el resultado del trabajo conjunto del sector público y privado, que a nivel político ha recibido un apoyo completamente transversal de todos los sectores. Esto ha llevado a Chile a la vanguardia mundial en la incorporación y masificación de la firma electrónica, a pesar de que recién estamos dando los primeros pasos.
