Diversas entidades y estados ya han publicado estándares y leyes para asegurar que terceros hagan un correcto uso de los datos personales. Ejemplos de estas normativas son el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea; la Ley de Privacidad de Consumidor de California (CCPA); la Ley General de Protección de Datos (LGPD) de Brasil, y próximamente Chile se unirá a estas con la promulgación de su propia normativa. Los ejemplos anteriores sólo vienen a mostrar la importancia que se otorga al tratamiento de datos personales, y porque muchas empresas y organizaciones deben evaluar periódicamente su nivel de madurez en este campo.
Aspectos a considerar
Algunas de las áreas que una empresa debe considerar al realizar un diagnóstico de su nivel de madurez en protección de datos personales son:
1. Marco Legal: La empresa debe asegurarse de estar cumpliendo con la legislación vigente en materia de protección de datos personales, tanto GDPR como las leyes chilenas relativas a este tema.
2. Mapeo de Datos: Es importante que la empresa tenga un inventario de los datos personales que procesa y almacena, así como identificadas las categorías de estos y la base legal que justifica dicho procesamiento.
3. Consentimiento y derechos ARCOP: La empresa debe contar con mecanismos claros para obtener el consentimiento de los titulares de datos personales y garantizar una capacidad de respuesta oportuna frente a los requerimientos que hagan las personas sobre sus datos. En ese sentido, los derechos ARCOP son aquellos que el Titular puede ejercer en relación con el tratamiento de sus datos personales. Cada letra representa un derecho diferente y son: Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad.
4. Seguridad de Datos: La empresa debe disponer de medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales que procesa y almacena, incluyendo medidas de seguridad técnica y organizativa.
5. Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos Personales (EIPD): La empresa debe llevar a cabo EIPD para evaluar los riesgos, multas y las implicaciones en la protección de datos personales que podrían derivarse de nuevos proyectos, procesos o tecnologías.
6. Multas y Sanciones: Dependiendo de la complejidad de la empresa y de sus actividades que tratan datos personales, la compañía debe tener claridad a qué multas y sanciones está expuesta.
7. Control de Terceros: La empresa debe contar con políticas y procedimientos claros para el control de terceros que procesen datos personales en su nombre.
8. Capacitación: La empresa debe asegurarse de que su personal esté capacitado en materia de protección de datos personales, así como alineado con las políticas y procedimientos de la empresa en esta materia.
9. Procedimientos de Respuesta ante Incidentes: La empresa debe tener procedimientos de respuesta ante incidentes relacionados con la protección de datos personales, incluyendo la notificación de incidentes a las autoridades competentes y los titulares de los datos afectados.
En resumen, el Diagnóstico de Madurez en protección de datos personales debe abordar todos los aspectos de la gestión de datos personales que procesa la empresa, desde el marco legal hasta los procedimientos de respuesta ante incidentes, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo de sanciones y daños reputacionales.
El tiempo que puede tomar realizar un diagnóstico de madurez en protección de datos personales puede variar desde unas pocas semanas hasta varios meses, influyendo en esto la complejidad de la empresa, la cantidad y la diversidad de los datos personales que procesa, así como la experiencia y conocimientos del equipo que realice el diagnóstico y el alcance de este.
Finalmente, hay que tener en cuenta que el diagnóstico de madurez en protección de datos personales no es una tarea única, sino que debe ser un proceso continuo, ya que la empresa debe monitorear y actualizar constantemente sus políticas, procedimientos y prácticas de seguridad de datos.
Equipos involucrados
Para garantizar una visión holística de la situación actual de la empresa en esta materia y la identificación de posibles áreas de mejora, es recomendable que participen varios roles o equipos, incluyendo:
• Protección de Datos: Encargado de liderar el proceso de Diagnóstico y ser el punto focal para todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos personales. Este equipo debe estar compuesto por expertos en protección de datos personales que tengan conocimiento y experiencia en la legislación de protección de datos aplicable y en las mejores prácticas de seguridad de datos.
• TI: Responsable de implementar medidas técnicas y de seguridad para proteger los datos personales que procesa la empresa. Asimismo, este equipo debe colaborar en la identificación de herramientas, tecnologías y sistemas que se utilizan para procesar y almacenar los datos personales y en la evaluación de su seguridad y adecuación.
• Legal: Debe garantizar que la empresa cumpla con todas las leyes y normativas aplicables en materia de protección de datos personales. También es el encargado de revisar y analizar los términos y condiciones de las políticas de privacidad, contratos y acuerdos relevantes, garantizando que se cumplan los requisitos legales de protección de datos.
• RR.HH: Su rol en este proceso es asegurarse de que los empleados estén debidamente capacitados en protección de datos personales y que entiendan sus obligaciones y responsabilidades en relación con la protección de datos personales que procesa la empresa.
• Comunicación y Marketing: Su función es muy importante, ya que debe garantizar que la empresa comunique claramente a los titulares de datos personales sobre cómo se procesan sus datos personales y cómo se garantiza su privacidad.
Datos personales y la IA
El cuidado de la protección de datos personales se vuelve más relevante a la hora de emplearlos en la analítica avanzada. En este aspecto, la importancia de tomar decisiones basadas en datos utilizando inteligencia artificial (IA) radica en la capacidad de esta tecnología para procesar grandes cantidades de información en tiempo real y ofrecer insights y predicciones precisas y confiables.
Al utilizar la IA para la toma de decisiones, se puede obtener comprensión más profunda de los datos y patrones subyacentes que, a menudo, son difíciles de detectar para los humanos. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia en la toma de decisiones en diversas áreas del negocio: operación, finanzas, recursos humanos, cadenas de suministro, comercio electrónico, sustentabilidad, cuidado de los recursos híbridos, eficiencia energética, etc.
Además, la IA puede ayudar a reducir los errores y el sesgo humano en la toma de decisiones, lo que puede llevar a una mejor calidad de las decisiones y, por lo tanto, a mejores resultados.
En resumen, la IA puede ser una herramienta poderosa para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones informadas y basadas en datos, lo que puede mejorar la eficacia, la eficacia y la precisión en la toma de decisiones en diversas áreas de la vida y los negocios.
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