Con el objetivo de mejorar sus servicios de impresión al interior de la compañía, el 2008 Watt’s decidió llamar a una licitación para renovar su parque de impresoras, en busca de adquirir nuevos equipos que contemplaran soluciones de gestión y control para la óptima administración de éstos. Así fue, según relatan Juan Pablo Raby, Gerente de Sistemas, y José Hernández, Jefe de Operaciones y Tecnología, ambos de Watt’s, como iniciaron su relación comercial con Ricoh, proveedor que se adjudicó el proyecto, por haber sido la mejor solución propuesta y que cumplía con todos los requerimientos que Watt’s necesitaba para su negocio. Ambos ejecutivos entregan más detalles sobre este vínculo y los beneficios que han proporcionado los nuevos sistemas a sus operaciones.
Watt’s es una de las principales empresas de alimentos de Chile, que cuenta con reconocidas marcas como: Watt’s, Loncoleche, Calo, Chef, Belmont, Sureña, IceFrut y Yogu-Yogu, entre otras, y una amplia variedad de productos. Con ventas anuales superiores a los US$400 millones, 1.800 trabajadores, dos plantas productivas en Santiago y una en Osorno, ocho oficinas de ventas, cinco centros de distribución, dos filiales en Argentina y Perú, y una oficina comercial en China, el Area de TI de la compañía decidió, hace dos años y medio, renovar su parque de impresoras. “Lo anterior, ya que todos nuestros servicios de impresión funcionaban en forma descentralizada y comprábamos equipos y suministros a necesidad, lo que a la larga complicó la administración de éstos y el control de los usuarios”, señala Raby.
Ya definida la problemática y con el objetivo de estandarizar el parque de impresoras y obtener los beneficios de contar con un solo proveedor, Watt’s llamó a una licitación con la finalidad de resolverla. “De este modo conocimos a Ricoh, que con otros dos proveedores llegó a ser parte de los preseleccionados, para posteriormente adjudicarse la licitación, debido principalmente a las condiciones técnicas y económicas de su propuesta”, explica Hernández. Asimismo, agrega el Jefe de Operaciones y Tecnología, “cumplía con las cláusulas y requisitos que solicitábamos, en cuanto a un servicio flexible, soluciones de gestión y soporte técnico en todo el país”.
Optima administración de equipos y recursos
Ricoh implementó en Watt’s un parque de distintos modelos de impresoras y multifuncionales b/n y color, los que se caracterizan por su buen funcionamiento, seguridad y excelente relación costo-eficiencia. Estos equipos, según el modelo, se distribuyeron como impresoras y multifuncionales para necesidades grupales y departamentales, como también para el centro de producción de documentos, especializado en la producción de elevados volúmenes de impresión a plazos exigentes.
Es importante destacar, además, dentro de las facilidades de los multifuncionales de Ricoh, la simplificación de las tareas y los procesos, especialmente en lo que se refiere a la captura y la distribución electrónica de documentos, a través de la función “scan to mail”.
Cabe resaltar que los equipos instalados en la compañía de alimentos cuentan con soluciones para el manejo de documentos. Hernández, añade que “tanto la aplicación Equitrac Office como Ricoh @Remote han sido de gran ayuda para la administración de nuestros equipos y recursos”. La primera controla, contabiliza y gestiona la producción de documentos en los dispositivos y permite hacer un seguimiento preciso de las actividades de copia, impresión y fax, basándose en atributos como el nombre del documento, la impresora, el usuario, la fecha y la hora, el formato de papel, las opciones de terminado y la elección entre b/n y color. La segunda, en tanto, posibilita hacer un seguimiento en red, con exacta precisión, del uso de cada dispositivo de la flota de impresión, lo que permite optimizar el uso de éstos y reducir los gastos operacionales.
Nivel de servicio, continuidad operacional y reducción de costos
En relación a los beneficios que este nuevo sistema de impresión brindó a Watt’s, Raby comenta que “la oferta de productos y servicios de Ricoh cumplió con nuestras expectativas, debido a que el proceso de implementación fue bastante fluido y rápido. Además, los equipos se complementaron perfectamente con nuestro proveedor de facturación electrónica, situación que nos quitó una gran peso de encima”. Sobre este tema, Hernández explica que “imprimimos diariamente un alto volumen de facturas en todo el país, las cuales son una parte esencial de nuestra cadena de distribución. Este proceso continuo de entrega de productos a nuestros clientes no puede detenerse, y la interrupción de las impresiones puede significar no estar presentes en los puntos de venta, donde contamos con una importante competencia”. “Para evitar estas situaciones, el soporte permanente de Ricoh, con una buena capacidad de reacción y equipos de respaldo mantenidos en la empresa, evita que se interrumpa el ciclo logístico en nuestros centros”, agrega el ejecutivo.
Por otro lado, afirman ambos profesionales, “el nivel de servicio que estamos entregando a nuestros usuarios es bueno. Anteriormente, no teníamos la capacidad de proporcionarles un nivel de operación adecuado para todas sus necesidades, ya sea en continuidad operacional, control y soporte técnico”. Actualmente, el Area de TI de Watt’s posee un alto nivel de control del recurso de impresión, lo que se traduce en mayor eficiencia y menor costo. “Mediante estas soluciones, logramos un mecanismo centralizado de los gastos, para poder administrarlos bajo un concepto único, que es claro, fácil y eficiente”, agregan los ejecutivos.
Finalmente, desde el punto de vista del Area de Operaciones y Tecnología, Hernández menciona que “para las labores de soporte en las diferentes oficinas en el país ya no es necesario enviar a técnicos de nuestro equipo de trabajo, ya que para esto recurrimos a los servicios de Ricoh”.
