Dada la creciente tendencia a disminuir los volúmenes de documentos en las empresas, la factura electrónica ha adquirido una mayor relevancia para Xerox Chile. No sólo ha implementado el sistema para resolver sus propios procesos internos, lo cual la transforma en una de las 15 compañías que, de acuerdo a una próxima resolución del SII, estarán autorizadas para emitir este tipo de documentos. También ofrece a sus clientes una consultoría de principio a fin para automatizar la emisión, almacenamiento, impresión y envío de documentos. Para conocer en qué consiste esta propuesta, conversamos con Juan Enrique Tocornal, Presidente Ejecutivo de Xerox Chile.
¿Qué beneficios implica la incorporación de la factura electrónica?
Sin duda que las ventajas son muchas, pero una de las más evidentes está relacionada con los ahorros de costos de impresión de los documentos, que son bastante significativos con relación a los actuales. Asimismo, los tiempos de emisión se acortan enormemente al enviar por Internet una factura a cualquier parte del país: lo que por correo puede demorar días, ahora se hace en minutos. En resumen, para las empresas mejora el tema de los costos y del tiempo y para el SII se perfeccionan significativamente las operaciones de control sobre los contribuyentes.
Por otra parte, con relación a la productividad también hay ganancias, ya que se automatizan los procesos para adjuntar facturas y se minimizan los riesgos de extravío de documentos.
¿Cuáles son sus perspectivas para este sistema?
Respecto a nuestros clientes, todos esperan con bastante expectativa los beneficios que traerá consigo. Estamos seguros de que este proceso se va a masificar muy rápido, considerando el grado de interés que hemos percibido en torno a esta tecnología. Ahora, si comienza dicha expansión estarán todos obligados en el futuro a entrar al sistema para no quedar al margen de esta forma de hacer negocios, sobre todo las grandes compañías. En las empresas más pequeñas esta adaptación de seguro va a tomar más tiempo, ya que por un tema de recursos y conocimientos no van a poder implementar de forma autónoma los sistemas de generación de factura digital, por lo que será probable que este servicio se tercerice.
¿Podría describir la consultoría de Xerox Chile?
El tema de la consultoría comienza revisando el back office de los clientes, donde están los sistemas de generación de facturas, para resolver los cambios que se efectuarán. Luego, se hace un plan de trabajo con el cliente para explicar estas modificaciones, que van ligadas básicamente a la información que contiene el documento por la nueva normativa del SII. Lo cierto es que esta integración debe ser multidisciplinaria y no puede ser llevada a cabo sólo por el gerente de sistemas, ya que requiere de cambios administrativos también.
En la parte tecnológica, la solución consta de varios módulos que permiten generar el documento a través de un sistema de facturación central, automatizar el control de inventario de folios, imprimir la factura con sistemas láser, administrar el almacenamiento de seis años y determinar la forma de envío y acceso del registro, que además puede ser móvil mediante dispositivos PDA.
