Desde principios de 2008 que Telefónica Chile incluyó en su portafolio de servicios su sistema de gestión documental, debido principalmente a la creciente necesidad del mercado por esta tecnología. En lo que va del año, ha logrado obtener muy buenos resultados y seguirá potenciando su oferta con nuevos servicios. Jaime Tobar, Product Manager Soluciones y Outsourcing de la compañía, explica los beneficios, las características y el valor agregado de este servicio.
¿Por qué Telefónica Chile decidió incorporar el servicio de gestión documental?
Principalmente porque detectamos la necesidad en nuestros clientes. Muchos de ellos se acercaban preguntándonos si contábamos con esta tecnología. A partir de eso, comenzamos a rescatar la experiencia de Telefónica en otras partes del mundo como proveedor de este servicio, a establecer relaciones con fabricantes de software de gran trayectoria, con soluciones ya probadas, y a desarrollar propuestas. Después de tener el know how y las alianzas estratégicas correspondientes, lanzamos en abril de este año el servicio de gestión documental para apoyar a nuestros clientes con tecnología de punta en sus procesos.
¿En qué consiste su oferta en esta materia?
Muchas veces las empresas necesitan procesar de una mejor forma su información y documentos, pero no saben cómo hacerlo. Telefónica Chile ofrece un completo servicio de outsourcing que satisface todas sus necesidades y evita hacer grandes inversiones, puesto que sólo se cobra una renta mensual de acuerdo a lo procesado. Al mismo tiempo, y con el objetivo de entregar un servicio enfocado en el cliente, contamos con ejecutivos organizados según industrias (como por ejemplo banca y gobierno) que conocen la realidad de cada una de éstas y son capaces de abordar de mejor manera su problemática. Asimismo, contamos con un Laboratorio de Gestión Documental, ubicado en nuestro edificio corporativo a disposición de los clientes, donde pueden definir desde los documentos a procesar hasta los workflows que representen su negocio. De esta forma, pueden apreciar directamente los beneficios y la facilidad de operación de nuestra solución.
¿Cuáles son sus características y los beneficios que proporciona?
Nuestro sistema de gestión documental permite el procesamiento masivo de información y es capaz de gestionar cualquier tipo de documento, independientemente de su formato, minimizando los procesos manuales, tiempos asociados y errores, dando la oportunidad al usuario de enfocarse 100% en su negocio.
Entre otros beneficios que podemos mencionar, está el seguimiento de los documentos y del conjunto de operaciones realizadas, tanto en el control de versiones, como en el número de usuarios y actividades efectuadas. Asimismo, responde a la necesidad de almacenamiento y gestión de la captura de información, integrándose con los procesos y sistemas asociados al negocio de la empresa. En cuanto a los beneficios económicos, se estima que el retorno de la inversión en los proyectos desarrollados con gestión documental, tarda entre 12 y 18 meses, puesto que los costos se reducen en un 40%.
¿Cuáles son sus expectativas y desafíos para esta área?
Esperamos convertirnos en un actor relevante en el mercado de la gestión documental, duplicando el 2009 la cantidad de documentos procesados con respecto al cierre de 2008. También queremos potenciar el segmento de servicios y gobierno y lograr más clientes en esos rubros.
Finalmente, y de acuerdo a nuestra filosofía de hacer más eficiente el negocio de los clientes, seguimos sumando nuevos servicios que los apoyen y alivianen su trabajo, como Hosting Virtual, Storage On Demand, Outsourcing de Correo y Soluciones de Puesto de Trabajo, entre otros.
