Con un plan estratégico elaborado a mediano plazo, que incluye fuertes inversiones tendientes a potenciar su posicionamiento dentro del mercado local, las TI juegan un rol fundamental dentro de Viña Undurraga como parte del valor agregado y las ventajas que busca lograr sobre su competencia. Es así como la compañía decidió implementar el sistema de Factura Electrónica de Onvision Group, a fin de hacer más eficientes sus procesos administrativos. Hoy cuenta con la totalidad de los documentos tributarios operando de forma completamente digital. Juan Guerrero, Subgerente de TI; y Juan Salas, Contador General; ambos de Undurraga; entregan más detalles al respecto.
Fundada en 1885, Undurraga constituye una de las viñas más antiguas del país. Sus campos, cuya superficie es cercana a las 1.300 hectáreas, se ubican en los mejores valles vitivinícolas de Chile, como Maipo, Colchagua y Leyda, y su amplia variedad de vinos de alta calidad está presente en más de 60 países en los cinco continentes.
“El proceso desde la plantación de la vid, hasta que el vino llega a la botella, implica un desafío tecnológico bastante complejo, que marca una diferencia importante respecto a otras industrias de consumo masivo. Es así como el uso de TI nos permite implementar tecnologías de valor agregado al negocio”, asegura Guerrero.
“Nuestro proceso de contabilidad electrónica nace como una forma de hacer más eficiente los procedimientos administrativos, ya que diferentes aspectos como el timbraje de documentos tributarios en oficinas del SII, el almacenamiento y los gastos de impresión y papel, generaban impactos negativos en el negocio”, explica, por su parte, Juan Salas, Contador General de Undurraga.
Fue así como la compañía decidió implementar una solución que le permitiese reducir los tiempos de facturación y el proceso de almacenamiento de cientos de documentos, motivo por el cual incorporó el sistema Facture provisto por Onvision. Durante tres meses la firma evaluó diferentes aplicaciones, escogiendo finalmente a este proveedor por la experiencia con que cuenta en instalaciones de Facture con el ERP QAD implementado en la empresa vitivinícola.
A ello se sumó, agrega el Subgerente de TI de Undurraga, que este proveedor incluía una herramienta de Libros Contables Electrónicos (LCE) como parte del proyecto. “El hecho que Onvision Group entregue la solución integral de facturación y LCE, es una ventaja comparativa importante a la hora de decidir el proveedor, ya que ninguna empresa de la competencia ofrece este servicio. Onvision es pionero en este tema”, enfatiza Guerrero.
Una tendencia en aumento
Facture es un software de Factura Electrónica que destaca por su flexibilidad y sencillez en la integración con diferentes sistemas operativos, ERP y bases de datos. Es una solución modular y escalable, que realiza todos los pasos necesarios para poder emitir y recibir Documentos Tributarios Electrónicos de manera automatizada, llevando además un registro y auditoría de este proceso.
“Además de ser muy sencillo de utilizar, desde el punto de vista administrativo y contable, Facture ofrece la ventaja de no tener que timbrar más libros, poder manejar folios de documentos de forma digital directamente desde el sitio web del Servicio de Impuestos Internos y enviar a los clientes que poseen recepción de documentos electrónicos, un archivo fidedigno y validado por el SII. Esto es muy importante, ya que los grandes actores del retail están exigiendo a todos sus proveedores este tipo de aplicaciones. Esta es la tendencia que imperará en el corto plazo”, precisa Guerrero.
Cabe destacar que Onvision cuenta con un Código de Autorización de Libros (CAL), entregado por el SII, capaz de certificar la calidad y seguridad del producto de LCE. Es así como esta aplicación ofrece seguridad e integridad de los datos, ya que está desarrollada para el contribuyente que busca una herramienta confiable y fácil de manejar.
Nuevas instancias de facturación
El proceso de integración de esta solución tardó cerca de dos meses, y el mayor desafío fue cubrir las diferentes aplicaciones dentro de esta parte del negocio. Guerrero sostiene que por ese motivo decidieron operar con dos jefes de proyectos, uno de cada compañía, quienes trabajaron ‘codo a codo’ en la resolución de problemas. “Contamos en forma permanente con el apoyo de Onvision en terreno y a medida que se iban presentando los problemas, los tratábamos de forma directa y lográbamos una solución bastante rápida”, asevera.
El sistema se encuentra operativo desde diciembre del año pasado y la tasa de error ha sido mínima, e incluso durante ese primer mes de funcionamiento, período en el cual la viña genera cerca del 30% de sus ventas anuales, el margen de error llegó sólo a un 5%. “Dicha cifra es bajísima y se destaca aún más por el gran volumen de facturación llevado a cabo”, resalta el ejecutivo.
Hoy, Viña Undurraga trabaja con Onvision Group en la implementación de facturas electrónicas de exportación, ya que el principal rubro de la empresa lo constituyen los envíos al extranjero, equivalentes a cerca de un 60% de sus ventas totales.
