No conforme con el funcionamiento de su plataforma de impresión, la Universidad Andrés Bello optó por confiar al integrador tecnológico y Business Partner de Xerox, Cynersis, la responsabilidad total sobre la operación de sus equipos. El resultado: una solución completa e innovadora que ubica a la entidad docente a la vanguardia en el país en la automatización de este tipo de sistemas. Víctor Godoy, Director de Docencia; Luis Veas, Director de TI e Innovación; y Marcela Meza, Jefe de Proyectos, quien impulsó esta iniciativa desde la Vicerrectoría Académica; todos de la UNAB; profundizan en los beneficios que la nueva plataforma de impresión les ha reportado.
Ni los alumnos ni las autoridades de la Universidad Andrés Bello estaban satisfechos con el servicio de impresión con el que contaba la casa de estudios hasta el año pasado. Tanto el tiempo que demandaba utilizar las impresoras básicas que existían en sus laboratorios, como lo engorroso del sistema -en el cual un funcionario tenía que entregar los documentos que salían por una misma bandeja-, generaron por mucho tiempo importantes dificultades a sus usuarios. “Cualquier problema para nosotros no es una situación sencilla, ya que tenemos que multiplicarlo por 27 mil estudiantes, por lo tanto, la primera conclusión a la que llegamos ante las dificultades que nos generaba el sistema de impresión, fue reconocer la necesidad de asociarnos con una empresa que supiera del tema”, explica Godoy. De esta forma, precisa Meza, en el segundo semestre del 2006 comenzaron a investigar la tecnología existente en el mercado. “Fuimos bastante cautelosos en escoger un proveedor. Me reuní con cuatro empresas del área tecnológica que poseían experiencia en este tipo de soluciones y finalmente optamos por Xerox, cuya tecnología nos dio la tranquilidad y confianza de ser la que más se ajustaba a mejorar significativamente el servicio”, sostiene la Jefe de Proyectos.
Alto grado de satisfacción
Aunque la solución implementada por Cynersis está disponible tan sólo desde el 1º de Abril, ya ha sido posible medir el grado de satisfacción de sus usuarios. “Es sorprendente que en tan poco tiempo tengamos resultados tan positivos de parte de los alumnos, y que quienes no cuentan aún con el servicio quieran tenerlo”, comenta Veas.
La solución consistió en implementar un sistema completamente automatizado de impresión, en el que imprimir documentos se transforma en una operación tan simple como retirar dinero de un cajero automático. En este caso, el alumno se identifica como usuario por medio de su password en los módulos de impresión o Redprint y selecciona los archivos que desea imprimir teniendo la opción de retirar sus documentos en el kiosko más cercano a su sala de clases. Además de hacer el proceso de impresión más rápido y expedito, al suministrar sus propios recursos humanos, la automatización del servicio -señala Meza- ha impactado positivamente la labor del personal de los laboratorios, ya que “ahora pueden concentrarse en asistir y dar un mejor servicio a los alumnos”.
Asimismo, la capacidad del nuevo sistema de generar informes de gestión, promete ser una importante herramienta en el proceso de toma de decisiones. “Nos permitirá tomar decisiones con mayor precisión, ya que sabremos por ejemplo cuáles son las unidades académicas que más consumen o si la cantidad de hojas que los alumnos pueden imprimir son las adecuadas”, sostiene Godoy.
En Chile, la UNAB es la primera entidad docente en implementar un proyecto con estas características “marcando un importante precedente al estar a la vanguardia en el mercado local en este tipo de sistemas, de hecho a sólo dos días desde que la universidad publicó en la web la inauguración de este servicio, recibimos llamados de varias universidades interesadas en el tema”, expresa Hernán Rosas, Gerente de Negocios TI de Cynersis.
Centralización total
“Si bien el proyecto de los laboratorios para los alumnos es el más creativo -señala Nelson González, Gerente Comercial de Cynersis- también se encuentra en operación un megaproyecto con tecnología Xerox para modernizar los sistemas de copiado e impresión de los ambientes académicos y administrativos de la UNAB, que consiste en instalar equipos multifuncionales b/n con color controlado e impresoras de red y locales en cada unidad administrativa, centralizando totalmente el sistema de impresión”.
Aunque actualmente el proyecto de los laboratorios favorece a unos 14 mil alumnos del Campus República, en las siguientes etapas que se espera completar en el 2008, el servicio también estará disponible en Campus Casona Las Condes y Viña del Mar. “Queremos centrarnos en la calidad del aprendizaje que se hace en la sala de clases y olvidarnos del problema de la impresión, para qué seguir haciendo proyectos si hay expertos para ello”, sostiene Godoy.
Igualmente, adelanta Hernán Rosas, Cynersis y UNAB están en conversaciones para incorporar al sistema la modalidad de prepago, “de tal manera que la universidad no asuma el gasto total y que además de las impresiones que se le otorgan al alumno, éste pueda pagar por el servicio”.
Para dar una solución que genere valor al cliente, en este caso a la universidad y sus alumnos -concluye Gonzalo Labbé, Business Partner Manager de Xerox-, “no sólo es necesario contar con las mejores máquinas, sino que también con inventiva, como lo que hizo Cynersis para hacer los Redprint, una solución que va más allá del equipo, una solución global”.
