Adelantándose a las nuevas necesidades tecnológicas, SPC Chile ofrece hace ya siete años, servicios de digitalización y gestión documental. La empresa, con 21 años de presencia en el mercado TI, cuenta con diversas representaciones de nivel mundial, y con un equipo profesional especialista y certificado en esta área, que apoya a los clientes durante todo tipo de proyectos. Marlene Chávez, Project Manager Area Digitalización y Administración Documental de SPC, nos explica en qué consiste su propuesta y las ventajas de su servicio.
¿Cómo está compuesta su oferta para gestión documental?
Primero, es importante mencionar que, según estudios, los trabajadores dedican un 25% de su tiempo a buscar documentos, por lo que más que un sistema para archivarlos, ofrecemos la automatización de éstos. Es decir, damos vida a los documentos, para que nuestros clientes puedan trabajar con ellos de manera eficiente y, al mismo tiempo, logren minimizar los tiempos de respuesta, aumentando la productividad y reducción en sus costos, en cuanto a espacio físico y gastos de impresión. Además, nuestro servicio también permite control, administración óptima de documentos, carpetas virtuales, y la posibilidad de realizar auditorías y servicios de reporte.
¿A través de qué tecnologías brindan estos servicios?
Trabajamos con varios software de renombre mundial. Entre ellos, nuestro principal representado es OnBase, de la compañía americana Hyland Software, que es una solución ECM de clase empresarial, que combina el gerenciamiento integrado de documentos, la automatización de procesos empresariales y el registro de acciones en una sola aplicación. Asimismo, como representantes de Xerox ofrecemos su solución web de gestión de contenidos empresariales, DocuShare, que provee una plataforma altamente personalizable y con altas capacidades; además de la impresión de documentos valorados, a través de la experiencia en sistemas Post-Script, como es el caso del software VIPP (Variable Data Intelligent PostScript Printware).
¿Qué cualidades destacan de OnBase?
Una de sus grandes ventajas es que facilita el intercambio de documentos e información en una interfaz intuitiva y simple. También es una herramienta estratégica para cumplir con normas ISO, SOX o gubernamentales por medio del manejo y control de contenido desde cualquier origen. Por otro lado, es parametrizable y está compuesta por un sistema modular, que actualmente posee 160 módulos, algunos específicamente diseñados para mercados verticales, los que se pueden ir integrando según las necesidades. Además, se puede integrar con cualquier aplicación que la organización posea y realizar consultas tanto a nivel de Intranet como de Internet.
¿Qué otros servicios tienen disponibles para apoyar a sus clientes en gestión documental?
Los apoyamos con un completo servicio de consultoría de preventa, capacitación, puesta en marcha del software y postventa, que básicamente consiste en soporte técnico y mantención. La idea es que el cliente se vuelva lo más autónomo posible, siendo capaz de administrar su sistema y desarrollar sus propios flujos de trabajo a través de los workflow. Paralelamente, brindamos servicios de digitalización de documentos, ya sea “in situ” o en nuestras dependencias.
