Aprovechando su experiencia y conocimiento en el mercado de las TI, la compañía desarrolló hace un año y medio un nuevo servicio de gestión documental a través de su plataforma Xnear Workflow. Esta solución dota de trazabilidad y visibilidad a todos los documentos que genera una empresa, permitiéndole brindar un mejor servicio y ahorrar costos en almacenamiento y ubicuidad de un archivo. Para conocer más detalles de esta solución y sus ventajas para instituciones públicas y privadas, conversamos con Jhonson Pantoja, Gerente Comercial de Xnear Alef-Data.
¿Cómo surge esta solución de gestión documental?
Xnear es un sistema workflow para la administración de procesos de negocios que posee una presencia importante en el mercado chileno y latinoamericano. Estas características nos llevaron a desarrollar -hace un año y medio aproximadamente- una solución de gestión documental basada en esta plataforma que posibilitara la digitalización y reconocimiento de archivos de manera rápida y sencilla. Nuestra idea era elaborar una aplicación que utilizara este software empresarial y que cumpliera con los requerimientos de clientes pequeños, medianos y grandes, algo que pudimos lograr gracias a la expertise que tenemos en el manejo de flujos de trabajo, lo que nos permitió crear una herramienta eficaz para instituciones públicas y privadas.
¿Qué ventajas tiene este sistema?
Esta plataforma centraliza la información en un medio electrónico accesible, agiliza los trámites de entrega de respuestas oportunas a los usuarios, dota de disponibilidad y control a los documentos creados, además de facilitar el cumplimiento de auditorías y controles financieros, entre otros beneficios.
Otro elemento distintivo de este servicio es que brinda trazabilidad y visibilidad a toda la información corporativa que genera una compañía, por lo que el cliente puede conocer todas las variables que inciden en el origen y despacho de un documento, ya que cuando éste se introduce en el workflow, el sistema avisa a los usuarios registrados la existencia de este nuevo archivo, así como quién lo subió, cuánto se demoró en cada proceso y a quién pertenece.
¿En qué consiste el concepto de “Oficina Ecológica”?
Al utilizar nuestra solución para la administración electrónica de archivos, las empresas concentran a una infinidad de actores que influyen en su producción, como clientes, proveedores y ejecutivos comerciales, entre otros. Como todos pueden acceder digitalmente a cualquier contenido, se evita el uso de papel para impresiones, la compra de cartuchos de tinta y la instalación de fotocopiadoras o impresoras, produciéndose un importante ahorro de energía que va en beneficio de la compañía y el medioambiente. Además, como no se requiere grandes equipos para impresión, existe un mayor espacio en la oficina, brindando un mejor espacio laboral aprovechado por los empleados que trabajan en ésta.
¿Por qué conviene implementar este tipo de herramientas?
Junto a los beneficios señalados, esta aplicación ayuda a cumplir con las normas legales de respaldo y legalización de documentos de forma simple y eficiente. Por ejemplo, existen países donde las instituciones financieras de control y fiscalización exigen el almacenamiento de archivos comerciales por cinco o más años, lo que es bastante complejo y costoso si se hace en papel, ya que se debe crear ambientes libres de humedad, polvo, altas temperaturas o luz.
En cambio, utilizando nuestro servicio de gestión documental basado en la plataforma Xnear Workflow, este tipo de respaldo es más eficiente y económico porque sólo se requiere unos cuantos discos duros que pueden estar en una bodega o bóveda de un banco. Asimismo, y en caso de que se necesite un dato específico, su ubicación e identificación es mucho más veloz y fácil, transformándolo en un producto altamente conveniente para cualquier cliente.
