Gabriel Vargas, Solutions Specialist and Training de Xerox.
¿De qué forma Xerox potencia la movilidad en las empresas?
Cada vez las empresas y sus colaboradores requieren más movilidad y utilizan más dispositivos como teléfonos inteligentes o tablets para trabajar, sean estos de la compañía o de su propiedad, lo que les permite estar conectados desde cualquier punto. Como somos una compañía de documentos, en Xerox estamos enfocados en integrarnos con ese mundo móvil de una manera segura y sencilla, para permitir que los usuarios que utilicen nuestras MFP puedan seguir conectados y manejarlas como si estuvieran en la oficina.
¿En qué consisten sus soluciones en este ámbito? ¿Cómo se integran a la impresión?
Más allá de la impresión, Xerox es una empresa de documentos, cuyas MFP, además de imprimir, son centros documentales que permiten gestionar archivos. Nuestros equipos poseen un ecosistema de funcionalidades llamado ConnectKey, que permite realizar acciones sofisticadas en los trabajos básicos de los dispositivos, como imprimir, escanear, faxear y realizar copias. Esta plataforma permite cubrir las necesidades de los clientes 3.0 que exigen hiperconectividad, movilidad y seguridad en todo momento. Así, por ejemplo, es posible imprimir desde tablets y smartphones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, se pueden manejar documentos directamente desde sistemas de almacenamiento cloud, como Dropbox o Google Drive, facilitando el trabajo colaborativo dentro de los departamentos de una empresa. Tenemos soluciones de digitalización para dispositivos móviles con aplicaciones como Xerox Mobile Link, disponible para iOS y Android, la cual permite utilizar el escáner de la MFP para digitalizar documentos enviando las instrucciones a través del celular, para luego ser publicados en diferentes repositorios, privados o públicos. Con todo esto apuntamos a que la multifuncional sea un centro de gestión documental y que no dependa finalmente de un computador o servidor.
¿Cuáles son las principales ventajas?
La ventaja es la simplicidad del servicio. Las herramientas mencionadas son de fácil implementación, es decir, no requieren de un técnico especializado que las habilite o configure, pues está todo diseñado para que desde la empresa más pequeña a la más grande puedan sacar el máximo provecho de ellas. Son aplicaciones precargadas y gratuitas, por lo que no se requiere incurrir en gastos de licencias adicionales.
¿Cómo impactan estas soluciones en la agilización de los procesos?
Los procesos se agilizan ya que no hay excusa para no imprimir o escanear un documento, o compartir información con los colaboradores. Hoy existen muchas compañías que trabajan con sistemas como Google Drive para compartir información entre los funcionarios, y al estar los equipos conectados a estos sistemas se eliminan pasos no necesarios para publicar un documento o imprimirlo, sin la exigencia de conectarse a una estación de trabajo.
Avanzando más en la gestión documental, existen otras soluciones como Xerox Digital Alternative que permiten, desde PCs o equipos iOS, compartir y editar documentos entre colaboradores, sin la necesidad de imprimir una hoja, pudiendo incluso gestionar la aprobación de un documento digitalmente, facilitando el proceso de firmas y evitando los tiempos de espera. Este tipo de soluciones genera verdaderos ahorros de tiempo en las compañías, incrementando la productividad del día a día.
