Más de 20 años de experiencia suma Xerox desarrollando soluciones para apoyar a las compañías en su gestión documental, habiendo implementado aplicaciones de distintos tamaños, cobertura y complejidades, en mercados tan diversos como financiero, retail, manufactura, minería, gobierno y servicios. Al respecto, conversamos con Héctor Trujillo, Gerente División de Servicios Globales de Xerox de Chile.
¿A qué dificultades se enfrentan las organizaciones para gestionar sus documentos?
Enfrentan dificultades asociadas a la oportunidad, calidad y disponibilidad de los documentos, una problemática que tiende a ser transversal en todo tipo de industrias. Sabemos que los empleados pierden hasta un 40% de su tiempo laboral buscando documentos y existen otros ejemplos como archivos de papeles a punto de reventar, decisiones en base a información obsoleta, bóvedas para guardar papel, archivos electrónicos diversos, acceso limitado a datos críticos, pérdida de documentos y dependencia crítica de documentación física.
Y la falta de una adecuada gestión documental afecta claramente los procesos de trabajo y, peor aún, la efectividad de la toma de decisiones, debido al uso de información obsoleta o con diversas versiones, lo que puede generar pérdida de productividad, oportunidades y competitividad, además de alto costo asociado al uso ineficiente de espacio físico y del riesgo operacional por la dependencia de uso de documentación física.
¿Qué propone Xerox?
Nuestra propuesta es desarrollar procesos en función de un profundo entendimiento de las necesidades del cliente y, a partir de ello, recomendar un servicio o una solución, manteniendo siempre el foco en la mejora de los procesos y la forma de trabajar. Pueden ser proyectos de corto o mediano plazo, dependiendo del alcance y tamaño de la intervención, para lo cual aplicamos TI y métodos como Lean Six Sigma (LSS) para establecer parámetros y métricas que permiten hacer más livianos los procesos y con menor cantidad de errores. También pueden ser proyectos de largo plazo a través de la entrega de tecnología, redefinición de procesos o, incluso, con una modalidad de full outsourcing BPO. De hecho, Xerox hizo una millonaria adquisición mundial, comprando a la mayor empresa del área, Advanced Computer Services, reflejando el foco que da a la gestión documental vía outsourcing.
¿Cuáles son las opciones de servicio?
La modalidad de servicio se adapta a la operación de cada organización. Por un lado, tenemos todo lo relativo a los procesos, con servicios de consultoría, de elaboración de estrategias documentales y de documentos electrónicos, ordenando todo con herramientas de project management y administración del cambio, y en mejora continua con consultores certificados en metodología LSS. En el otro extremo, Xerox puede proveer soluciones en modalidad ASP, outsourcing onsite, venta y mantención de plataformas, que incluyen software, hardware y servicios, hasta llegar al BPO total, ya sea en instalaciones del cliente, de terceros y/o de Xerox.
¿Qué beneficios pueden conseguir las empresas?
Son variados, pero en esencia están orientados a que tengan impacto en los procesos de trabajo y de negocio, para lograr un efecto real en las ventas y rentabilidad, así como en la productividad y el clima organizacional, a través de una mejor forma de hacer el trabajo. La toma de decisiones de manera controlada y con acceso a información actualizada puede generar disminuciones dramáticas en los tiempos de búsqueda y, por ende, en la toma de decisiones.
La disposición de una única y actualizada fuente de datos, roles y tareas claramente identificadas, y procesos que operen de acuerdo a lo esperado, más el establecimiento de métricas, establecen un clima de mejora continua de los procesos y tareas implementadas, facilitando incluso la obtención de certificaciones de excelencia en diversos ámbitos en los que el manejo documental es un pilar importante.
