Xnear Alef-Data es, en la actualidad, un reconocido proveedor de sistemas de workflow y de aplicaciones para la gestión documental de pequeñas, medianas y grandes empresas. En este sentido, ofrece una particular solución a sus clientes, un sistema con un motor de workflow que permite manejar la trazabilidad desde dos puntos de vista: desde los procesos y las funciones, y desde los documentos y las operaciones. “Con este producto, hemos podido disminuir la carga humana y manual en los procesos de administración de documentos, mejorando la calidad de vida y laboral al interior de las organizaciones”, explica Jhonson Pantoja, Gerente Comercial de la firma.
¿Cómo funciona este sistema?
Este obtiene todos los documentos electrónicos de una organización y los instala en el repositorio central de un servidor, que debe contar con todas las normas y reglas de seguridad de la entidad. Esto entrega una mayor confiabilidad, tanto para el usuario interno como externo.
En el caso de que tengamos un repositorio centralizado de información, es bastante más fácil que éste sea adjuntado o que trabaje de forma mancomunada con un sistema web, para que las búsquedas de datos sean más óptimas.
De esta manera brindamos una solución mucho más completa y acabada a todo lo que es la gestión documental.
¿Qué ventajas posee este sistema con un motor de workflow?
Es una herramienta que permite tener una amplia visión y accesibilidad a la información recabada por la institución, además de confiabilidad y seguridad. Es decir, con este sistema se puede obtener un completo control de la documentación que se genera al interior de la empresa, así como la que sale e ingresa. A modo de ejemplo, si llegásemos a solicitar el estado actual de un documento, esta solución nos ayuda a obtener un completo reporte de los pasos, las acciones y de las personas responsables que tuvieron relación con el recorrido de dicha información.
Por otro lado, también nos da la posibilidad de ayudar a cumplir con la Ley 20.285, que es la normativa de transparencia instaurada en Chile, la cual permite a cualquier ciudadano solicitar datos a un organismo público.
¿De qué forma, esta solución facilita la gestión de documentos?
Hay que partir de la base de que la principal dificultad de la mayoría de las compañías es que aún no llegan a manejar ni siquiera el 20% de la información de forma electrónica. Por ende, el almacenamiento y la manipulación de los documentos han generado que, hoy en día, muchas de las decisiones y de las acciones que se toman dentro de una organización, se retrasen considerablemente.
En este contexto, los más de 15 años que tenemos desarrollando sistemas de workflow nos han permitido alcanzar un know how importante en relación a estos procesos de negocio. En definitiva, hemos podido disminuir la carga humana y manual en las tareas de administración de documentos, mejorando la calidad de vida y laboral al interior de las instituciones.
¿Qué novedades puede esperar este sector de Xnear Alef-Data?
En este momento estamos tomando la gestión documental y llevándola al concepto de Centro de Operación de Servicios. Cabe destacar que somos uno de los primeros proveedores en Chile que ofrecemos soluciones a grandes, medianas y pequeñas empresas, sin que éstas tengan que hacer grandes inversiones en hardware o en software. En este punto, la tarifa se reduce netamente a lo que consuman, es decir, pagan por uso.
Además, estamos trabajando permanentemente para mejorar la calidad de nuestros servicios, cumpliendo las expectativas tecnológicas y normativas que impone el mercado. Y, por este motivo, apuntamos siempre a ser más eficientes y eficaces en el mundo TI empresarial.
