Francisco Reyes, Ingeniero de Sistemas; Juan Guerrero, Subgerente de Informática; ambos de Viña Undurraga.
A fin de potenciar la relación con sus proveedores y optimizar su flujo de caja, Viña Undurraga decidió, a principios del año pasado, adquirir una solución que le permitiese administrar de una manera más óptima y precisa sus procesos de negocios. Juan Guerrero, Subgerente de Informática de Viña Undurraga, nos relata por qué esta empresa vitivinícola decidió adquirir el software C-Flow BPM, provisto por Colabra, y se refiere, además, a los beneficios logrados con esta herramienta.
Fundada en 1885, Undurraga se dedica a la producción, distribución y exportación de vinos de alta calidad. Con base en el Valle de Maipo y tierras en Colchagua, Leyda y Cauquenes, la viña ofrece una amplia gama de productos premium destinados a todo tipo de paladares y exporta a casi 70 países en todo el mundo.
La empresa vitivinícola implementó un plan estratégico, el cual contempla una serie de nuevas inversiones en los diversos terrenos que posee la organización.
“Es así como los departamentos de Contabilidad y de Tesorería se vieron sobrecargados con el manejo de las facturas que llegaban cotidianamente por los servicios que se efectuaban en estos campos”, explica el ejecutivo. “Aumentamos en cerca de un 150% la cantidad de documentos que debían ser registrados contablemente”, agrega.
Producto de esta nueva situación, a fines de 2008 la viña comenzó a tener menos fluidez en los pagos a sus principales proveedores. Se hizo necesario buscar entonces una solución que permitiese administrar los procesos de negocios de forma más dinámica y lograr un control sobre el procedimiento de pago a sus abastecedores habituales.
“La primera fase consistió en efectuar un diagnóstico de nuestro modelo de negocios tal cual estaba operando y luego llevamos a cabo una reingeniería de este proceso a fin de determinar dónde debíamos mejorar. En ese momento buscamos un software capaz de elevar el rendimiento de esta área”, explica Guerrero.
En esa instancia, la empresa optó por adquirir la herramienta C-Flow BPM (Business Process Manager), que a nivel local desarrolla el proveedor de soluciones Colabra. Además de las ventajas propias de la aplicación, la decisión de compra “fue tomada, básicamente, por el esquema de licenciamiento; por un tema de presupuesto, ya que proponía un valor bastante acorde; y por las ventajas tecnológicas que provee en comparación con soluciones similares en el mercado”, explica el Subgerente de Informática de Undurraga.
Fácil de operar
C-Flow BPM es una solución que combina la administración electrónica de documentos y la automatización de procesos de negocios (workflow gráfico), en una sola aplicación habilitada 100% web.
Esta herramienta posee un diseño simple y amistoso y, además, es capaz de aportar un fuerte nivel de autonomía a los clientes para el desarrollo de sus propios procesos de negocios, lo que permite disminuir los tiempos, esfuerzos y costos al momento de expandir su uso a toda la organización.
“Una de las principales ventajas que ofrece esta aplicación, es que no se requiere tener un gran conocimiento en programación para operarla”, afirma el ejecutivo de Viña Undurraga. “Esto es muy importante, porque posibilita gestionar y crear procesos de negocios, además de medir la eficiencia de éstos”, añade.
Es así, por ejemplo, que C-Flow proporciona paneles de control, alarmas en tiempo real, asignación de tareas y gestión de documentos que son capaces de apoyar la administración de las actividades diarias.
Mejor flujo de caja
Con una década en el mercado, Colabra ha trabajado desarrollando e implementando sistemas de automatización de procesos de negocios con tecnologías web, para entregar soluciones de vanguardia al mercado.
La compañía está avalada por más de 120 implementa- ciones en diversas y connotadas empresas del país, lo cual, a juicio del profesional, “genera una base instalada de clientes que aporta mucho en la implantación de este tipo de soluciones, generando una expertise importante en esta materia”. Agrega que dicha variable “ayuda mucho a organizaciones como la nuestra a tomar el camino adecuado”.
Guerrero destaca que el tiempo de implementación de la herramienta fue bastante rápido, ya que “la solución fue capaz de modelar un proceso de negocios adecuado en tan sólo una semana”. El profesional añade que el tiempo total requerido para armar completamente la aplicación y ponerla en marcha demoró cerca de un mes. “Este, me parece, es un tiempo bastante adecuado”, agrega.
Entre de los beneficios conseguidos, Guerrero destaca que Undurraga mejoró la relación con sus proveedores y se logró conocer los tiempos que requería cada actividad de este proceso y, por ende, esto permitió un diagnóstico de las áreas con más problemas. “A consecuencia de todo esto, Finanzas pudo tener un mejor control del flujo de caja, uno de nuestros objetivos principales. Hoy, es capaz de operar un flujo de caja mucho más ajustado a la realidad, lo cual nos ha permitido disminuir nuestras cuentas por pagar en un 50% respecto de lo que ocurría antes”.
Una vez que la solución estuvo completamente en operación, la viña acompañó dicho proceso con un procedimiento de digitalización de documentos. Adicionalmente, Undurraga amplió este proceso para toda el área de la gestión de adquisiciones y, en el corto plazo, planea modelar otros procesos de negocios de esta viña.
