Perder parte de un trabajo impreso o imprimirlo dos veces es un panorama común en en todo tipo de empresas. Y es que en el ambiente de oficina, es habitual observar que un usuario ejecuta la orden de imprimir un archivo, pero después tarda en retirarlo del equipo y otro empleado toma por equivocación una parte del documento; o bien al recibir una llamada, olvida que mandó a imprimir y repite la acción. Estas situaciones y otras similares, además de tener un impacto directo en los costos de la compañía, pueden también representar un riesgo a la seguridad de la información corporativa.
¿Cómo? Poniendo en las manos equivocadas documentos que contienen datos confidenciales del negocio. Pensando en cómo resolver este tema no menor, Xerox puso a disposición del mercado una alternativa que permite dejar atrás estas situaciones, proveyendo un sistema de autenticación flexible y práctico para el proceso de impresión.
Se trata de Xerox Secure Access, solución que integra los equipos multifuncionales de la marca con el sistema de identificación que posea el cliente, ya sea tarjeta de proximidad o de banda magnética. La herramienta identifica al usuario y le acredita para utilizar todas las funciones locales y de red del dispositivo multifunción Xerox.
Flexibilidad para recuperar trabajos
Mediante Xerox Secure Access, cuando un usuario ejecuta una orden de impresión, el trabajo ya no se imprime de inmediato, sino que cuando éste se acerca al equipo y tras validar su identidad con la tarjeta que posee, libera el documento para su impresión.
“De esta manera, se evitan pérdidas de hojas o trabajos completos, impresiones duplicadas innecesarias, y la posibilidad de que caigan en manos equivocadas datos confidenciales que sólo debe ser manejados por ciertos usuarios autorizados”, explica Juan Carlos Rodríguez, Office Solutions Specialist de Xerox.
Además de la opción de recuperar los trabajos de impresión en forma segura en cualquier dispositivo de la empresa, no necesariamente en el más cercano al usuario, a través de la función Follow-YouTM, Xerox Secure Access permite elegir los documentos que se desean liberar o eliminar, retenerlos para imprimirlos en otro momento, y ajustar la cantidad de copias, entre otros beneficios que otorga la flexibilidad de la solución. Todo esto mediante una interfaz sencilla y personalizada.
Múltiples beneficios
Adicionalmente, Xerox Secure Access posibilita duplicar la seguridad complementando la identificación mediante tarjetas, con un PIN o contraseña que debe introducirse en la interfaz de usuario del dispositivo, o también existe la opción de configurar el sistema para que cuando un empleado no porte su tarjeta en el momento de imprimir, pueda ingresar su clave y autentificar su identidad sólo con ésta.
Los beneficios de Xerox Secure Access son múltiples, destaca el ejecutivo de la marca, pues además de los ya mencionados, como reducción de costos e impresión segura, se trata de una alternativa que se integra fácilmente con la infraestructura existente en el cliente (redes y puertas de acceso), así como con soluciones de control de cuotas, “siendo un herramienta útil para todo tipo de compañías”, comenta.
