Adrián Soto.
¿Qué es RPA? ¿Cuál es un caso de uso típico?
La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una forma de automatizar procesos en base a software (por ejemplo, bots) o bien con técnicas de Inteligencia Artifi cial. Supongamos que una persona debe armar un reporte mensual accediendo a datos almacenados en distintos programas, todo esto gastando muchas horas hombre entre abrir cada programa, entregar parámetros y tomar esos datos para dejarlos en el reporte. Al utilizar RPA, un software replicaría las acciones humanas, que en este caso es hacer clic en cierta parte para abrir un programa, entregar los parámetros, buscar los datos y escribirlos en el reporte, y ahora todo esto de forma automática. También es importante remarcar que RPA no hace referencia al uso de robots para automatizar un proceso, sino que es estrictamente software.
¿Qué aplicaciones son las más comunes? ¿Qué tareas manuales reemplazan?
La principal aplicación es la generación de documentos (como reportes, boletas, y notas de crédito, entre otros), que va de la mano con el caso de uso descrito arriba. Para entenderlo mejor supongamos la siguiente situación: una empresa necesita generar un reporte en base a datos que hay que buscar en distintas fuentes. La persona encargada debe abrir dos programas, y en ambos entregar pará- metros (por ejemplo, un rango de fechas) para obtener un documento del cual debe sacar ciertos datos, pasarlos a una planilla para hacer algunos cálculos, y luego generar un reporte con algún programa como Word en base a un template. En este proceso, la persona pudo entregar mal el rango de fechas de los programas, copiar mal los números o hacer mal los cálculos, entre otros inconvenientes. Al usar RPA, un software sigue la secuencia de pasos (por ejemplo, clics, inputs en los programas, generación de archivos, etc.) que haría la persona, por lo que el proceso se puede llevar a cabo en una fracción mínima del tiempo original y minimizando la probabilidad de los errores descritos anteriormente. Hay varios software y soluciones que permiten hacer este tipo de cosas, como por ejemplo UiPath o Google Actions.
Otras aplicaciones de estas herramientas se dan en las Fintech. Todos quienes hemos tenido que transferir dinero a una aplicación, nos damos cuenta de que las transferencias se validan casi al instante. Y en efecto, es porque el proceso de recibir la transferencia y añadir el dinero a la cuenta de un usuario de la Fintech se lleva a cabo por un software basado en tecnologías RPA.
Finalmente, hay aplicaciones aún más complejas que combinan el uso de RPA con Inteligencia Artifi cial. Por ejemplo, un chatbot, que reserva horas para algún servicio, tiene el potencial de extraer del texto los datos necesarios para agendar el servicio solicitado sin pasar por una persona. Además de procesar texto, el uso de Inteligencia Artifi cial puede ayudarnos con procesar imágenes o audio. Todo esto permitiría hacer automatizaciones aún más complejas.
¿Por qué RPA es valioso para las empresas y cómo aporta a la transformación digital?
Este tipo de automatización es valiosa porque permite que ciertos procedimientos que demandan muchas horas hombre, puedan llevarse a cabo en cuestión de segundos o minutos. Además, en muchos casos, es posible reducir la probabilidad de error por causas del factor humano, como por ejemplo un error de tipeo o copia de los datos. Así, este tipo de automatización es valiosa porque permite que la compañía enfoque los esfuerzos en tareas más importantes para el negocio, en vez de centrarse en procedimientos tediosos y que están sujetos a errores humanos. Por lo tanto, en la actualidad, las tecnologías basadas en RPA son claves en el proceso de transformación digital de una empresa.
¿Cuáles son los principales beneficios de RPA?
El beneficio que personalmente más me agrada al utilizar tecnologías de RPA es el hecho que una persona ya no tiene que estar enfocada en una tarea tediosa y monótona que probablemente gasta varias horas al día en ser resuelta. Así, los esfuerzos y recursos de la empresa ahora pueden ir enfocados a las necesidades particulares del negocio, en vez de tareas que no tienen nada que ver con el “scope” de la empresa. Además, los entregables de un proceso automatizado con RPA verán disminuida la probabilidad de contener un error por fallas humanas.
También, en la línea de la aplicación de RPA en las Fintech, contamos con el beneficio de que no tenemos a una persona registrando transferencias y manejando dinero directamente, sino que dejamos que un software se haga cargo de esto, lo que, además, hace que aumentemos la disponibilidad del servicio (que, en general, funciona 24/7). Finalmente, hay que destacar que no por usar RPA no tendremos fallas, ya que por diversas causas (error en el software, fallas de un sistema, error de un algoritmo de Inteligencia Artificial, etc.) se pueden generar errores. Esto hace que sea crucial destinar recursos en la fase de implementación de una de estas herramientas para testear todo de manera correcta y así mantener la tasa de error cercana a cero.
¿Qué procesos deberían considerar las empresas para automatizar?
Algunas tareas a automatizar pueden ser: aquellas monótonas que consumen mucho tiempo y son de alto volumen, que pueden ser llevadas a cabo por un software; tareas en las que un software va a cometer muchos menos errores que un humano; aquellas sensibles en las que queremos minimizar el contacto de una persona con ciertos datos; y tareas en las que necesitemos alta disponibilidad (en general 24/7) de un servicio.
¿Cómo impactará al empleo?
Si bien existe el temor de que al automatizar procesos vamos a tener que desvincular trabajadores de una empresa, la verdad es que diversos estudios indican que estos son asignados a tareas más interesantes y que tienen mayor relación con el dominio del negocio de una empresa.
¿Implica reconversión de la fuerza laboral?
Sí, hacia un esquema en que los trabajadores deben adquirir el conocimiento para llevar a cabo sus nuevas tareas, como por ejemplo poder monitorear un sistema automatizado. Esta es una tarea no trivial, que requiere grandes esfuerzos tanto de la empresa como de los trabajadores. Desde el punto de vista de la compañía, esta debe prestar todas las facilidades para reconvertir e integrar a los trabajadores en el nuevo esquema. Desde la perspectiva de los trabajadores, ellos deben estar dispuestos a adoptar y capacitarse en las nuevas tecnologías.
¿Cuáles son las barreras más comunes para la automatización dentro de una organización?
Una barrera muy grande en este proceso es la estructura organizacional. A veces, los procedimientos internos de una empresa pueden estar desorganizados, lo que hace que automatizar un proceso requiera una cantidad importante de recursos y de cambios en la estructura de la organización. Por eso, es siempre importante tenerlos todos estandarizados, para poder facilitar la adopción tecnológica. De esta misma forma, la aversión al cambio también es una barrera que dificulta la adopción tecnológica, ya que muchas veces las compañías prefieren mantenerse en el estado actual, ya que, a grandes rasgos, funciona. Finalmente, una barrera más general, es tener lineamientos claros a nivel país en el tema, para que tanto las empresas como las entidades que forman capital humano, estén sincronizadas en el proceso de transformación digital.
Adrián Soto es Ph.D en Ciencias de la Computación de la Universidad Católica de Chile e Ingeniero de Software de la misma casa de estudios. Docente de la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la Universidad Adolfo Ibáñez (UAI), anteriormente fue investigador del Centro de Investigación de la Web Semántica (CIWS) y del Instituto Milenio de Fundamentos de los Datos (IMFD), entre otras actividades.
