Afin de evitar los riesgos, las empresas deben contar con una visión holística de sus posibles vulnerabilidades y también las capacidades para protegerse. El reto se incrementa con la expansión y digitalización del lugar de trabajo, así como la explosión de los volúmenes de datos.
Para proteger de forma efectiva los datos en los lugares de trabajo a lo largo de su ciclo de vida, los principios de privacidad y seguridad -confidencialidad, disponibilidad e integridad- son fundamentales para impulsar la innovación y el crecimiento de las organizaciones y, al mismo tiempo, mantener los procesos seguros. Son varios los pasos que las empresas deben considerar para la protección de los datos -tanto en los documentos físicos como digitales-, especialmente en la etapa de control:
• Control de las copias no autorizadas: Los dispositivos actuales son terminales de información que pueden actuar como puertas de entrada vulnerables a la información comercial. Es necesario que las empresas cuenten con herramientas de administración de dispositivos y autenticación de usuarios para controlar y proteger los datos.
• Bloqueo de la impresión: Un documento recibido de un PC se puede almacenar en la unidad de disco duro del multifuncional. Usar funciones como “bloqueo de impresión”, garantiza que el documento permanezca bajo el control de su propietario.
• Seguridad avanzada de captura: Estas soluciones avanzadas ofrecen distintas capas de encriptación en todas las etapas del proceso. Los administradores pueden autorizar el acceso por inicio de sesión de un usuario individual o por credenciales de grupo.
• Protección contra malware: Es necesario adoptar un enfoque de triple capa en sus dispositivos; lenguaje o sistema operativo exclusivo, actualizaciones de firmware escritas y aprobadas exclusivamente en este lenguaje para evitar manipulaciones maliciosas con el software. Y cada actualización debe estar firmada digitalmente.
¡No dejes de poner el foco en la seguridad del documento físico!
Las oficinas son lugares concurridos y la documentación impresa presenta un riesgo significativo, tanto en términos de robo como de negligencia. Hay una serie de opciones de seguridad física adicionales para evitar el acceso no autorizado a documentos impresos. Por ejemplo, el bloqueo de los cajones de papel evita el robo de documentación sensible, como las plantillas de prescripción, en el sector salud. Sin duda, el rol del proveedor de MFP ha evolucionado mucho más allá de la provisión transaccional y unidimensional de hardware hacia la gestión y control real de datos. Las capacidades de los dispositivos MFP abarcan ahora la captura de información de las entradas multicanal, clasificación de la data capturada e integración del flujo de trabajo para su almacenamiento y análisis seguros.
El lugar de trabajo digital moderno es tan dinámico como lo son las ciberamenazas. Una combinación de amenazas a la seguridad, requisitos legislativos y estándares complejos de la industria, significa que el potencial de daño reputacional y fiscal nunca ha sido tan grande. Es el momento de trabajar con un socio de confianza y con alta experiencia para proteger los activos más importantes del negocio en esta era de la economía de la información.
