Cuando estamos diseñando el portafolio de componentes que deben formar parte del Digital Workplace de una compañía, hay un subgrupo de elementos que se debe considerar de manera particular: las aplicaciones móviles corporativas. En este contexto, hay varios factores de decisión a tener en cuenta cuando se plantea si incorporar o no este tipo de herramientas.
El primer factor de decisión que se plantea es si los empleados disponen de un móvil corporativo o si por el contrario la empresa tiene una política BYOD (“Bring Your Own Device”).
Cuando la empresa facilita el dispositivo, el siguiente factor de decisión que se encadena es de qué tipo se trata: si es un smartphone o no, sus capacidades, si hay varios modelos disponibles e incluso distintos sistemas operativos, y si la empresa aplica sobre ellos una política de seguridad estricta o flexible. Muchas veces, si la empresa que facilita un dispositivo móvil tiene una política de seguridad estricta, suele tener también un marketplace interno de aplicaciones para que los empleados puedan instalarse solo determinadas aplicaciones en el dispositivo, entre las que se pueden descargar aplicaciones corporativas. Esto facilita la distribución de este tipo de apps, porque garantiza unas condiciones a cumplir en los dispositivos (versión del SO, librerías instaladas, políticas de seguridad aplicadas, etc.).
Un elemento a favor de una política flexible es que se puede optar por publicar la aplicación en el marketplace genérico (Play Store o App Store), teniendo siempre en cuenta las políticas de publicación que pueden ser bastante restrictivas.
El hecho de tener un catálogo de dispositivos homogéneo (tanto en modelos como en sistemas operativos) facilita la distribución por parte de los sistemas de IT, aunque tener un catálogo heterogéneo no es limitante, puesto que hoy en día hay numerosos mecanismos tanto para generar apps multidispositivo y distribuirlas de manera ágil y segura de manera centralizada garantizando la compatibilidad entre todas las plataformas y versiones del SO.
Esto último aplica también cuando la empresa sigue una política BYOD, pero en este caso hay adicionalmente un elemento de carácter humano más que técnico a resolver cuando la empresa no pone a disposición de los empleados un dispositivo corporativo: pueden aparecer reticencias por parte de los empleados para usar sus recursos personales para un fin empresarial. Por mi experiencia, puedo decir que este elemento de conflicto cambia mucho según el perfil de empleados y también según la cultura digital corporativa.
¿Cómo y cuándo es conveniente incorporar apps móviles corporativas?
Teniendo en cuenta los elementos anteriores, que pueden dificultar más o menos técnicamente la distribución de las apps, destaco algunos puntos a tener en cuenta cuando se plantea incorporar aplicaciones corporativas en el diseño del Digital Workplace:
• No es una decisión de IT, es una decisión de negocio: Pese a las reticencias o votos a favor del área técnica, y también pese que es un gran aliado (quizá el mayor) si se apuesta o no por este tipo de herramientas debe ser una decisión tomada desde el punto de vista de negocio, analizando a nivel estratégico dentro del Roadmap del Digital Workplace qué beneficios se quieren obtener y qué tipo de funcionalidades se van a desarrollar o distribuir.
Probablemente se enmarcará en el paraguas de Transformación Digital, pero teniendo en cuenta que no se trata de proporcionar apps porque esté de moda, sino porque forman parte de una estrategia concreta.
• Tener en consideración el perfil de empleado: Aunque todos estamos más que habituados al uso del dispositivo móvil, los empleados que más se acercan a la franja millennial (y hacia abajo), son más fieles a este canal. Según Gartner, en 2020, el 50% de los empleados de las compañías están en esta franja de edad. Si se quiere captar y retener talento, hay que posicionarse estratégicamente donde más engagement podemos obtener de los empleados. Si los empleados de la compañías están dentro de este target, hay más motivos para proporcionarles aplicaciones móviles corporativas.
Cuando hay un subgrupo de empleados que no trabajan en entorno escritorio (Deskless Workers), es clave proporcionar este tipo de aplicaciones: Pueden existir usuarios que no estén frente a un PC por una situación temporal, como el personal que tiene que estar de guardia fuera del horario laboral habitual). Otro ejemplo es el equipo de managers, quienes deban viajar o a menudo estén fuera de la oficina o en reuniones (considerar para este subgrupo también apps para Smart Watch).
Asimismo, empleados en plantas (trabajadores de fábrica), personal de transporte (Metro, Tren, etc.), comerciales, entre otros, son los típicos perfiles que no suelen estar delante de un computador de escritorio y que a menudo se ven desconectados de la cultura de la compañía y se requiere llegar a ellos por el canal que más cercano tienen: el dispositivo móvil.
• Si hay funcionalidades o casos de uso que se resuelven mucho mejor con un dispositivo móvil que teniendo la funcionalidad en una solución de escritorio: Para detectar este tipo de interacciones, puede ayudar obtener el modelo del “Employee Journey”. Para resumir, diremos que en escenarios donde las capacidades del dispositivo móvil (su reducido tamaño, la tecnología NFC, notificaciones Push, etc.) mejoran la experiencia del empleado, es conveniente proporcionar una app móvil.
Errores comunes al incorporar apps móviles al Digital Workplace
• No integrarse con los sistemas de negocio: Igual que la intranet, las apps corporativas deben proporcionar servicios clave a los empleados. Hablamos de contenido, de comunicación, de fomentar la cultura corporativa, pero también de una integración robusta con los sistemas de negocio y con las herramientas de colaboración.
• No ver las aplicaciones corporativas como un producto, sino como un grupo de proyectos: Es un error que suele repetirse también con las intranets corporativas. Si se piensa en las apps corporativas como un producto, con el correspondiente Roadmap, recolección de métricas (muy importante) y plan de mejora, se garantiza la satisfacción de los empleados y la consecución de los objetivos del negocio.
• Aspirar a tener una versión móvil de la intranet: Responsive no significa móvil; hay que diseñar pensando en el canal, en sus limitaciones y características para garantizar la experiencia de usuario.
• No respetar la experiencia de usuario de los sistemas operativos Android y iOS: Relacionado con el anterior, los usuarios están habituados a su dispositivo (Android o iOS) y hay que seguir las guías de diseño de una y otra plataforma para facilitar la adopción de las herramientas.
• No explotar las capacidades del dispositivo para hacer captivo el uso de la app: Este punto ha aparecido también en el apartado anterior. Hay que aprovechar las características móviles para llevar a este canal funcionalidades o formas de interacción que permitan mejor experiencia de usuario, mayor productividad o menor número de errores frente a otros canales.
• No replicar los paradigmas de las aplicaciones de consumo en las aplicaciones corporativas: “Comentar”, “Me gusta”, “Compartir”, “Mencionar”…, son acciones a las que nos hemos habituado fuera del entorno empresarial. ¿Por qué no repetir la experiencia en las aplicaciones corporativas?
