Integrando su experiencia en impresión y gestión de documentos, tanto en papel como formato digital, Xerox ingresó en forma ‘natural’ al modelo de Factura Electrónica impulsado por el SII, siendo uno de los primeros contribuyentes que adoptó el modelo en Septiembre del 2003. Con esta experiencia, es capaz de ofrecer a sus clientes una solución de vanguardia que se destaca por su gran flexibilidad. Para ahondar en sus características, conversamos con César Orrego, Software Solutions Manager de la compañía.
¿Qué experiencia tiene Xerox en la gestión de documentos?
En este área tenemos gran experiencia, con varias soluciones ya instaladas que responden a diferentes requerimientos relacionados con procesos documentales, tanto físicos como digitales, de empresas de diversos tamaños y sectores de mercado.
¿Cómo adapta su propuesta de facturación digital a las diferentes formas de operar?
El mercado exigía diferentes alternativas y eso fue lo que consideramos al desarrollar nuestra solución, disponible en modalidades ASP, in-house o una combinación de ambas, dependiendo de la política de manejo de datos e informática del cliente. Esta herramienta es completa, abarca todo el ciclo del DTE, ya que no sólo considera su generación, sino que también se ocupa de la recepción de los emitidos por otros contribuyentes electrónicos, su validación, confirmación con el SII y el almacenamiento durante los seis años que exige la ley. La generación de los libros de Compras y Ventas en formato electrónico y su envío a la entidad reguladora es también una de las funciones de la solución. Otro punto importante es la impresión de los documentos, considerando que no todas las empresas adoptarán este modelo inmediatamente y que documentos como las guías de despacho deben ser impresos.
Ofrecemos, además, una herramienta que permite recibir e incorporar el DTE dentro del ciclo de aprobación del cliente, que pasa por distintas etapas y usuarios, que no siempre están coordinados o, bien, no existe un proceso interno de seguimiento. Esta herramienta puede alimentar un sistema de contabilidad o ERP que tiene, como producto final, la autorización para emitir el documento de pago de la factura. Nuestra solución de workflow también permite manejar documentos de origen físico que, a través de un proceso de digitalización, son incorporados al sistema.
Generalmente, se mencionan los beneficios directos de la Factura Electrónica, como reducción de costos de papel y almacenaje, pero hay otros adicionales, como el ahorro de tiempo y recursos. En esta misma línea, seguiremos agregando tecnología de punta relacionada con el manejo documental que permita aprovechar al máximo las bondades de ingresar al mundo digital.
A la gran flexibilidad, ¿qué otras ventajas se suman?
Esta solución fue desarrollada para ser lo menos invasiva posible para el cliente, integrándose a los sistemas que ya tienen instalados, con una interfaz de usuario amistosa que opera a través de un navegador web, por lo que es muy fácil de usar. Además, la experiencia y conocimientos ganados por el hecho de haber implementado internamente en Xerox la solución DTE, nos permite ahorrar tiempo en la implantación en nuestros clientes, pues ya conocemos a cabalidad los pasos a seguir, lo que es finalmente una ventaja.
¿Qué clientes operan actualmente con esta solución?
La cantidad de DTE que se generan con la solución de Xerox es de aproximadamente 7 millones de documentos mensuales, entre clientes como 3M, Flores & Kersting, Rexel Elec-tra, Avon, Praxair y CCU. También hay algunos que utilizan el módulo de impresión móvil, como Agrosuper que envía la información de facturación, al momento de la entrega de la mercadería, desde un equipo PDA a las impresoras Xerox instaladas en cada camión repartidor.
